¿Por qué facturar desde Dashdoc?
¿Qué beneficios tienes?
Ahorro de tiempo ⏱️
Fluidez de procesos 🙌
Ahorro de tesorería al facturar tan pronto como el transporte esté terminado 🧾
Domina tu rentabilidad 📊
¿Qué proceso de facturación seguir en Dashdoc?
1 - Yo controlo mis transportes
Dashdoc te permite ganar en tiempo y precisión en esta etapa gracias a:
Las insignias de ayuda al control (número de transportes sin CMR, sin precio, diferencia de tonelaje detectada,...)
la actualización automática del precio facturado (si el peso es por tonelada o por distancia recorrida)
dándote acceso a la información de tiempos de espera en el sitio (basado en las validaciones de la aplicación móvil)
actualizando automáticamente el recargo de combustible a aplicar en el transporte para un shipper dado
a- Verifica que el transporte esté marcado como terminado
b- Verifica el precio a facturar
c- La presencia de los documentos
d- Las referencias de facturación del shipper están indicadas
a- Verifica que los transportes a facturar estén en el estado "terminado".
3 maneras en que el transporte puede pasar al estado terminado:
El conductor ha terminado su misión desde su aplicación móvil
La telemetría ha detectado la llegada en el sitio de descarga y ha marcado el transporte como terminado
Si utilizas el TMS Affrètement, tu transportista ha marcado el transporte como terminado desde su seguimiento de correo o desde su portal invitado.
Si el transporte no está marcado como terminado aunque realmente lo esté, puedes marcarlo como hecho:
O bien en la parte superior derecha haciendo clic en "Marcar como hecho" (1bis)
O bien en el nivel de la recogida o de la descarga, haz clic en "Marcar como hecho" (1 &2)=> Esto te permite especificar las horas de llegada y de salida del sitio
❗️al elegir el botón "marcar como hecho" global (en la parte superior derecha), las fechas/horas reales del transporte no se aplicarán, no estarán disponibles en la factura
b - Verifica que el precio a facturar es correcto:
Para un precio variable (ej: €/km recorrido, €/tonelada,...) , asegúrate de que los datos del transporte son pertinentes, si es necesario puedes modificarlos.
Para saber más sobre el control de Mercancía, haz clic aquí, Para la información sobre las distancias recorridas, haz clic aquí.
Añade líneas adicionales si es necesario (ej: tiempos de espera,..)
Añade un recargo por combustible si no se había indicado anteriormente (para saber más, haz clic aquí)
Las insignias presentes en la página de transportes Terminados facilitan el control
Haz clic en la Insignia que te interese para filtrar los transportes en cuestión.
c - Verifica los documentos relacionados con el transporte:
Limita la visibilidad de los documentos en un expediente de transporte
d - Verifica las referencias del transporte
Las referencias (ordonante, transportista, sitios) te permiten incluir los datos necesarios para que aparezcan en la factura (ej: n.º de pedido cliente, n.º de obra ...). Verifica que sean correctas, la referencia shipper aparecerá por defecto en la factura, las otras referencias son configurables gracias a los modelos de facturas.
✅ Una vez que estos 4 puntos estén validados, haz clic en "Marcar controlado"; ¡esto significa que el transporte está listo para ser facturado!
El siguiente paso se realiza en el menú "Mis Facturas"
2 - Preparo mis facturas borrador
☝️ Lo que debes saber antes de facturar:
La factura "borrador" se hace en Dashdoc. Una vez lista en Dashdoc, se envía a la herramienta de facturación con el estado "finalizado" y ya no se puede modificar.
Puedes cancelar, modificar, completar una factura con el estado "borrador" en Dashdoc.
Una vez que la factura está en el estado "finalizado", debes hacer un abono para eliminarla respetando tu contabilidad.
¿Cómo crear un borrador de factura?
a - Ve a la pestaña " Facturas".
Cuando los transportes están verificados, se vuelven visibles en la lista de transportes por facturar
b - Usa los filtros para seleccionar los transportes por cliente o fecha:
c - Selecciona los transportes que deseas integrar al borrador marcando la casilla a la izquierda.
El total de los OT seleccionados se muestra en la parte inferior izquierda si has seleccionado OT pertenecientes a un mismo shipper
Haz clic en siguiente
Elige si quieres crear una factura por OT o mantener los OT en la misma factura. También elige si quieres crear una nueva factura borrador o añadir el transporte a una factura existente.
Haz clic en "crear un borrador de facturas"
d - La factura se crea en estado "borrador" en la lista de facturas.
Al crear la factura borrador, encontrarás al final de la página una proforma en pdf. Para saber todo sobre la proforma, dirígete aquí
e - Personaliza, modifica o añade información a tu borrador:
2. Información general (RIB, idioma y visualización de recargo de combustible)
3. Modificar la descripción del transporte
1. Personaliza tus modelos de factura
2. Información general (RIB, idioma, modo de visualización de sobrecarga de combustible)
Tienes la posibilidad de modificar otros elementos en la parte superior de la factura.
Tu IBAN
El idioma del PDF de factura
El modo de visualización de tu recargo por combustible
3. Modificar la información relativa a la descripción del transporte
Aquí tienes la información por defecto que aparece por transporte en tu factura
Para los transportes de mercancías : | Para los transportes en alquiler : |
|
|
Para modificar: haz clic en la descripción y realiza tus modificaciones:
4. Personaliza tus modelos de factura
5. Añadir una línea o una indexación de combustible a la factura
Puedes añadir una línea adicional (fuera de transporte):
También es posible integrar una indexación de combustible en tus transportes, explicaciones aquí: Indexación de combustible en Dashdoc, ¿cómo funciona?
6. Agrupar las líneas de factura
Puedes elegir reagrupar en una sola línea los transportes de una factura a través del botón "Agrupación de transportes" > "en una sola línea".
Las tarifas de estos transportes se sumarán en esta única línea de facturación:
Si un transporte contiene varias líneas de precios, todas se sumarán en esta línea.
Para la indexación de combustible: los montos de los índices en cada transporte también se sumarán en esta línea.
⚠️ Atención: Es necesario que las líneas de todos tus transportes tengan el mismo tipo de IVA para agruparlos.
(Recuerda: el tipo de IVA por defecto es del 20% en Dashdoc, si necesitas aplicar otro tipo, es necesario utilizar un producto de facturación).
Con este agrupamiento, ningún código de producto será enviado a tu software de facturación externo:
Una vez que estas líneas estén agrupadas, una sola línea "Transporte del mes" agrupará todos los transportes de la factura y será enviada a tu software de facturación.
Puedes modificar el texto de esta línea haciendo clic sobre él.
3 - Finalizo mi factura
Cuando todo está validado, puedes generar el documento y el número de factura, cambiándola al estado "finalizado".
Atención: Una vez que la factura está finalizada, se envía a tu software de facturación y ya no es modificable ni cancelable. Deberás hacer un abono.
La factura se creará automáticamente en el software de facturación conectado y volverá a tu cuenta Dashdoc.
Así, solo tienes que hacer clic en el botón "Compartir" para enviar el enlace a la página de facturación de Dashdoc a tu cliente shipper.
Tu cliente tendrá acceso a los documentos de transportes y a tu factura.
4 - Compartir una factura
Tienes la posibilidad de compartir tu factura desde Dashdoc. Se enviará un correo electrónico a tu cliente con la factura adjunta. Este correo contiene un enlace con el cual tu cliente encontrará todos los documentos relacionados con los transportes de esta factura.
Primero, debes añadir el rol "Facturación" a los contactos de seguimiento que reciben las facturas:
Vas a compartir tu factura (borrador o finalizada) haciendo clic en "Compartir" en una factura, luego selecciona el contacto de facturación correspondiente (puedes seleccionar varios contactos a la vez).
Solo te queda hacer clic en "Enviar".
También es posible compartir tu factura desde el software de facturación de terceros:
Las direcciones de correo electrónico de los contactos que tienen el rol de facturación se enviarán a tu software (Quickbooks, Pennylane, Sage, Winbooks u otro).
¿Cómo seguir el estado de envío de la factura?
Al hacer clic en enviar, el estado de envío y la fecha de envío se actualizan automáticamente en la página de la factura
Los estados de envío son los siguientes:
envío en curso
fecha del último correo electrónico enviado con estado de la factura
error de envío
al pasar el ratón sobre el estado, se obtiene el detalle de envío por cliente
Este estado también es visible desde el menú "mis facturas" en la lista de borradores y facturas
5 - Hacer una nota de crédito sobre una factura
Una vez que la factura está finalizada en tu herramienta de facturación, ya no es posible cancelarla. Sin embargo, puedes hacer una nota de crédito en tu herramienta.
En Dashdoc, puedes entonces volver a poner la factura en estado "borrador" para poder volver a facturar los transportes.
Atención: cancelar una factura en Dashdoc no la cancelará en tu herramienta de facturación. Debes hacer una nota de crédito en tu herramienta para que tu contabilidad esté actualizada.
6 - Filtrar mis facturas
Es posible filtrar la visualización de todas las facturas de tu cuenta, ya sea por cliente, por período de los transportes o por estado (borrador, finalizada o pagada):
7 - Marcar mi factura como pagada
Una vez que tu cliente ha realizado el pago de su factura, puedes marcarla como pagada:
Dashdoc te permite registrar la fecha de pago de la factura, el medio de pago y notas adicionales.
Para saber cómo añadir métodos de pago en Dashdoc, haz clic aquí
☝️ Puedes mostrar las columnas "Seguimiento de pago" y "Notas de pago" en la vista global de tus facturas. Para saber cómo añadir columnas, haz clic aquí
☝️ Puedes marcar como pagado y completar esta información en masa seleccionando varias facturas a la vez.
☝️ Esta información se puede modificar en cualquier momento en el detalle de la factura, en la sección "Información > Información sobre el pago".
☝️La información de pago está disponible en las exportaciones de facturación y está presente en la exportación contable de Dashdoc.
Por lo tanto, esta factura se marcará como pagada en "Mis facturas". Sin embargo, esta acción no modificará el estado de los transportes que permanecerán en facturados en "Mis transportes".
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