Dashdoc heeft verschillende factureringssoftware in zijn webinterface geïntegreerd.
U kunt uw Dashdoc-account verbinden met bepaalde "off the shelf" factureringsprogramma's:
Neem contact met ons op voor meer informatie over het verbinden met andere factureringstools.
Om uw factuur vanuit Dashdoc te maken gaat u als volgt te werk:
✅ Ik controleer mijn transporten
Controleer of de te factureren transporten de status "beëindigd" hebben. Deze status kan worden ingegeven:
Ofwel door de bestuurder in zijn mobiele app
Ofwel vanuit het webportaal: knop "als gereed markeren" van het transport, of van elke transportactiviteit afzonderlijk als u de datum wilt vermelden:
2. Controleer uw voltooide transporten om er zeker van te zijn dat:
De juiste prijs is vermeld:
Wat de prijzen met facturatie eenheden en de toevoeging van een brandstofindex betreft verzoeken wij u onze speciale artikelen te lezen:
Op de pagina van de voltooide transporten, wordt via gekleurde kaders bovenaan aangegeven hoeveel transporten geen prijs bevatten, voor hoeveel transporten een voorbehoud werd ingegeven etc., om uw controlere te vergemakkelijken.
de transportdocumenten zijn terug te vinden per transport:
U kunt een document aanpassen of toevoegen
de referenties van de factuur worden geregistreerd: De hoofdreferentie komt op de factuur te staan met het nummer van de digitale vrachtbrief.
📝 Ik bereid mijn facturen in het klad voor
Te weten voor u factureert:
De "concept factuur" wordt gemaakt in Dashdoc. Zodra ze in Dashdoc klaar is, wordt ze naar het factureringsprogramma gestuurd met de status "afgerond" en kan zij niet meer gewijzigd worden.
U kunt een factuur met status " concept " in Dashdoc annuleren, wijzigen of voltooien.
Zodra de factuur de status "afgerond" heeft moet u een creditnota maken om ze te annuleren zodat ze in overeenstemming is met uw boekhouding.
Hoe?
Ga naar het tabblad "facturering exporteren" => "facturen".
Wanneer transporten gecontroleerd zijn, verschijnen ze in de lijst van te factureren transporten:
Gebruik de filters om transporten per klant/ per datum/ per opdrachtgever/ per locatie/ per labels te kiezen:
Kies of u een factuur per transport order of een factuur per klant wilt maken. Kies ook of u een nieuwe concept factuur wilt maken of het transport aan een bestaande factuur wilt toevoegen:
De factuur wordt in de factuurlijst met de status " concept " aangemaakt.
U kunt vanuit Dashdoc de gegevens met betrekking tot de omschrijving van het vervoer op uw factuur wijzigen.
Dit is de standaardinformatie die per transport op uw factuur voor goederentransport verschijnt:
Nummer van de vrachtbrief
Referentie van de opdrachtgever
Datum van afhaling
Naam, postcode, stad en land van de afhaalplaats
Naam, postcode, stad en land van de leveringsplaats
De vervoerde goederen
Voor de gehuurde transporten zijn er volgende gegevens:
Inkooporder nr.
Datum van aanstelling
Referentie van de opdrachtgever
Nummerplaat trekker
Om te wijzigen, klikt u op omschrijving en voert u de wijzigingen in :
U kunt ook een bijkomende lijn toevoegen (buiten transport):
✍️ Ik werk mijn factuur af
Wanneer alles bevestigd is, kunt u het document en het factuurnummer genereren en het de status "afgerond" geven.
Opgelet: Zodra de factuur definitief is wordt ze naar uw factureringssoftware gestuurd en kan ze niet meer gewijzigd of geannuleerd worden. U zult dan een creditnota moeten maken.
De factuur wordt automatisch aangemaakt in de verbonden factureringssoftware en zal op uw Dashdoc rekening komen.
Dan hoeft u alleen maar op de knop "Delen" te klikken om de link naar de Dashdoc factuurpagina naar uw klant te sturen.
Uw klant heeft dan toegang tot de transportdocumenten en tot uw factuur.
💸 Een creditnota op een factuur maken
Zodra de factuur in uw factureringsprogramma definitief is gemaakt, kunt u ze niet meer annuleren. U kunt echter wel een creditnota maken in uw tool.
In Dashdoc kunt u dan de factuur weer de status "concept" geven zodat u de transporten opnieuw kunt factureren.
Let op: als u een factuur in Dashdoc annuleert, wordt ze niet automatisch geannuleerd in uw factureringsprogramma. U moet een creditnota in uw hulpmiddel maken om uw boekhouding bij te werken.
