Waarom factureren in Dashdoc ?
Om je transport te beheren van gegevensinvoer tot facturatie, is Dashdoc gekoppeld aan verschillende facturatie software pakketten.
Lees meer over het aansluiten op andere factureringstools, contacteer ons.
Wat zit er in voor jou?
Bespaar tijd ⏱️
Vloeiende processen 🙌
Bespaar contant geld door te factureren zodra het transport is voltooid 🧾
Controle op de winstgevendheid 📊
Klaar met je transport? Dan is het nu tijd om ze te controleren.
Deze fase is essentieel als je je zendingen wilt verzenden voor facturering. Zo kun je een laatste controle uitvoeren van de zendingsgegevens (documenten, gewicht, prijs, enz.). Als je wilt weten hoe je je zendingen kunt controleren, ga je naar dit artikel.
Je conceptfacturen voorbereiden (proforma)
☝️ Wat u moet weten voordat u gaat factureren :
De "conceptfactuur" wordt aangemaakt in Dashdoc en wordt niet naar het factureringsprogramma gestuurd zolang deze nog in conceptstatus is.
Je kunt een factuur met de status "concept" annuleren, wijzigen of aanvullen in Dashdoc.
Zodra de factuur de status "definitief" heeft, moet je een creditnota uitschrijven om de factuur te annuleren, in overeenstemming met je boekhoudprocedures.
Hoe maak ik een conceptfactuur?
1 - Ga naar het tabblad "Mijn facturen"
Als transporten zijn aangevinkt, verschijnen ze in de lijst met "te factureren transporten".
2 - Gebruik maken van filters
Selecteer transporten op klant, datum, afhaling-/leveringslocatie en omschrijving.
Je kunt ook rechtstreeks de zoekbalk gebruiken (bijvoorbeeld zoeken op hoofdreferentie).
3 - Selecteer de transporten die je in het concept wilt opnemen door het vakje links aan te vinken.
Het totale aantal transporten dat voor dezelfde klant is geselecteerd, wordt linksonder weergegeven.
Klik op Volgend
Kies uit de volgende opties:
een factuur per transport
groepeer alle transporten in één enkele factuur
de geselecteerde transporten toevoegen aan een bestaand ontwerp
Klik op "conceptfacturen maken".
4 - De factuur wordt aangemaakt in de status "Concept" in de lijst met facturen.
Wanneer je een conceptfactuur maakt, vind je onderaan de pagina een pdf-proforma die je kunt downloaden.
Zodra je wijzigingen aanbrengt in het concept, zoals het toevoegen van prijsregels, het wijzigen van bestaande bedragen of gegevens, het toevoegen van brandstofindexatie, etc., wordt de proforma automatisch bijgewerkt.
Personaliseer je facturen
1 - Wijzig de informatie met betrekking tot de transportbeschrijving
Dit is de informatie die standaard op je factuur verschijnt voor elke transport
Voor goederentransport : | Voor huurvervoer : |
|
|
Om elk ontwerp afzonderlijk te bewerken, vouw je de transporten uit en klik je op de beschrijving. Je kunt dan het beschrijvingsveld naar wens aanpassen.
2 - Je factuursjablonen aanpassen
Als je dezelfde beschrijvingssjabloon op meerdere facturen tegelijk wilt toepassen, gebruik je factuursjablonen.
Met deze functie kan je facturen standaardiseren voor meerdere klanten tegelijk of voor elke klant afzonderlijk.
Als je een eigen sjabloon wilt toepassen op je conceptfactuur, selecteer de gewenste sjabloon uit de drop-down lijst “Factuur sjabloon”.
3 - Voeg lijnen of een brandstoftoeslag toe
Zodra je je transporten hebt toegevoegd, kun je ook algemene regels toevoegen aan je conceptfactuur.
Je hebt twee keuzes:
Volledig aanpasbare regels toevoegen
de functie “brandstoftoeslag” gebruiken : Ontdek hoe je het kunt gebruiken door hier te klikken!
Door een aanpasbare regel toe te voegen kun je een nieuwe artikelcode opnemen
4 - Factuurregels groeperen
Je kunt ervoor kiezen om de transporten op een factuur op één regel samen te voegen met de knop “ Lijnen organisatie” > "Samenvoegen" > “Enkele lijn”.
De tarieven voor deze diensten worden dan bij elkaar opgeteld op deze enkele factuurregel:
Als een transport meerdere prijsregels bevat, worden ze allemaal bij elkaar opgeteld in deze regel.
Voor brandstofindexering: de indexbedragen in elk transport worden ook in deze regel bij elkaar opgeteld.
Met dit samenvoegen wordt er geen productcode verzonden naar je externe factureringssoftware.
⚠️Let op: De regels voor al uw transporten moeten hetzelfde BTW-tarief en hetzelfde product hebben om gegroepeerd te kunnen worden.
(Ter herinnering: het standaard BTW-tarief in Dashdoc is 20%. Als u een ander tarief wilt toepassen, moet u uw product catalogus bijwerken via de instellingen).
Zodra deze lijnen zijn gegroepeerd, worden alle transporten op de factuur samengevoegd in één regel “Transport van de maand”. Je kunt deze regel weer aanpassen door de omschrijving handmatig te wijzigen.
Telkens wanneer je een wijziging aanbrengt, wordt je concept-PDF (onderaan de pagina) automatisch bijgewerkt. Je kunt deze PDF op elk gewenst moment downloaden om te controleren voordat je de factuur definitief maakt.
5 - Taal van je factuur kiezen
Je kan de taal van je factuur aanpassen naargelang de wensen van je klant.
Kies bovenaan je conceptfactuur, vanuit de drop-down lijst onder "taal", je gewenste facturatie taal voor desbetreffende "Te factureren klant".
We slaan je taalvoorkeuren op volgens de "te factureren klant" en selecteren deze automatisch op je volgende facturen.
- Als je een conceptfactuur maakt voor een klant aan wie nog nooit eerder is gefactureerd, is de standaardtaal die van de Dashdoc gebruiker (van het bedrijf van de vervoerder).
- De taal kan alleen worden gewijzigd op de conceptfactuur
⚠️Let op: Als je meerdere talen gebruikt voor je facturatie, vergeet dan niet om ook je wettelijke vermeldingen in andere talen in te stellen! (bv: een conceptfactuur in het NL zonder wettelijke vermelding in die taal kan niet worden afgerond).
Finaliseer uw facturen
Is je factuur volledig? Is de informatie op de proforma correct?
Het is tijd om je facturen te finaliseren!
Ga naar je conceptfactuurpagina
Klik in de rechterbovenhoek op de knop “Afwerken"
⚠️ door te klikken op “Afwerken” wordt je factuur verzonden naar de factureringssoftware; deze is definitief en kan niet meer worden gewijzigd. Alleen een creditnota kan de factuur annuleren voor boekhoudkundige doeleinden.
Door je factuur te finaliseren, kun je de facturatie- en vervaldatum kiezen in het venster dat verschijnt
Je factuur wordt aangemaakt in de factureringssoftware en je kunt de PDF van de factuur vinden op Dashdoc (alleen voor verbinding met Pennylane en Billit).
Het is nu allemaal afgerond! 👌
Je kunt de factuur nu delen met je klant. Lees hier hoe je facturen en documenten kunt delen vanuit Dashdoc, klik hier!
Nog geen Dashdoc klant? Als u toegang wilt tot een demo en trial van het Dashdoc TMS, vertel het ons hier :