Tu cliente desea recibir los documentos relacionados con los transportes facturados, ¡ahora puedes enviárselos directamente desde Dashdoc!
Crear tus contactos de facturación
☝️ La creación de contactos de facturación por cliente te permitirá enviar la factura a los interlocutores correctos. Solo tendrás estos contactos dedicados como opción al momento del envío.
Dirígete al directorio de direcciones en la ficha del ordenante.
Haz clic en "nuevo contacto" en la parte superior derecha de la pantalla
Rellena los datos de contacto de tu contacto de facturación asegurándote de incluir un correo electrónico y de elegir el rol "facturación".
Cuando configures un rol "facturación", Dashdoc marcará automáticamente las casillas "Compartir facturación" y "Recordatorio de facturación".
⚠️ Si desmarcas estas dos casillas, Dashdoc ya no propondrá la dirección de correo electrónico del contacto al compartir o recordar la factura
Añadir documentos anexos a mi factura
Ahora puedes añadir documentos anexos a tu factura.
Para ello, haz clic en la factura correspondiente y añade tus documentos en este lugar:
Una vez añadidos, tienes la posibilidad de añadir más o eliminarlos:
Comparte la factura y sus documentos por correo electrónico
Al compartir tus facturas, tienes la posibilidad de hacer un envío simple, desde el detalle de una factura o un envío masivo desde el menú "Mis facturas".
a. Compartir una factura
Desde el menú "mis facturas", elige la factura a compartir.
Para saber más sobre cómo buscar facturas, haz clic aquí!
Una vez que tu factura esté abierta (borrador, finalizada o pagada), haz clic en el botón "compartir" en la parte superior de la página.
En la ventana que se abre, tienes las siguientes opciones:
enlace a la página web de la factura
envío por correo electrónico desde Dashdoc a tu contacto de facturación
Para el enlace a la página web de la factura, al compartir este enlace con tus contactos, podrán consultar una página de internet que contiene el resumen de la factura y los documentos de transporte para descargar.
Para el envío por correo electrónico, un menú desplegable te da acceso a los contactos de facturación creados en la ficha del ordenante.
También puedes añadir en el momento un nuevo correo electrónico de destinatario escribiendo directamente en esta lista desplegable. Haz clic en "añadir "correo"" para guardarlo.
Para incluir los documentos relacionados con la factura, marca la casilla bajo la elección de correos electrónicos de facturación. Luego eliges qué documentos compartir marcando o desmarcando los tipos de documentos.
Si el tamaño de los documentos se mantiene por debajo de los 5MB, estos se añadirán como archivo adjunto del correo.
En cambio, si supera los 5MB, los documentos se podrán descargar como archivo zip a través de un enlace de descarga.
¡Termina tu envío haciendo clic en "compartir"!
Tu cliente verá el siguiente correo:
b. Comparte tus facturas en masa
Selecciona varias facturas en tu vista global. Haz clic en "Más acciones > Compartir o Reenviar":
Domina tus envíos desde Dashdoc
Al compartir tus facturas y documentos por correo desde Dashdoc, se muestra el estado de envío del correo.
Los diferentes estados de envío posibles son:
En curso de envío
Recibido con la fecha y la hora: al pasar el ratón sobre la marca verde, se muestra el detalle del destinatario y del estado de la factura enviada
Error de envío: el correo no pudo ser entregado (correo incorrecto, barrera anti-spam automática...)
Cabe destacar que los estados también son visibles con el detalle desde el menú mis facturas con la lista general de las facturas emitidas.
¿Has recibido el pago de tu factura? Es hora de marcarla como "pagada", ¡ve aquí para descubrir cómo realizar la manipulación!
¿Aún no eres cliente? Si deseas tener acceso a una demo y probar el TMS conectado de Dashdoc, dínoslo aquí: