ℹ️ En bref
Adaptez vos factures aux attentes de chaque client : informations affichées, organisation des lignes, RIB, langue, échéance. Ces réglages se font sur le brouillon de facture, en quelques clics.
Avant de commencer
Vous devez avoir un brouillon de facture. Voir Facturer dans Dashdoc.
Votre rôle doit donner accès à la facturation.
Appliquer un modèle et les options d’affichage
Un modèle de facture permet de choisir les données du transport affichées sur chaque ligne.
👉 Pour créer un modèle, voir Créer des modèles de factures.
💡 Astuce
Si le numéro de commande de votre client se trouve dans le champ « Référence donneur d’ordre », créez un modèle qui affiche ce champ sur chaque ligne.
Ouvrez votre brouillon de facture.
Cliquez sur « Personnaliser » ou sur l'en-tête de facture.
Dans la liste « Modèles de facture », choisissez le modèle à appliquer.
Réglez si besoin les autres options :
le RIB affiché ;
la langue du PDF ;
l’affichage de la surcharge carburant : une ligne par transport ou une ligne en pied de facture ;
l’affichage de l’empreinte carbone.
Ces choix sont enregistrés pour ce client et s’appliquent à ses prochaines factures.
Organiser les lignes de la facture
Par défaut, chaque transport occupe sa propre ligne sur la facture. Si un client a beaucoup de transports, vous pouvez les grouper ou les fusionner selon un critère (lieu, conducteur, référence…).
ℹ️ Information
Grouper range les transports sous des titres, avec un sous-total : le client voit toujours le détail de chaque transport.
Fusionner additionne les transports sur une seule ligne : le client voit le total, sans le détail.
Exemple
Exemple
Un client a 3 transports sur la facture :
Transport | Trajet | Prix |
T1 | Lyon > Paris | 500 € |
T2 | Lyon > Paris | 500 € |
T3 | Lyon > Marseille | 700 € |
Voici ce qu’affiche la facture selon l’option choisie :
Option | Lignes affichées sur la facture |
Sans réorganisation | 3 lignes : T1 (500 €), T2 (500 €), T3 (700 €) |
Grouper par lieu de chargement et lieu de livraison | Groupe « Lyon > Paris » : 2 transports, sous-total 1 000 €, avec le détail de T1 et T2 en dessous |
Fusionner par lieu de chargement et lieu de livraison | « Lyon > Paris » : quantité 2, prix unitaire 500 €, total 1 000 € |
Fusionner en une seule ligne | « Transports du mois » : quantité 3, total 1 700 € (pas de prix unitaire, car les prix diffèrent) |
Comment faire ?
Ouvrez votre brouillon de facture.
Cliquez sur « Grouper » ou « Fusionner ».
Choisissez un critère dans la liste.
Vérifiez le résultat dans la pro forma PDF en bas de la page. Elle se met à jour automatiquement.
Liste des critères disponibles
Liste des critères disponibles
Critère | Titre du groupe ou description de la ligne fusionnée |
Une seule ligne (fusion uniquement) | « Transports du mois » |
Lieu de chargement et lieu de livraison | Nom de l’adresse et ville de chargement et de livraison |
Lieu de chargement | Nom de l’adresse et ville de chargement |
Lieu de livraison | Nom de l’adresse et ville de livraison |
Conducteur | Nom du conducteur |
Plaque du tracteur | Immatriculation du tracteur |
Plaque de la remorque | Immatriculation de la remorque |
Référence donneur d’ordre | Première référence uniquement |
Référence transporteur | Première référence uniquement |
Prix unitaire | Prix unitaire |
Libellé | Nom du libellé |
Marchandises | Marchandise transportée |
Date (création, chargement ou livraison) | Date choisie [À CONFIRMER : regroupement par jour, semaine ou mois ?] |
Ce que vous obtenez en groupant
Chaque groupe affiche :
le titre du groupe (la valeur du critère) ;
le nombre de transports ;
le poids total ;
le sous-total du prix.
Sous le titre, chaque transport reste visible sur sa propre ligne. Le modèle de facture s’applique toujours à ces lignes. Dans chaque groupe, les transports sont triés par date de livraison (réelle, sinon planifiée, sinon demandée).
Par exemple, la facture ci-dessous contient 3 transports qui ont été regroupés par le critère : site d'enlèvement & site de livraison
💡 Astuce
Groupez quand votre client veut vérifier chaque transport tout en ayant des sous-totaux, par exemple par chantier ou par site de livraison.
👇 À quoi ressemble la facture quand je groupe ?
👇 À quoi ressemble la facture quand je groupe ?
En regroupant, une nouvelle ligne s'affiche avec :
titre du groupe
nombre de transports regroupés
sous-total prix
Au sein du groupe, chaque transport est visible et le modèle de facture reste applicable.
Par exemple, la facture ci-dessous contient 3 transports qui ont été regroupés par le critère : site d'enlèvement & site de livraison
👉 Les transports sont classés par date de livraison (réelle, planifiée ou demandée).
Ce que vous obtenez en fusionnant
Tous les transports ayant la même valeur pour le critère sont réunis sur une seule ligne. Cette ligne additionne :
le prix : toutes les lignes de prix de chaque transport (fret, options, frais annexes) ;
la surcharge carburant : les montants d’indexation de chaque transport
la quantité : par exemple, 3 transports au forfait donnent « 3 », et 3 transports de 30 t facturés au poids donnent « 90 t ».
ℹ️ Information
Le prix unitaire ne s’affiche que s’il est le même pour tous les transports fusionnés.
La description de la ligne reprend la valeur du critère. Pour la modifier, survolez la ligne, puis cliquez sur le crayon.
La description est personnalisable si vous souhaitez apporter plus de détails, cliquez sur le stylo pour l'éditer.
⚠️ Attention
Une ligne fusionnée n’affiche plus le détail des transports (références, dates, lieux). Si votre client a besoin de rapprocher la facture de ses commandes, préférez le regroupement, ou ajoutez les références dans la description.
👇 À quoi ressemble la facture quand je fusionne ?
👇 À quoi ressemble la facture quand je fusionne ?
En fusionnant, la description de la ligne prend le nom du critère choisi :
Pour les lieux de chargement et livraison : le nom de l'adresse et la ville s'affichent.
Pour les références : seule la 1ʳᵉ référence s'affiche.
Pour la quantité facturée : la somme des quantités de transport fusionnées.
Exemple :
Je fusionne 3 transports facturés au forfait, la quantité affichera "3"
Je fusionne 3 transports de 30 tonnes chacun, facturés au poids, la quantité affichera "90T"
ℹ️ Information
Le prix unitaire s'affiche dans le cas où les transports fusionnés ont le même prix unitaire ; si le prix unitaire est différent, il ne s'affiche pas.
ℹ️ Export comptable
Grouper ou fusionner des lignes ne change que l’affichage de la facture. Dans l’export comptable, chaque ligne de prix garde son code comptable.
Définir un délai de paiement par client
Chemin : Carnet d’adresses > Fiche du partenaire > Facturation > Délai de paiement par défaut
Saisissez le délai de ce client (par exemple 20, 30 ou 40 jours).
Enregistrez.
À la finalisation de la facture, Dashdoc calcule la date d’échéance à partir de ce délai. Vous pouvez encore la modifier à la main.
⛔ Ce qui n’est pas possible
Fusionner des lignes qui ont des taux de TVA différents : elles restent séparées.
Modifier la personnalisation d’une facture finalisée : Créez un avoir, puis une nouvelle facture.
Ça ne marche pas ?
« Certaines lignes ont été exclues de la fusion »
« Certaines lignes ont été exclues de la fusion »
Cause : certains transports ne correspondent pas à une seule valeur du critère. Par exemple, une rupture de charge avec deux conducteurs ou deux immatriculations.
Solution : choisissez un autre critère, ou modifiez la description des lignes exclues.
Les lignes ne se fusionnent pas
Les lignes ne se fusionnent pas
Cause : les lignes de prix ont des taux de TVA différents.
Solution : vérifiez les taux de TVA des transports, ou facturez-les sur des factures séparées.