Als je klant de documenten met betrekking tot het gefactureerde transport wil ontvangen, kun je ze nu allemaal rechtstreeks vanuit Dashdoc sturen!
Maak uw contacten voor facturering aan
☝️ Als je voor elke klant contacten aanmaakt, kun je de factuur naar de juiste mensen sturen. Je kunt deze specifieke contactpersonen alleen kiezen wanneer je de factuur verzendt.
Ga naar het adresboek bij opdrachtgevers
Klik op “nieuw contact” rechtsboven in het scherm.
Vul de gegevens van je contact in, zorg ervoor dat je een e-mailadres toevoegt en bij rollen facturatie aanduid.
Documenten toevoegen aan mijn factuur
Je kunt nu extra documenten toevoegen aan je factuur.
Klik hiervoor op de betreffende factuur en voeg daar je documenten toe:
Zodra ze zijn toegevoegd, kun je ze toevoegen of verwijderen:
De factuur en bijbehorende documenten per e-mail delen
Kies in het menu “Mijn facturen” de factuur die je wilt delen.
Zodra je factuur is geopend (concept, afgerond of betaald), klik je op de knop “Delen” boven aan de pagina.
Het venster dat wordt geopend geeft je de volgende opties:
Link naar de factuur webpagina
E-mail van Dashdoc naar uw contactpersoon voor facturering
Voor de link naar de webpagina van de factuur, door deze link te delen met uw contactpersonen, kunnen zij een webpagina raadplegen met het overzicht van de factuur en de te downloaden transportdocumenten.
Voor het delen van e-mail geeft een vervolgkeuzelijst je toegang tot de contacten met de rol facturatie die zijn aangemaakt in het bestand van de opdrachtgever.
Je kunt ook op elk moment een nieuw e-mailadres voor de ontvanger toevoegen door rechtstreeks in deze vervolgkeuzelijst te typen. Klik op “mail toevoegen” om het op te slaan.
Om documenten op te nemen die gekoppeld zijn aan de factuur, vink je het vakje aan onder de keuze van factuur e-mails. Vervolgens kies je welke documenten je wilt delen door de documenttypes aan of uit te vinken.
Als de documenten minder dan 5 MB groot zijn, worden ze als bijlage aan de e-mail toegevoegd.
Als de documenten echter groter zijn dan 5 MB, worden ze als zip-bestand gedownload via een downloadlink.
Maak je bericht af door op “delen” te klikken!
Controleer je transporten vanuit Dashdoc
Als u uw facturen en documenten deelt via e-mail vanuit Dashdoc, wordt de status van de e-mail weergegeven.
De verschillende mogelijke verzend statussen zijn :
Email wordt verzonden
Ontvangen email met datum en tijd: klik op informatie of zie bovenaan net onder factuur.
Afleveringsfout: de e-mail kon niet worden afgeleverd (onjuiste e-mail, automatische anti-spam barrière, enz.)
De statussen zijn ook in detail zichtbaar in het menu Mijn facturen, samen met de algemene lijst van uitgegeven facturen.
Heb je de betaling voor je factuur ontvangen? Het is tijd om deze als “betaald” te markeren. Klik hier om uit te vinden hoe!
Nog geen klant? Als u graag een demo van Dashdoc TMS wilt, vertel het ons hier :