ℹ️ En bref
Facturez vos transports directement depuis Dashdoc, dès qu’ils sont terminés et contrôlés. Vous créez d’abord un brouillon, modifiable, puis vous le finalisez. Comptez quelques minutes par facture.
Comment facturer ? Vidéo :
Avant de commencer
Vos transports doivent être au statut « Contrôlé ». Voir Contrôler ses transports dans Dashdoc.
Votre rôle doit donner accès à la facturation. Le rôle d’exploitant seul ne le permet pas : demandez à l’administrateur de votre compte de modifier votre rôle.
Si vous êtes connecté à un logiciel de facturation tiers (Pennylane, Billit…), le brouillon se prépare dans Dashdoc. Il n’est envoyé au logiciel qu’une fois finalisé.
Préparez vos factures brouillon (pro forma)
☝️ À savoir avant de facturer :
Vous pouvez annuler, modifier, compléter une facture au statut "brouillon" dans Dashdoc.
Une fois la facture au statut "finalisé", il faut faire un avoir pour l'annuler, pour respecter votre comptabilité.
Si vous êtes connecté à un logiciel tiers, la facture "brouillon" se fait dans Dashdoc, elle n'est pas envoyée dans l'outil de facturation tant qu'elle a ce statut.
Étape 1 : Sélectionner les transports à facturer
Chemin : Facturation de ventes > Factures
Les transports contrôlés apparaissent dans le puits des transports à facturer, à droite de l’écran.
Filtrez par période, client, site de chargement ou de livraison, ou libellé.
Vous pouvez aussi utiliser la barre de recherche (par exemple : référence donneur d’ordre).
Cochez le ou les transports à facturer. Le montant total et le nombre de transports sélectionnés pour un même client s’affichent en bas à gauche.
Étape 2 : Créer le brouillon de facture
Avant de valider, vous pouvez :
Créer une facture par transport avec « Dégrouper par transports » ;
Ajouter les transports à un brouillon existant avec « Ajouter à une facture existante » ;
Retirer des transports de la sélection.
Cliquez ensuite sur « Créer brouillon de facture »
La facture apparaît au statut « Brouillon » dans la liste des factures. Un PDF pro forma est disponible en bas de la page. Elle se met à jour automatiquement à chaque modification.
Étape 3 : Compléter et ajuster le brouillon
Depuis la page du brouillon, vous pouvez :
Ajouter des transports
Cliquez sur « Ajouter un transport ».
Un panneau latéral affiche les transports à facturer du même client à facturer. Sélectionnez-les, puis confirmez.
Modifier le prix d’un transport
Sans le retirer du brouillon : depuis la page du transport, depuis la page de la facture : survolez la ligne et cliquez sur l'étiquette, ou en masse depuis la liste des transports.
Modifier la description d’une ligne
Survolez la ligne, puis cliquez sur le crayon. Modifiez les informations telles que vous souhaitez qu'elles apparaissent.
Voici les informations qui apparaissent par défaut par transport sur votre facture :
Pour les transports de marchandises : | Pour les transports en location : |
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|
Ajouter une ligne
Trois choix s'offrent à vous :
Ajouter une ligne de facture, pour facturer une prestation supplémentaire, en plus des transports présents sur le brouillon
Ajouter ou mettre à jour la surcharge carburant :
👉 Voir Paramétrer une surcharge carburant dans Dashdoc.Ajouter une ligne de texte manuelle
Grouper ou fusionner les lignes
Regroupez les transports selon un critère (nombre, tarif et poids additionnés), ou fusionnez-les sur une seule ligne.
👉 Voir Personnalisez vos factures !.
Personnaliser la facture
Modèle de facture, RIB, langue du PDF, affichage de la surcharge carburant et de l’empreinte carbone. Ces choix sont enregistrés par client.
👉 Voir Personnalisez vos factures !.
ℹ️ Dès que vous procédez à une modification du brouillon : ajout de lignes de prix, modification de données, ajout de l'indexation carburant... la pro forma est mise à jour automatiquement.
Étape 4 : Finaliser la facture
Vérifiez le PDF pro forma.
En haut à droite, cliquez sur « Finaliser ».
Une facture finalisée ne peut plus être éditée ! Un avoir devra être créé pour la rectifier en cas d'erreur ou de modification.
Vérifiez la date de facturation (date du jour par défaut) et la date d’échéance (30 jours par défaut).
Confirmez avec « Finaliser la facture ».
La facture finalisée reçoit son numéro définitif et peut être partagée avec votre client !
Découvrir comment procéder : 👉 Partager vos factures
⛔ Ce qui n’est pas possible
Modifier ou supprimer une facture finalisée : créez un avoir pour l’annuler en comptabilité.
Modifier le prix d’un transport rattaché à une facture finalisée : passez aussi par un avoir.
Pour gérer vos transports de la saisie à la facturation, Dashdoc s'est connecté à plusieurs logiciels de facturation (Pennylane, Billit, Sage 100C,...)
Pour en savoir plus sur la connexion avec d'autres outils de facturation, contactez-nous.