Pourquoi facturer depuis Dashdoc ?
Quels intérêts pour vous ?
Gain de temps ⏱️
Fluidité de process 🙌
Gain de trésorerie en facturant dès le transport terminé 🧾
Maitrisez votre rentabilité 📊
Quel processus de facturation suivre dans Dashdoc ?
1 - Je contrôle mes transports
Dashdoc vous permet de gagner en temps et en précision sur cette étape grâce :
Aux badges d'aide au contrôle (nombre de transports sans CMR, sans prix, écart de tonnage détecté,...)
à l'actualisation du prix facturé en automatique (si poids à la tonne ou à la distance parcourue)
en vous donnant accès aux informations de temps d'attente sur site (basé sur les validations application mobile)
en actualisant en automatique la surcharge carburant à appliquer sur le transport pour un donneur d'ordre donné
a- Vérifiez que les transports à facturer sont au statut "terminé".
3 manières dont le transport peut passer en statut terminé :
Le conducteur a terminé sa mission depuis son application mobile
La télématique a détecté l'arrivée sur site de livraison et a marqué le transport terminé
Si vous utilisez le TMS Affrètement, votre transporteur a marqué le transport terminé depuis son suivi de mail ou depuis son portail invité.
Si le transport n'est pas marqué terminé alors qu'il est bel et bien fini, vous pouvez le marquer terminé :
Soit en haut à droite en cliquant sur "Marquer Terminé"
Soit au niveau de l'enlèvement ou de la livraison, cliquez sur "Marquer terminé" => Cela vous permet de préciser les heures d'arrivée et de départ de site
❗️en choisissant le bouton "marquer terminé" global (en haut à droite), les dates/heures réelles du transport ne seront pas appliquées, elles ne seront pas disponibles sur la facture
b - Vérifiez que le prix à facturer est correct :
Pour un prix variable (ex : €/km parcouru, €/tonne,...) , assurez-vous que les données du transport sont pertinentes, le cas échéant vous pouvez les modifier.
Pour en savoir plus sur le contrôle de Marchandise, cliquez ici, Pour les informations sur les distances parcourues, cliquez ici.
Ajoutez des lignes supplémentaires si nécessaire (ex : temps d'attentes,..)
Ajoutez une surcharge carburant si elle n'avait pas été indiquée auparavant (pour en savoir plus, cliquez ici)
Les badges présents sur la page des transports Terminés facilitent le contrôle
Cliquez sur le Badge qui vous intéresse pour filtrer sur les transports en question.
c - Vérifiez les documents liés au transport :
Limitez la visibilité des documents sur un dossier de transport
d - Vérifiez les références du transport
Les références (donneur d'ordre, transporteur, sites) vous permettent d'inclure les données nécessaires à faire apparaitre sur la facture (ex: n° de commande client, n° de chantier ...). Vérifiez qu'elles soient bien conformes, la référence donneur d'ordre apparaitra par défaut sur la facture, les autres références sont paramétrables grâce aux modèles de factures.
✅ Une fois ces 4 points validés, cliquez sur "Marquer controlé" ; cela signifie que le transport est prêt à être facturé !
La suite des étapes se passe dans le menu "Mes Factures"
2 - Je prépare mes factures brouillon
☝️ A savoir avant de facturer:
La facture "brouillon" se fait dans Dashdoc. Une fois prête sur Dashdoc, elle est envoyée à l'outil de facturation au statut "finalisé" et ne peut alors plus être modifiée.
Vous pouvez annuler, modifier, compléter une facture au statut "brouillon" dans Dashdoc.
Une fois la facture au statut "finalisé", il faut faire un avoir pour la supprimer en respectant votre comptabilité.
Comment créer un brouillon de facture ?
a - Rendez-vous dans l'onglet "Mes factures".
Lorsque les transports sont contrôlés, ils deviennent visibles dans la liste des transports à facturer
b - Utilisez les filtres afin de sélectionner les transports par client ou date :
c - Sélectionnez les transports que vous souhaitez intégrer au brouillon en cochant la case à gauche.
Le total des OT sélectionnés s'affiche en bas à gauche si vous avez sélectionné des OT appartenant à un même Donneur d'ordre
Cliquez sur suivant
Choisissez si vous voulez créer une facture par OT ou garder les OT dans la même facture. Choisissez également si vous voulez créer une nouvelle facture brouillon ou ajouter le transport à une facture existante.
Cliquez sur "créer un brouillon de factures"
d - La facture se crée en statut "brouillon" dans la liste des factures.
En créant la facture brouillon, vous retrouvez en bas de la page une proforma pdf. Pour tout savoir sur la proforma, rendez-vous ici !
e - Personnaliser, modifier ou ajouter des informations à votre brouillon :
2. Informations générales (RIB, langue et affichage surcharge carburant)
3. Modifier la description du transport
1. Personnalisez vos modèles de facture
2. Informations générales (RIB, langue, mode d'affiche surcharge carburant)
Vous avez la possibilité de modifier d'autres éléments en haut de la facture.
Votre RIB : tout savoir sur le paramétrage de vos RIB
La langue du PDF de facture
Le mode d'affichage de votre surcharge carburant : pour en savoir plus
3. Modifier les informations relatives à la description du transport
Voici les informations par défaut qui apparaissent par transport sur votre facture
Pour les transports de marchandises : | Pour les transports en location : |
|
|
Pour modifier : cliquez sur la description et faites vos modifications :
4. Personnalisez vos modèles de facture
5. Ajout d'une ligne ou une indexation carburant à la facture
Vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire (hors transport) :
Il est aussi possible d'intégrer une indexation carburant sur vos transports, explications ici : Indexation carburant dans Dashdoc, comment ça marche ?
6. Grouper des lignes de facture
Vous pouvez choisir de re-grouper en une seule ligne les transports d'une facture via le bouton "Groupement des transports" > "en une seule ligne".
Les tarifs de ces transports seront alors additionnés dans cette unique ligne de facturation :
Si un transport contient plusieurs lignes de prix, elles seront toutes additionnées dans cette ligne.
Pour l'indexation carburant : les montants des index dans chaque transports seront aussi additionnés dans cette ligne.
⚠️ Attention : Il faut également que les lignes de tous vos transports aient le même taux de TVA les pour les re-grouper.
(Pour rappel : le taux de TVA est par défaut 20% dans Dashdoc, si besoin d'appliquer un autre taux, il est nécessaire d'utiliser un produit de facturation).
Avec ce regroupement, aucun code produit ne sera envoyé à votre logiciel de facturation externe :
Une fois ces lignes regroupées, une seule ligne "Transport du mois" regroupera tous les transports de la facture et sera envoyée à votre logiciel de facturation.
Vous pouvez modifier le texte de cette ligne en cliquant dessus.
3 - Je finalise ma facture
Lorsque tout est validé, vous pouvez générer le document et le numéro de facture, en la passant en statut "finalisé".
Attention: Une fois la facture finalisée, elle est envoyée dans votre logiciel de facturation et n'est plus modifiable ni annulable. Vous devrez faire un avoir.
La facture va automatiquement se créer dans le logiciel de facturation connecté et revenir sur votre compte Dashdoc.
Ainsi, vous n'avez plus qu'à cliquer sur le bouton "Partager" afin d'envoyer le lien vers la page de facturation Dashdoc à votre client donneur d'ordre.
Votre client aura accès aux documents de transports et à votre facture.
4 - Partager une facture
Vous avez la possibilité de partager votre facture depuis Dashdoc. Un mail sera alors envoyé à votre client avec la facture en pièce jointe. Ce mail contient un lien avec lequel votre client retrouvera tous les documents liés aux transports de cette facture.
Il faut dans un premier temps ajouter le rôle "Facturation" aux contacts de suivi qui reçoivent les factures :
Vous allez ensuite partager votre facture (brouillon ou finalisée) en cliquant sur "Partager" dans une facture, puis sélectionner le contact facturation correspondant (vous pouvez sélectionner plusieurs contacts à la fois).
Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Envoyer".
Il est aussi possible de partager votre facture depuis le logiciel tiers de facturation :
Les adresses mail des contacts qui ont le rôle facturation seront envoyées vers votre logiciel (Quickbooks, Pennylane, Sage, Winbooks ou autre).
Comment suivre le statut d'envoi de la facture ?
En cliquant sur envoyer, le statut d'envoi et la date d'envoi se mettent à jour automatiquement sur la page de la facture
Les statuts d'envoi sont les suivants :
envoi en cours
date du dernier email envoyé avec statut de la facture
erreur d'envoi
en passant la souris sur le statut, on obtient le detail d'envoi par destinataire
Ce statut est également visible depuis le menu "mes factures" dans la liste des brouillons et factures
5 - Faire un avoir sur une facture
Une fois la facture finalisée dans votre outil de facturation, il n'est plus possible de l'annuler. Vous pouvez cependant dans votre outil faire un avoir.
Dans Dashdoc, vous pouvez alors repasser la facture en statut "brouillon" pour pouvoir re-facturer les transports.
Attention: annuler une facture dans Dashdoc ne va pas l'annuler dans votre outil de facturation. Vous devez faire un avoir dans votre outil pour que votre comptabilité soit à jour.
6 - Filtrer mes factures
Il est possible de filtrer l'affichage de l'ensemble des factures de votre compte, que ce soit par client, par période des transports ou par statut (brouillon, finalisée ou payée) :
7 - Marquer ma facture comme payée
Une fois que votre client a effectué le paiement de sa facture, vous pouvez la marquer comme payée :
Dashdoc vous permet de renseigner la date de paiement de la facture, le moyen de paiement et des notes additionnelles.
Pour savoir comment ajouter des moyens de paiement sur Dashdoc, cliquez ici
☝️ Vous pouvez afficher les colonnes "Suivi de paiement" et "Notes de paiement" sur la vue globale de vos factures. Pour savoir comment ajouter des colonnes, cliquez ici
☝️ Vous pouvez marqué payé et renseigner ces informations en masse en sélectionnant plusieurs factures à la fois.
☝️ Ces informations sont modifiables à tout moment sur le détail de la facture, dans la rubrique "Informations > Informations sur le paiement".
☝️Les informations de paiement sont disponibles dans les exports facturation et sont présentes dans l'export comptable Dashdoc.
Cette facture sera donc marquée comme payée dans "Mes factures". Cette manipulation ne modifiera par contre pas le statut des transports qui resteront en facturés dans "Mes transports".
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