Vous configurez votre facturation sur Dashdoc pour la première fois, ou vous venez de migrer d'un autre logiciel (Quickbooks, Pennylane, TMS...) ?
Cet article vous guide pas à pas dans les principaux réglages à mettre en place avant d'émettre votre première facture : numérotation, informations bancaires et moyens de paiement.
👇 Suivez ces étapes pour être opérationnel sur Dashdoc :
📹 Utiliser notre assistant - Vidéo :
Vous pouvez modifier le paramétrage de vos factures à tout moment en allant dans Paramètres puis sous l'onglet Configuration de la facturation.
🔢 La numérotation de facture
⚠️ La numérotation de facture ne sera plus modifiable dès qu'une première facture sera finalisée dans Dashdoc.
1. Comment fonctionne la numérotation
Une numérotation Dashdoc se compose de deux éléments :
un préfixe (texte libre, ex.
F-)un compteur (le numéro qui s'incrémente à chaque facture)
Vous pouvez insérer des caractères spéciaux (-, /, etc.) dans le préfixe ou entre les différentes variables si vous le souhaitez.
2. Reprendre la numérotation de votre ancien outil
Il est possible de reprendre la suite de votre ancienne numérotation, même si le format change un peu.
Exemple : dans votre ancien logiciel, vos factures avaient le format F-000056482.
Sous Dashdoc, vous pouvez supprimer les zéros de début (qui ne servaient qu'à caler l'affichage) et ne garder que :
Paramètre | Valeur |
Préfixe |
|
Compteur |
|
3. Ajouter l'année et/ou le mois
Vous pouvez inclure les variables Année et/ou Mois dans votre format : elles se mettent à jour automatiquement selon la date de la facture.
Ces variables peuvent être réinitialisées annuellement ou mensuellement, selon votre choix.
Réinitialisation annuelle Format :
F-2023-452→ la première facture de 2024 seraF-2024-1Réinitialisation mensuelle Format :
F-2023-10-321→ la première facture de novembre 2023 seraF-2023-11-1
4. Factures et avoirs : une numérotation commune
💡 La numérotation des factures et des avoirs est continue et partagée. Si un numéro semble « manquant » côté factures, il a probablement été utilisé par un avoir : pensez à vérifier ce côté avant de contacter le support.
5. Utiliser plusieurs numérotations
Vous pouvez créer plusieurs numérotations grâce aux séries de numérotation, disponibles dans Paramètres > Configuration de la facturation > Séries de numérotation.
📚 Pour tout comprendre sur les séries de numérotation, consultez notre article dédié.
🏦 Informations bancaires
Grâce à l'assistant de configuration, vous allez pouvoir intégrer votre 1er RIB dans le menu "informations bancaires".
Une fois la configuration réalisée, le bouton "ajouter un RIB" apparait. A cet endroit vous pouvez intégrer successivement plusieurs RIB, cela vous permet de gérer les comptes bancaires multiples ou l'affacturage. Chaque RIB génère automatiquement un moyen de paiement "Virement bancaire" correspondant.
Pour en savoir plus si le multi-RIB, 👉 rendez-vous ici
💶 Moyens de paiement
Dashdoc fonctionne avec des moyens de paiement, à configurer dans Configuration de la facturation > Moyens de paiement.
Vous pouvez créer plusieurs moyens (virement bancaire, prélèvement automatique, ou autre : chèque, espèces, carte bancaire, affacturage...), chacun rattaché si besoin à un de vos RIB, et définir celui à utiliser par défaut.
Ces moyens de paiement vous sont ensuite proposés automatiquement lors de la création de vos factures, et peuvent être précisés par client.
👉 Pour tout savoir sur la configuration détaillée, rendez-vous ici
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