Pourquoi facturer depuis Dashdoc :
Gain de temps ⏱️
Fluidité de process 🙌
Gain de trésorerie en facturant dès le transport terminé 🧾
Maitrise de la rentabilité 📊
Comment facturer ? Vidéo :
Vos transports sont terminés ? Il est maintenant temps de les contrôler.
Cette étape est indispensable pour envoyer vos transports en facturation, cela va vous permettre de faire une dernière vérification des informations du transport (documents, poids, prix...).
Pour savoir comment contrôler vos transports, rendez-vous sur cet article.
Préparez vos factures brouillon (proforma)
☝️ À savoir avant de facturer :
Vous pouvez annuler, modifier, compléter une facture au statut "brouillon" dans Dashdoc.
Une fois la facture au statut "finalisé", il faut faire un avoir pour l'annuler, pour respecter votre comptabilité.
Si vous êtes connecté à un logiciel tiers, la facture "brouillon" se fait dans Dashdoc, elle n'est pas envoyée dans l'outil de facturation tant qu'elle a ce statut.
Comment créer un brouillon de facture ?
1 - Rendez-vous dans l'onglet "Facturation de ventes"
Lorsque les transports sont contrôlés, ils apparaissent dans le puit de transports à facturer, sur la droite.
2 - Utilisez les filtres
Sélectionnez les transports en fonction de différents critères : période, client, sites de chargement/livraison, libellés.
Sinon, utilisez directement la barre de recherche (ex : recherche par référence donneur d'ordre).
3 - Sélectionnez les transports que vous souhaitez intégrer au brouillon en cochant la case à gauche
Le montant total des OT sélectionnés pour un même client s'affiche en bas à gauche.
Puis, cliquez sur suivant.
Avant de créer votre brouillon de facture, vous avez la possibilité de :
créer une facture par transport via le bouton "Dégrouper par transports"
ajouter les transports à un brouillon déjà existant via le bouton "Ajouter à une facture existante"
retirer du brouillon de facture, pour annuler le brouillon
Enfin, cliquez sur "créer brouillons de facture" !
4 - La facture se crée en statut "brouillon" dans la liste des factures
En créant la facture brouillon, vous retrouvez en bas de la page une proforma PDF que vous pouvez télécharger.
Dès que vous procédez à une modification du brouillon : ajout de lignes de prix, modification de données, ajout de l'indexation carburant... la proforma est mise à jour automatiquement.
⚠️ Vous ne pouvez plus modifier le transport une fois qu'il est utilisé sur un brouillon de facture.
Si vous avez besoin d'enlever un transport d'un brouillon ou de faire des modifications de référence ou de prix sur un transport, vous devez le supprimer du brouillon :
Le transport retombe alors dans le puit de transport à facturer, en statut "Contrôlé".
Personnalisez vos factures
1 - Modifiez les informations relatives à la description du transport
Voici les informations qui apparaissent par défaut par transport sur votre facture.
Pour les transports de marchandises : | Pour les transports en location : |
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Pour modifier la description d'un transport manuellement, passez la souris sur une ligne de transport et cliquez sur le crayon.
Vous pouvez ensuite modifier le champ de description librement :
2 - Personnalisez vos modèles de facture
Vous souhaitez personnaliser la description de vos transports sur vos factures pour correspondre aux attentes de vos clients ? Utilisez les modèles de facture !
Cette fonctionnalité vous permet d'automatiser et d'uniformiser vos factures, que ce soit pour pour plusieurs clients ou pour chaque client séparément.
Pour comprendre comment paramétrer des modèles de facture : cliquez ici !
Pour appliquer ou modifier le modèle facture qui s'applique à votre brouillon, cliquez sur le bouton Personnaliser.
Cliquez sur la liste déroulante "modèles de facture" et choisissez le modèle souhaité.
D'autres choix de personnalisation sont disponibles :
Le RIB
La langue du PDF
L'affichage de la surcharge carburant : une ligne par transport ou une ligne en pied de facture
L'affichage de l'empreinte carbone
C'est choix de personnalisation sont sauvegardés par client !
3 - Ajoutez des lignes de facture ou une surcharge carburant
Une fois vos transports ajoutés, vous pouvez également ajouter d'autres lignes à votre brouillon de facture.
Trois choix s'offrent à vous :
ajouter une ligne de facture, pour facturer une prestation supplémentaire, en plus des transports présents sur le brouillon
ajouter ou mettre à jour la surcharge carburant : découvrez comment l'utiliser en cliquant ici !
ajouter une ligne de texte
4 - Réorganiser les lignes de facture
Vous pouvez choisir de grouper ou fusionner vos lignes de facture en fonction de différents critères :
Grouper :
Les transports seront regroupés sur votre facture en fonction du critère choisi. Le nombre de transport, le tarif et le poids sont additionnés dans cette ligne :
Fusionner
Les transports seront fusionnés sur une ligne en fonction du critère choisi. Si vous choisissez "Une seule ligne", tous les transports du brouillon seront fusionnés :
Vous pouvez modifier la description manuellement :
À chaque modification, votre brouillon PDF (en bas de la page) se met à jour automatiquement.
Vous pouvez télécharger ce PDF à tout moment pour le vérifier avant de finaliser la facture.
Finalisez vos factures
Votre facture est complète ? Les informations sont bien correctes sur la proforma ?
Il est temps de finaliser vos factures !
Rendez-vous sur la page de votre facture brouillon, puis en haut à droite, cliquez sur le bouton Finaliser.
Par défaut, la date de facturation correspond à la date du jour, mais vous pouvez la modifier. La date d'échéance est calculée automatiquement à 30 jours, mais cela est également personnalisable :
⚠️ En cliquant sur "Finaliser la facture", vous validez définitivement votre facture.
Seule l’émission d’un avoir permet d’annuler la facture sur le plan comptable.
C'est terminé ! 👌
Vous pouvez maintenant partager la facture à votre client !
Pour découvrir comment partager la facture et ses documents depuis Dashdoc, cliquez ici !
Pour gérer vos transports de la saisie à la facturation, Dashdoc s'est connecté à plusieurs logiciels de facturation (Pennylane, Billit, Sage 100C,...)
Pour en savoir plus sur la connexion avec d'autres outils de facturation, contactez-nous.
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