🚚 Vous devez gérer, chaque mois, les factures d'achat liées aux transports que vous confiez à vos sous-traitants ?
Créez vos factures d'achat dans Dashdoc, afin de contrôler vos coûts et de transmettre les informations à votre outil comptable.
🕵️ Pointer les transports sous-traités
En cliquant sur le menu "Affrètements", vous allez retrouver l'ensemble de vos commandes de transport, tous statuts confondus.
Vous pouvez alors filtrer par transporteur et par période, puis marquer les transports comme "Pointés" :
Soit via le détail du transport :
Soit en masse, en sélectionnant plusieurs transports :
Vous retrouvez tous les affrètements concernés dans le statut "Pointés", dans le menu de gauche. Vous pouvez également, à partir de ce menu, marquer les transports comme non pointés en cas d'erreur :
Créer vos factures d'achat :
✍️ Création manuelle d'une facture d'achat :
A partir des menus Affrètement, Terminés ou Pointés, lorsque vous sélectionnez plusieurs commandes de transport, vous pouvez créer une facture d'achat :
Vous devez alors renseigner :
Le numéro de la facture de votre partenaire
La société émettrice de la facture
Puis créez votre facture d'achat :
Vous retrouvez toutes vos factures d'achat dans le menu "Facturation d'achat" :
Pour chaque ligne, vous pouvez :
Ajouter la facture au format pdf,
Renseigner la date de facturation. Par défaut, la date de facturation est fixée à la date du jour et la date d’échéance à +30 jours de la date de facturation.
Renseigner le prix et choisir un produit de facturation :
En savoir plus sur les produits de facturation, par ici 👈
⏱️ Création grâce à l'intelligence artificielle (disponible pour les bêta testeurs)
🤖 Importez le PDF de la facture émise par votre transporteur
🖥️ Dashdoc va détecter les affrètements et les rapprocher en automatique avec la facture affrété
Gagnez du temps en utilisant l'IA pour créer des
factures d'achat en un clic
Les différentes étapes pour utiliser l'IA dans le contrôle des factures d'achat :
Téléchargez le PDF de la facture émise par votre transporteur avec le bouton
« assisté par AI ».
Une facture d'achat est alors automatiquement être créée et certaines informations vont être détectées et remplies :
numéro de facture
société émettrice (basée sur le numéro de TVA ou le numéro de Siret)
date d'échéance
👆 Dashdoc ne remplit pas automatiquement le montant total de la facture d'achat
Dashdoc fait correspondre les affrètements présents sur la plateforme avec ceux mentionnés sur la facture
Vous pouvez également ajouter manuellement des affrètements si nécessaire.
Un système d'alerte vous aide à affiner votre contrôle.
Vous serez alertés en cas de :numéro de facture manquant
société émettrice manquante
montant total manquant
date de facturation manquante
date d'échéance manquante
montant total détecté sur la facture d'achat différent du montant total des affrètements
nombre d'affrètements sur la facture supérieur au nombre d'affrètements dans la liste
Quand puis-je créer mes factures d'achat ?
Vous pouvez marquer un affrètement comme pointé et comme facturé uniquement si vous êtes le donneur d'ordre sur ce transport.
De plus, vous pourrez marquer un affrètement comme facturé seulement si votre affrété n'est pas un client Dashdoc et que celui-ci ne facture pas via notre TMS.
Si votre sous-traitant facture via Dashdoc, le numéro de facture sera rempli automatiquement sur votre plateforme.
💡Vous aurez aussi la possibilité de marquer un transport sur lequel vous êtes donneur d'ordre et transporteur comme pointé.
Gestion de l'auto-liquidation
Qu'est-ce que l'auto-liquidation ?
Lorsque vous recevez une facture d'un transporteur étranger, le régime d'auto-liquidation s'applique. Cela signifie que c'est l'entreprise recevant la facture qui est responsable du calcul et du montant de la TVA due. Ce mécanisme a pour but de simplifier les opérations transfrontalières.
Comment cela s'applique dans Dashdoc ?
Vous allez pouvoir paramétrer des produits de facturation d'achat dédiés à l'auto-liquidation. Pour cela :
Rendez-vous dans les paramètres de votre compte, puis dans "Catalogue de produits d'achat".
Créez un nouveau produit de facturation et sélectionnez le bon taux de TVA (ex : 20% auto-liquidé).
Utilisez ce produit de facturation sur votre ligne de prix du produit d'achat
Faites un export comptable d'achat qui prendra en compte l'auto-liquidation (lignes ajoutées pour rendre visible la TVA sans la comptabiliser)
Pas encore client ? Si vous souhaitez avoir plus d'information sur notre TMS Dashdoc, dites-le-nous ici :