Votre client souhaite recevoir les documents liés aux transports facturés, vous pouvez maintenant tout lui envoyer depuis Dashdoc directement !
Créer vos contacts facturation
☝️ La création de contacts facturation par client va vous permettre d'envoyer la facture aux bons interlocuteurs. Vous n'aurez que ces contacts dédiés comme choix au moment de l'envoi.
Rendez-vous dans le carnet d'adresses dans la fiche Donneur d'ordre.
Cliquez sur "nouveau contact" en haut à droite de l'écran
Remplissez les coordonnées de votre contact facturation en veillant à mettre un mail et à choisir le rôle "facturation"
Vous pouvez choisir de paramétrer un contact qui sera automatiquement renseigner lors du partage ou de la relance de la facture :
Ajouter des documents annexes à ma facture
Vous pouvez désormais ajouter des documents annexes à votre facture.
Pour cela, cliquez sur la facture concernée et ajouter vos documents à cet endroit :
Une fois ajoutés, vous avez la possibilité d'en rajouter ou de les supprimer :
Partagez la facture et ses documents par mail
Lors du partage de vos factures, vous avez la possibilité de faire un envoi simple, depuis le détail d'une facture ou un envoi en masse depuis le menu "Mes factures".
a. Partager une facture
À partir du menu "mes factures", choisissez la facture à partager.
Pour en savoir plus sur la recherche de factures, c'est par ici !
Une fois votre facture ouverte (brouillon, finalisée ou payée), cliquez sur le bouton "partager" en haut de la page.
Sur la fenêtre qui s'ouvre, vous avez les choix suivants :
lien vers la page web de la facture
envoi par mail depuis Dashdoc à votre contact facturation
Pour le lien vers la page web de la facture, en partageant ce lien à vos contacts, ils pourront consulter une page internet contenant le récapitulatif de la facture et les documents de transports à télécharger.
Pour le partage par mail, une liste déroulante vous donne accès aux contacts facturation créés dans la fiche du donneur d'ordre.
Vous pouvez également rajouter sur le moment un nouveau mail de destinataire en tapant directement dans cette liste déroulante. Cliquez sur "ajouter "mail"" pour l'enregistrer.
Pour inclure les documents liés à la facture, cochez la case sous le choix des emails de facturation. Vous choisissez ensuite quels documents partager en cochant ou décochant les types de documents.
Si la taille des documents reste sous les 5MB, ceux-ci seront ajoutés en pièce jointe du mail.
En revanche, si elle excède 5MB, les documents seront téléchargeables sous fichier zip via un lien de téléchargement.
Terminez votre envoi en cliquant sur "partager" !
b. Partager vos factures en masse
Sélectionnez plusieurs factures dans votre vue globale. Cliquez sur "Plus d'actions > Partager ou Relancer" :
Maitrisez vos envois depuis Dashdoc
En partageant vos factures et vos documents par mail depuis Dashdoc, le statut d'envoi du mail s'affiche.
Les différents statuts d'envois possibles sont :
envoi en cours
reçu avec la date et l'heure : en passant la souris sur la coche verte, le détail du destinataire et du statut de la facture envoyée s'affiche
erreur d'envoi : le mail n'a pu être délivré (mail incorrect, barrière anti-spam automatique ...)
À noter que les statuts sont par ailleurs visibles avec le détail depuis le menu mes factures avec la liste générale des factures éditées.
Vous avez reçu le paiement de votre facture ? Il est temps de la marquer "payée", rendez-vous ici pour découvrir comme réaliser la manipulation !
Pas encore client ? Si vous souhaitez avoir accès à une démo et l’essai du TMS connecté Dashdoc, dites-le-nous ici :