ℹ️ Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
Gagnez du temps : créez vos factures d'achat manuellement ou via l'intelligence artificielle en important directement le PDF de votre transporteur
Contrôlez vos coûts de transports : Suivez précisément vos dépenses de sous-traitance avec des filtres avancés et des exports Excel
Simplifiez votre comptabilité : Exportez vos factures d'achat au format de votre outil comptable
🕵️ Pointer les transports sous-traités
En cliquant sur le menu "Affrètements", vous allez retrouver l'ensemble de vos commandes de transport, tous statuts confondus.
Vous pouvez alors filtrer par transporteur et par période, puis marquer les transports comme "Pointés" :
Soit via le détail du transport :
Soit en masse, en sélectionnant plusieurs transports :
Vous retrouvez tous les affrètements concernés dans le statut "Pointés", dans le menu de gauche. Vous pouvez également, à partir de ce menu, marquer les transports comme non pointés en cas d'erreur :
✍️ Création manuelle d'une facture d'achat :
A partir des menus Affrètement, Terminés ou Pointés, lorsque vous sélectionnez plusieurs commandes de transport, vous pouvez créer une facture d'achat :
Vous devez alors renseigner :
Le numéro de la facture de votre partenaire
La société émettrice de la facture
Puis créez votre facture d'achat :
Vous retrouvez toutes vos factures d'achat dans le menu "Facturation d'achat" :
Pour chaque ligne, vous pouvez :
Ajouter la facture au format pdf,
Renseigner la date de facturation. Par défaut, la date de facturation est fixée à la date du jour et la date d’échéance à +30 jours de la date de facturation.
Renseigner le prix et choisir un produit de facturation :
En savoir plus sur les produits de facturation, par ici 👈
💡 Bon à savoir : Vous pouvez ajouter des lignes négatives pour gérer les avoirs ou les ajustements de prix.
⏱️ Création grâce à l'intelligence artificielle (disponible pour les bêta-testeurs)
🤖 Importez le PDF de la facture émise par votre transporteur
🖥️ Dashdoc va détecter les affrètements et les rapprocher automatiquement avec la factureaffrétée
Les différentes étapes pour utiliser l'IA dans le contrôle des factures d'achat :
Téléchargez le PDF de la facture émise par votre transporteur avec le bouton
« assisté par AI ».
Une facture d'achat est alors automatiquement créée et certaines informations vont être détectées et remplies :
numéro de facture
société émettrice (basée sur le numéro de TVA ou le numéro de Siret)
date d'échéance
👆 Dashdoc ne remplit pas automatiquement le montant total de la facture d'achat
Dashdoc fait correspondre les affrètements présents sur la plateforme avec ceux mentionnés sur la facture
Vous pouvez également ajouter manuellement des affrètements si nécessaire.
Un système d'alerte vous aide à affiner votre contrôle.
Vous serez alertés en cas de :numéro de facture manquant
société émettrice manquante
montant total manquant
date de facturation manquante
date d'échéance manquante
montant total détecté sur la facture d'achat différent du montant total des affrètements
nombre d'affrètements sur la facture supérieur au nombre d'affrètements dans la liste
⏱️ Quand puis-je créer mes factures d'achat ?
Vous pouvez marquer un affrètement comme pointé et comme facturé uniquement si vous êtes le donneur d'ordre sur ce transport.
De plus, vous pourrez marquer un affrètement comme facturé seulement si votre affrété n'est pas un client Dashdoc et que celui-ci ne facture pas via notre TMS.
Si votre sous-traitant facture via Dashdoc, le numéro de facture sera rempli automatiquement sur votre plateforme.
💡Vous aurez aussi la possibilité de marquer un transport sur lequel vous êtes donneur d'ordre et transporteur comme pointé.
📋 Gérer la liste des factures d'achat
Dans le menu Facturation d'achat, utilisez les filtres pour affiner votre recherche :
Date de création : période de création de la facture dans Dashdoc
Date de facturation : date inscrite sur la facture du transporteur
Date d'échéance : date limite de paiement
Date de paiement : date à laquelle la facture a été marquée comme payée
Statut d'export comptable : factures exportées ou non vers votre outil comptable
✅ Marquer les factures comme payées
Vous pouvez marquer vos factures d'achat comme "Payée". En parallèle, vous pourrez renseigner des dates et moyens de paiement et des notes internes. Pour cela :
Ouvrez le détail d'une facture, puis cliquez sur "Marquer payée".
Sélectionnez plusieurs factures en masse dans votre vue liste et cliquez sur "Marquer payée
Pas encore client ? Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur notre TMS Dashdoc, dites-le-nous ici :