Pourquoi facturer depuis Dashdoc ?
Pour gérer vos transports de la saisie à la facturation, Dashdoc s'est connecté à plusieurs logiciels de facturation (Pennylane, Quickbooks, Sage 100C,...)
Pour en savoir plus sur la connexion avec d'autres outils de facturation, contactez-nous.
Quels intérêts pour vous ?
Gain de temps ⏱️
Fluidité de process 🙌
Gain de trésorerie en facturant dès le transport terminé 🧾
Maitrise de la rentabilité 📊
Vos transports sont terminés ? Il est maintenant temps de les contrôler.
Cette étape est indispensable pour envoyer vos transports en facturation, cela va vous permettre de faire une dernière vérification des informations du transport (documents, poids, prix...). Pour savoir comment contrôler vos transports, rendez-vous sur cet article.
Préparez vos factures brouillon (proforma)
☝️ À savoir avant de facturer :
La facture "brouillon" se fait dans Dashdoc, elle n'est pas envoyée dans l'outil de facturation tant qu'elle est encore au statut brouillon.
Vous pouvez annuler, modifier, compléter une facture au statut "brouillon" dans Dashdoc.
Une fois la facture au statut "finalisé", il faut faire un avoir pour la supprimer en respectant votre comptabilité.
Comment créer un brouillon de facture ?
1 - Rendez-vous dans l'onglet "Mes factures"
Lorsque les transports sont contrôlés, ils apparaissent dans la liste des transports à facturer
2 - Utilisez les filtres
Sélectionnez les transports par client, date, sites de chargement/livraison, libellés.
Sinon, utilisez directement la barre de recherche (ex : recherche par référence donneur d'ordre)
3 - Sélectionnez les transports que vous souhaitez intégrer au brouillon en cochant la case à gauche
Le montant total des OT sélectionnés pour un même client s'affiche en bas à gauche
Cliquez sur suivant
Choisissez parmi les options suivantes :
une facture par OT
grouper les OT dans une seule facture
ajouter les OT sélectionnés à un brouillon existant
Cliquez sur "créer un brouillon de facture"
4 - La facture se crée en statut "brouillon" dans la liste des factures
En créant la facture brouillon, vous retrouvez en bas de la page une proforma pdf que vous pouvez télécharger.
Dès que vous procédez à une modification du brouillon : ajouter des lignes de prix, modifier des montants ou des données existantes, ajouter l'indexation carburant... la proforma est mise à jour automatiquement.
Personnalisez vos factures
1 - Modifiez les informations relatives à la description du transport
Voici les informations qui apparaissent par défaut par transport sur votre facture
Pour les transports de marchandises : | Pour les transports en location : |
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|
Pour modifier chaque brouillon individuellement, dépliez les transports et cliquez sur la description. Vous pouvez ensuite modifier le champ de description librement.
2 - Personnalisez vos modèles de facture
Pour appliquer un même modèle de description à plusieurs factures d'un coup, utilisez les modèles de facture.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez uniformiser vos factures pour plusieurs clients à la fois ou pour chaque client individuellement.
Pour appliquer un modèle à votre brouillon de facture, utilisez la liste déroulante "modèles de facture" et choisissez le modèle souhaité.
3 - Ajoutez des lignes ou une surcharge carburant
Une fois vos transports ajoutés, vous pouvez également ajouter des lignes générales à votre brouillon de facture.
Deux choix s'offrent à vous :
ajouter des lignes entièrement personnalisables
utiliser la fonctionnalité "surcharge carburant" : découvrez comment l'utiliser en cliquant ici !
L'ajout d'une ligne personnalisable vous permet d'inclure un nouvel article de facturation
4 - Grouper des lignes de facture
Vous pouvez choisir de re-grouper en une seule ligne les transports d'une facture via le bouton "Groupement des transports" > "en une seule ligne"
Les tarifs de ces transports seront alors additionnés dans cette unique ligne de facturation :
Si un transport contient plusieurs lignes de prix, elles seront toutes additionnées dans cette ligne
Pour l'indexation carburant : les montants des index dans chaque transport seront aussi additionnés dans cette ligne
Avec ce regroupement, aucun code produit ne sera envoyé à votre logiciel de facturation externe
⚠️ Attention : Il faut que les lignes de tous vos transports aient le même taux de TVA et le même produit pour les regrouper.
(Pour rappel : le taux de TVA est par défaut 20 % dans Dashdoc, si besoin d'appliquer un autre taux, il est nécessaire d'utiliser un produit de facturation)
Une fois ces lignes regroupées, une seule ligne "Transport du mois" regroupera tous les transports de la facture, vous pouvez de nouveau modifier cette ligne en changeant la description manuellement.
À chaque modification, votre brouillon PDF (en bas de la page) se met à jour automatiquement. Vous pouvez télécharger ce PDF à tout moment pour le vérifier avant de finaliser la facture.
Finalisez vos factures
Votre facture est complète ? Les informations sont bien correctes sur la proforma ?
Il est temps de finaliser vos factures !
Rendez-vous sur la page de votre facture brouillon
En haut à droite, cliquez sur le bouton "marquer finalisée"
⚠️ en cliquant sur "marquer finalisée", votre facture est envoyée au logiciel de facturation, elle est définitive et non modifiable. Seul un avoir peut annuler la facture comptablement.
En marquant finalisée votre facture, vous pouvez choisir la date de facturation dans la fenêtre qui s'affiche
Votre facture se crée dans le logiciel de facturation, vous pouvez retrouver le PDF de la facture sur Dashdoc (uniquement pour la connexion à Pennylane).
C'est terminé ! 👌
Vous pouvez maintenant partager la facture à votre donneur d'ordre, pour découvrir le partage de facture et documents depuis Dashdoc, rendez-vous ici !
Pas encore client Dashdoc ? Si vous souhaitez avoir accès à une démo et l’essai du TMS connecté Dashdoc, dites-le-nous ici :