ℹ️ En bref
Une facture d’achat enregistre dans Dashdoc la facture reçue d’un transporteur sous-traitant. Elle sert à contrôler ses prix et à envoyer vos achats en comptabilité sans ressaisie. Comptez 2 minutes par facture.
Avant de commencer
Vous devez être donneur d’ordre des affrètements à facturer.
Vos produits d’achat doivent être créés : voir Paramétrer les éléments liés à vos factures d’achat.
Votre rôle doit donner accès à la facturation (Admin, Facturier, ou rôle personnalisé avec ce droit).
Le fournisseur peut être un transporteur ou un fournisseur hors transport, s’il est enregistré comme "Fournisseur" dans votre carnet d’adresses.
💡 Astuce : pointez d’abord les affrètements contrôlés.
👉 Voir Pointer les transports sous-traités.
🕵️ Pointer les transports sous-traités
En cliquant sur le menu "Affrètements", vous retrouvez l'ensemble de vos commandes de transport, tous statuts confondus.
Vous pouvez alors filtrer par transporteur et par période, puis marquer les transports comme "Pointés" :
Soit via le détail du transport :
Soit en masse, en sélectionnant plusieurs transports :
Vous retrouvez tous les affrètements concernés dans le statut "Pointés", dans le menu de gauche. Vous pouvez également, à partir de ce menu, marquer les transports comme non pointés en cas d'erreur :
Étape 1 : Sélectionner les affrètements
Affrètements > Terminés ou Affrètements > Pointés
Filtrez par transporteur et par période.
Cochez les affrètements qui figurent sur la facture du transporteur.
Cliquez sur « Associer une facture d’achat ».
⚠️ Une facture d’achat regroupe uniquement des affrètements du même transporteur.
Étape 2 : Renseigner le numéro et l’émetteur
Saisissez le numéro de la facture du transporteur.
Vérifiez la société émettrice.
Cliquez sur "Créer la facture"
⚠️ Si un affrètement avait déjà un numéro de facture, il est remplacé par le nouveau.
Étape 3 : Compléter la facture d’achat
Dans : Facturation d’achats
Ouvrez la facture.
Ajoutez le PDF du transporteur.
Vérifiez la date de facturation (par défaut, la date du jour) et la date d’échéance (par défaut, 30 jours après la date de facturation).
Ajoutez une ou plusieurs lignes de prix, chacune avec son produit d’achat. Exemple : transport à 20 %, surcharge carburant à 20 %, stockage à 5,5 %.
Si besoin, ajoutez d’autres affrètements du même transporteur directement depuis la facture.
💡 Gagnez du temps : copiez en un clic les lignes de prix de l’affrètement. Sélectionnez ensuite plusieurs lignes pour les supprimer, leur affecter un produit ou les fusionner en une seule ligne au même total.
Quand un affrètement peut-il être ajouté à une facture d’achat ?
Situation du transporteur | Affrètement sans numéro de facture | Affrètement avec numéro de facture |
Aucune méthode de facturation active dans Dashdoc | Vous l’ajoutez et saisissez le numéro | Vous pouvez changer le numéro ou le déplacer vers une autre facture d’achat |
Méthode de facturation active (facturation Dashdoc, Pennylane, Billit…) | Vous attendez que le transporteur renseigne son numéro | Le numéro est rempli par le transporteur et n’est pas modifiable |
⛔ Ce qui n’est pas possible
Créer un avoir d’achat.
Alternative : ajoutez une ligne négative sur la facture d’achat, ou saisissez l’avoir dans votre logiciel comptable.Regrouper des affrètements de transporteurs différents.
Alternative : créez une facture d’achat par transporteur.Ajouter un affrètement dont vous n’êtes pas donneur d’ordre.
Modifier le numéro saisi par un transporteur qui facture via Dashdoc.
📋 Gérer la liste des factures d'achat
Dans le menu Facturation d'achat, utilisez les filtres pour affiner votre recherche :
Date de création : période de création de la facture dans Dashdoc
Date de facturation : date inscrite sur la facture du transporteur
Date d'échéance : date limite de paiement
Date de paiement : date à laquelle la facture a été marquée comme payée
Statut d'export comptable : factures exportées ou non vers votre outil comptable
✅ Marquer les factures comme payées
Vous pouvez marquer vos factures d'achat comme "Payée". En parallèle, vous pourrez renseigner des dates et moyens de paiement et des notes internes. Pour cela :
Ouvrez le détail d'une facture, puis cliquez sur "Marquer payée".
Sélectionnez plusieurs factures en masse dans votre vue liste et cliquez sur "Marquer payée
Ça ne marche pas ?
« Je ne peux pas ajouter un affrètement à ma facture d’achat »
« Je ne peux pas ajouter un affrètement à ma facture d’achat »
Cause : une de ces situations.
L’affrètement n’a pas de transporteur.
Vous n’êtes pas donneur d’ordre.
Le transporteur facture via Dashdoc et n’a pas encore renseigné son numéro, ou a mis un numéro différent.
Solution : vérifiez le transporteur et le donneur d’ordre de l’affrètement. Si le transporteur facture via Dashdoc, attendez son numéro de facture.
« Je ne trouve pas mon produit d’achat »
« Je ne trouve pas mon produit d’achat »
Cause : aucun produit d’achat n’est paramétré.
Solution : créez-le en suivant Paramétrer les éléments liés à vos factures d’achat.