Hebben je klanten speciale eisen voor het formaat van je facturen?
Moet je je facturen op een specifieke manier organiseren?
Hier vindt u alle mogelijke instellingen voor Dashdoc Facturatie! ✏️
Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar in Dashdoc Facturatie om u te helpen de inhoud van uw factuur aan te passen en te organiseren:
Facturatie sjablonen
Met deze functie kun je de beschrijvingen per order op de factuur aanpassen.
Als je een facturatie sjabloon maakt, kun je kiezen welke verzendgegevens op het uiteindelijke document moeten worden weergegeven.
Bijvoorbeeld: als elk van je zendingen het ordernummer van de klant bevat in het veld "referentie besteller", kun je ervoor kiezen om dit veld voor elke zending op de factuur weer te geven.
Met deze functie kun je je facturen standaardiseren voor meerdere klanten tegelijk, of voor elke klant afzonderlijk.
Als je een sjabloon wilt toepassen op je conceptfactuur, gebruik je de vervolgkeuzelijst "Facturatie sjablonen" en kies je de gewenste sjabloon.
Ga naar het volgende artikel om te leren hoe je een facturatie sjabloon maakt:
Alle prijsregels samenvoegen
Je klanten hoeven niet alle prijsregels op de factuur te zien?
Kies ervoor om ze samen te voegen!
Gebruik de speciale knop "samenvoegen" om de prijsregels om te zetten in één regel. Je regels worden één regel met een beschrijving "maandelijks transport".
Deze beschrijving kan worden aangepast als je meer details wilt geven.
Prijsregels groeperen of samenvoegen volgens een criterium
Ontdek hoe je je prijsregels op de factuur kunt ordenen volgens een specifiek criterium.
De volgende criteria voor groeperen of samenvoegen zijn beschikbaar:
de bestuurder
nummerplaat van het voertuig
nummerplaat van de aanhangwagen
locatie van afhaling & locatie van levering
locatie van afhaling
locatie van levering
referentie vervoerder
referentie opdrachtgever
eenheidsprijs
label
goederen (gepland, geladen, gelost)
gedateerd (schepping, laden of lossen)
❓Groeperen of samenvoegen - wat te kiezen ?
💡 Groeperen: Hiermee kun je subtotalen voor hoeveelheden en prijzen weergeven en het factuursjabloon toepassen. Door te groeperen kun je de factuur reorganiseren en je klant toch zoveel mogelijk informatie tonen.
💡 Samenvoegen: Je kunt de factuur ook reorganiseren om ruimte te besparen, met al je prijsregels op één regel!
👉 Hoe de rekening eruit ziet als ik samenvoeg?
Bij het samenvoegen neemt de lijnbeschrijving de naam van het gekozen criterium aan:
Voor laad- en los locaties worden de naam van het adres en de stad weergegeven.
Voor referenties wordt alleen de 1ᵉ referentie weergegeven.
De gefactureerde hoeveelheid wordt bijgewerkt met de som van de samengevoegde transporthoeveelheden.
voorbeeld :
Ik combineer 3 transportdiensten die tegen een vast tarief worden gefactureerd, de hoeveelheid zal "3" tonen.
Ik voeg 3 zendingen van elk 30 ton samen, gefactureerd op gewicht, de hoeveelheid toont "90t".
De eenheidsprijs wordt weergegeven als de samengevoegde orders dezelfde eenheidsprijs hebben; als de eenheidsprijs verschilt, wordt deze niet weergegeven.
👉 Hoe ziet de rekening eruit als ik groepeer?
Door te groeperen wordt een nieuwe regel weergegeven met :
titel van de groepering
aantal gegroepeerde transporten
subtotaal prijs
Binnen de groep is elke zending zichtbaar en blijft het factuurmodel van toepassing.
De onderstaande factuur bevat bijvoorbeeld 3 zendingen die zijn gegroepeerd op het criterium: laadlocatie & loslocatie.
👉 Zendingen worden gesorteerd op losdatum (actueel, gepland of aangevraagd).
Waarom kon ik niet samenvoegen?
Als de prijsregels in de factuur verschillende btw-tarieven hebben, worden de regels niet samengevoegd. Een gele melding geeft dit aan.
Het kan zijn dat je zendingen niet volledig voldoen aan de gekozen criteria.
Een gele banner geeft aan dat sommige regels zijn uitgesloten van de samenvoeging.
Voorbeeld: mijn transport had een ladingbreuk, er zaten twee chauffeurs of twee registraties op.
Wat is de impact op de exportboekhouding?
Het aanpassen van de regels op de factuur is alleen visueel en heeft geen invloed op de boekhoudkundige export. Elke prijsregel behoudt de toegewezen boekhoudcode, zodat deze correct in de boekhouding kan worden geïmporteerd.
Nog geen klant? Als u toegang wilt tot een demo en trial van het Dashdoc connected TMS, vertel het ons hier :