Vous avez besoin d'étendre votre capacité en affrétant un partenaire ?
Vous souhaitez :
maîtriser votre marge,
communiquer simplement avec vos affrétés,
avoir les données terrains de vos transports sous-traités qui remontent en temps réel
Que votre donneur d'ordre ait la même qualité de remonté d'informations tout en restant discret sur l'appel d'un prestataire tiers
C'est possible avec le TMS Affrètement Dashdoc !
Avec l'affrètement, vous aurez une traçabilité et une maitrise du transport affrété de A à Z, ainsi qu'une communication centralisée vous assurant un réel gain de temps !⏱️
Vous êtes déjà client Dashdoc et cette fonctionnalité vous intéresse ?
Vidéo explicative :
❓ Comment sous-traiter depuis Dashdoc ?
Au moment de planifier votre transport, vous allez peut-être faire le choix de confier ce transport à l'un de vos affrétés. Depuis votre TMS Dashdoc, vous avez la possibilité de sous-traiter un transport, simple ou complexe, ou un voyage.
▶︎ Sous traiter un transport :
Depuis le détail d'un transport :
Depuis la page de votre transport dans la catégorie "À Planifier" :
Dans "Moyens" : Cliquez sur "Planifier ou sous-traiter"
Sélectionnez "Sous-traiter"
Depuis le puits des transports à planifier :
Sélectionnez les transports dans le puits des transports à planifier
Cliquez sur "Planifier ou sous-traiter "-> "Sous traiter"
Complétez la page de sous-traitance en indiquant le nom de votre affrété, le contact et le coût
▶︎ Sous-traiter un voyage :
Depuis le menu "Planning", une fois votre voyage créé :
Dans "Moyens" : Cliquez sur "Planifier ou sous-traiter"
Sélectionnez "Sous-traiter"
Pour en savoir plus sur les voyages, c'est par ici 👈 !
Attribution manuelle
Sélectionner le transporteur dans la liste et saisissez votre prix à la main dans la partie Coût.
💡 Vous avez également accès à l'historique d'attribution : un transporteur, ainsi que le tarif peuvent ainsi être re-sélectionner pour attribuer la même ressource à un transport.
Si une grille tarifaire d'achat est paramétrée pour un transporteur sous-traitant, elle s'appliquera automatiquement sur le transport. Pour en savoir plus sur les grilles tarifaires, c'est par ici 👈
Proposition automatique
Vous pouvez importer les tarifs pratiqués par vos affrétés dans Dashdoc pour que l'on vous propose les transporteurs avec leurs prix.
Pour cela, vous devez télécharger ces deux fichiers et les renvoyer avec vos données à votre chef de projet.
L'historique des cinq derniers transports s'affiche avec les coûts par transport. Cela vous permet de connaître rapidement les tarifs pratiqués dernièrement.
Envoi de la confirmation d'affrètement
Sélectionnez le transporteur à affréter et choisissez le moment le plus adapté pour envoyer la confirmation d'affrètement :
Si vous cochez la case "Envoyer la confirmation d'affrètement" : la commande et la confirmation d'affrètement sont envoyées automatiquement. Vous retrouverez votre transport dans le menu "Affrètement / En attente de validation".
Si vous décochez la case "Envoyer la confirmation d'affrètement" : la confirmation d'affrètements n'est pas générée et la commande se trouve dans : "Affrètement / À envoyer au transporteur".
💡 La confirmation d'affrètement est envoyée dans la langue de votre contact (paramétrée dans le carnet d'adresses)
Visualiser le mail envoyé
Visualiser le mail envoyé
Lorsque votre transporteur accepte de prendre en charge le transport, vous recevrez un mail pour vous en informer.
Visualiser le mail envoyé
Visualiser le mail envoyé
Lorsque votre transporteur refuse de prendre en charge le transport, vous recevrez un mail pour vous en informer.
Visualiser le mail envoyé
Visualiser le mail envoyé
Si vous avez l'option "portail transporteur invité", votre transporteur pourra envoyer le transport sur l'application mobile de son conducteur. Ainsi, vous aurez la visibilité en temps réel sur l'exécution du transport comme si c'était un camion de votre flotte.
☝️ Lorsque l'affrètement est créé, deux transports sont alors disponibles et synchronisés ensemble. Cela permet à chacun de voir uniquement les informations qui le concernent :
Un transport "parent" sur lequel vous figurez en transporteur. C'est ce transport qui est visible de votre client sur le portail invité.
Un transport "enfant" sur lequel votre partenaire affrété figure en transporteur. C'est votre société qui figure alors en client donneur d'ordre.
Cela permet à votre client de retrouver toutes les informations sur son suivi de transport : votre partenaire affrété met à jour le transport, et toutes les informations et les documents sont synchronisés sur le transport "parent" initial (poids, heures réelles, réserves, documents...).
Le lien d'affrètement est visible sur les transports grâce à ces indications :
Plusieurs solutions s'ouvrent à vous pour récupérer les informations de transports :
📚 Gestion des documents affrétés
En tant que transporteur du transport parent, vous pouvez désormais supprimer, modifier et reclasser les documents ajoutés par vos sous-traitants sur les transports enfants.
Comment ça fonctionne :
Lorsque vous supprimez un document du transport parent, il est retiré de la vue du transport parent et masqué pour vos clients
Le document existe toujours sur le transport enfant : votre sous-traitant peut encore le consulter de son côté
Le bouton de suppression est disponible pour tous les documents téléchargés par vos sous-traitants
Pour résumer :
Action | Sur le transport parent | Sur le transport enfant |
Suppression | Le document n'apparaît plus et n'est plus visible par votre client | Pas de modification |
Modification | Le document est mis à jour selon vos modifications | Pas de modification |
💡 Cas d'usage : votre sous-traitant ajoute un document contenant la CMR, la facture et la confirmation d'affrètement et le classe comme « CMR ». Ce document sera alors visible par votre client final. Vous pouvez supprimer ou reclasser ce document pour éviter que votre client final ne voie l'ensemble de ces informations.
✏️ Modifier ou annuler un affrètement
Si une des informations renseignées est erronée, vous pouvez la modifier dans votre affrètement. Un mail sera envoyé de manière instantanée à votre affrété avec les nouvelles informations.
Pour annuler votre affrètement, vous pouvez cliquer sur la croix dans la case "moyens" :
Une fois la première activité commencée, toute modification apportée ne sera pas reflétée dans la confirmation d’affrètement.
🔎 Où retrouver ses transports affrétés ?
Vous pouvez identifier facilement les transports que vous avez sous-traités, car ils se trouvent dans la catégorie "Affrètement." et grâce à l'icône ci-dessous.
Vous pouvez également filtrer par transporteur, pour ne sélectionner que les commandes clients ou que les transports affrétés :
Vous pouvez passer de la commande "fille" (affrétée) à la commande "mère" (commande initiale entre votre donneur d'ordre et vous) en cliquant sur le lien en haut de votre écran
En cliquant sur le lien, vous passez directement d'un transport à l'autre :
Vous pouvez aussi les retrouver via le planning affrètement, cela vous permet de retrouver simplement et rapidement vos transports !
🗂 Dupliquer un affrètement sur Dashdoc
En un clic, dupliquez votre couple "parent / enfant" pour gagner du temps lors de la création de vos ordres de transport. Pour cela, ouvrez le détail du transport parent ou enfant, puis cliquez sur "Dupliquer" :
Sélectionnez ensuite la section "Transport et Affrètement". Configurez les informations à dupliquer ainsi que la date de la première activité.
☝️ Notez que cette action dupliquera deux ordres de transport : un transport "parent" pour votre donneur d'ordre final et un transport "enfant" à destination de votre transporteur affrété.
⚠️ Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les duplications simples.
💰 Comment maitriser sa marge sur ses transports sous-traités ?
Découvrez comment piloter et appliquer automatiquement une marge de sous-traitance dans cet article.
Vous n'utilisez pas encore le TMS Dashdoc et vous aimeriez en savoir plus sur notre solution ?