Depuis le carnet d'adresses, vous pouvez :
Créer de nouvelles sociétés partenaires (donneurs d'ordre, client à facturer, transporteurs,...)
Modifier des informations liées à des sociétés partenaires (adresse de facturation,...)
Créer et inviter des contacts de suivi à suivre les transports sur leur portail invité
Ajouter des protocoles de sécurité liés à des points logistiques
Gérer vos signataires
Le carnet d'adresses Dashdoc se découpe en quatre catégories :
les Partenaires,
les Points logistiques,
les Contacts
les Documents.
🤝 Les Partenaires
Cette entrée regroupe vos donneurs d'ordre, vos transporteurs et les autres sociétés rattachées uniquement à des points logistiques.
Un même partenaire peut cumuler plusieurs types : Ouvrez sa fiche et ajustez son type dans la partie Informations et Type.
✨ Chaque fiche partenaire s'organise en trois onglets : Général, Contacts et Documents, auxquels s'ajoute, pour les donneurs d'ordre, un onglet Relation de transport.
L'onglet Général
Il rassemble les informations de la société. Son contenu varie selon le type :
🏦 Pour les Donneurs d'ordre
Pour chaque donneur d'ordre, vous retrouvez un onglet général composé de 7 blocs
Un bloc sur les informations administratives
Un bloc avec l'adresse de facturation où vous pouvez choisir :
d'utiliser l'adresse administrative en adresse de facturation
d'utiliser un autre adresse en adresse de facturation
de rendre cette société non facturable
Un bloc carte avec l'emplacement du donneur d'ordre
Un bloc Ressources : nombre de contacts, points logistiques, documents, grilles tarifaires, surcharges carburant
Un bloc avec un lien vers les points logistiques liés à ce donneur d'ordre
Un bloc Notes
Un bloc libellé
🚛 Pour les Transporteurs
Pour chaque transporteur, vous disposez d'une fiche entreprise qui contient 5 blocs :
Un bloc sur les informations administratives
Un bloc qui concerne les contacts :
Vous y retrouverez vos contacts invités sur le portail web et les contacts de suivi de vos transports.
Vous pouvez indiquer quelle fonction a chaque contact et ainsi identifier clairement qui fait quoi chez ce transporteur
un bloc avec un lien vers les adresses d'enlèvement et de livraison liées à ce transporteur
Un bloc qui présente les chiffres clés et les indicateurs de ponctualité du partenaire transporteur, depuis le début de vos relations via Dashdoc
Un bloc Notes où les informations sont visibles à la création d'un transport ou d'une sous-traitance
🏢 Pour les "Autres sociétés"
Ce sont des sociétés qui ne sont ni transporteurs ni donneurs d'ordre avec lesquels vous collaborez. Chaque fiche société est composée de 3 blocs :
Un bloc sur les informations administratives
Un bloc contacts :
Vous y retrouverez vos contacts invités sur le portail web et les contacts de suivi de vos transports.
☝ NB : Les contacts sont rattachés à la fiche société et cette entreprise peut avoir plusieurs points logistiques qui lui sont rattachés. Les contacts invités de l'entreprise auront accès aux flux pour lesquels vous avez collaboré pour l'ensemble des adresses rattachées à cette fiche entreprise.
Un bloc sur les points logistiques rattachés à cette entreprise (à travers lequel vous pourrez venir modifier les adresses en elles-mêmes, leur géolocalisation, les contacts signataires associés...)
📚 L'onglet Contacts
Il liste les contacts rattachés à la société : contacts invités sur le portail web et contacts de suivi de vos transports.
Un panneau Statut y récapitule les compteurs de la fiche (contacts, activés, invitations en attente d'acceptation, non invités).
☝ NB : les contacts sont rattachés à la fiche société. Une même entreprise peut avoir plusieurs points logistiques (ou adresses) rattachés. Les contacts invités ont accès aux flux pour lesquels vous avez collaboré, pour l'ensemble des points logistiques rattachés à cette fiche.
📎 L'onglet Documents
Il rassemble les pièces téléversées dans la fiche (Kbis, grille tarifaire, contrat, attestations, etc.).
L'onglet Relation de transport
Pour les donneurs d'ordre uniquement, il présente les relations de transport prédéfinies pour ce partenaire.
🏭 Les Points logistiques
Cette entrée regroupe tous les points logistiques qui ont été utilisés lors de vos transports. Vous pouvez y chercher des adresses par nom d'entreprises auxquelles elles sont rattachées.
Depuis cet onglet, vous pouvez :
Créer/supprimer des points logistiques
Voir les éventuels signataires qui sont rattachés à ce point et qui interviendront lors de la signature de la e-CMR
Voir si des protocoles de sécurité sont attachés via un filtre dédié
Voir si les coordonnées GPS sont vérifiées via un filtre dédié
Voir si des instructions de site sont ajoutées via un filtre dédié
En cliquant sur l'un d'eux, vous accédez à la fiche dédiée.
Depuis cette fiche, vous pouvez :
Lier le point logistique à un Partenaire
Ajouter les protocoles de sécurité liés au site en question (qui seront envoyés à vos conducteurs)
Ajouter des instructions de site
Voir le temps moyen passé sur site
Ajouter le lien vers le site de prise de rendez-vous Dashdoc Flow
Vérifier la géolocalisation de vos adresses
Supprimer cette adresse (à condition qu'elle ne soit pas liée à une société ou que l'entreprise à laquelle elle est liée présente une autre adresse de référence)
👉 Pour en savoir plus, cliquez ici
👨💼 Les Contacts
L'onglet "Contacts" dans Dashdoc vous permet de retrouver :
vos contacts de suivi transporteurs, donneurs d'ordre ou attachés à un site d'enlèvement et de livraison qui reçoivent les notifications de mails, toutes sociétés confondues
vos contacts invités sur le portail Dashdoc
📁 Les Documents
Cette entrée regroupe l'ensemble des documents rattachés à vos contacts et partenaires, pour les retrouver au même endroit plutôt que fiche par fiche.
⚙️ Fonctionnalités disponibles
Créer et gérer vos partenaires
Depuis l'entrée Partenaires, vous pouvez créer de nouvelles sociétés (donneurs d'ordre, clients à facturer, transporteurs, etc.) et modifier leurs informations.
Vous pouvez également filtrer les partenaires et enregistrer une vue pour retrouver facilement vos filtres récurrents.
Configurer l'adresse de facturation
Le donneur d'ordre est la société qui a demandé le transport ; le client à facturer est celle qui reçoit la facture.
Dans la plupart des cas, l'adresse de facturation est identique à l'adresse administrative ; elle est d'ailleurs complétée automatiquement à la création d'un transport lorsque le donneur d'ordre est facturable (Section facturation sur l'onglet général).
Pour la modifier, cliquez sur le bloc Facturation de l'onglet Général. Par défaut, l'adresse administrative est reprise ; si vous la modifiez, l'adresse de facturation n'est pas mise à jour automatiquement. Décochez ce paramètre pour saisir une adresse personnalisée.
💡 Cette adresse apparaîtra sur le PDF de votre facture.
Depuis le même bloc, vous pouvez aussi définir le délai de paiement de vos clients (30 jours par défaut).
Gérer vos contacts
➕ Ajouter un contact
Depuis l'onglet Contacts d'une fiche partenaire ou depuis l'entrée Contacts, cliquez sur « Nouveau contact » / « Ajouter un contact ». Seul le nom est obligatoire (pour une adresse générique, saisissez par exemple « Facturation »).
Renseignez l'e-mail si vous souhaitez sélectionner le contact comme contact de suivi des transports, de partage des factures ou de relance. Définissez enfin un rôle :
Exploitation et/ou Direction pour qu'il soit proposé comme contact de suivi des transports ;
Facturation, puis « Contact de partage des factures » et/ou « Contact de relance facturation ».
Vous pouvez aussi préciser la fonction de chaque contact pour identifier clairement qui fait quoi (utile en particulier pour les transporteurs).
✉️ Inviter un contact
Depuis l'onglet Contacts d'une fiche, invitez un contact à suivre les transports sur son portail invité.
☝ Selon vos droits, un message peut indiquer que vous êtes la seule personne autorisée à inviter des contacts sur cette société. Dans ce cas, invitez directement tous les contacts nécessaires : les personnes que vous invitez ne pourront pas inviter à leur tour.
✏️ Modifier un contact depuis la liste
Vous pouvez modifier les informations d'un contact directement depuis cette page. Pour cela, cliquer sur le détail d'un contact > Modifier les informations > Cliquer sur "Enregistrer".
🔍 Filtrer et rechercher des contacts
Utilisez les filtres pour affiner votre liste :
Par entreprise : Sélectionnez une ou plusieurs entreprises pour afficher uniquement leurs contacts (les entreprises abonnées sont identifiées par un logo bleu)
Par statut d'invitation : Filtrez les contacts en attente d'invitation, actifs, non invités, ou combinez plusieurs statuts
Par langue
Par préférences de facturation : Identifiez les contacts de partage de factures et de relances
Par informations manquantes : Filtrez les contacts sans email ou sans numéro de téléphone
📤 Exporter vos contacts
Sélectionnez tout ou partie de vos contacts et exportez-les au format Excel. Vous retrouvez vos exports via « Mes exports », en haut à droite.
Actions de masse
Sélectionnez plusieurs contacts pour les supprimer ou mettre à jour leurs préférences de notification (partage et relance des factures).
👉 Pour en savoir plus à ce sujet vous pouvez consulter cet article
Ajouter et suivre les documents
Ajouter un document
Téléversez vos pièces directement dans l'onglet Documents de la fiche d'un partenaire (Kbis, grille tarifaire, contrat, fiche d'information client, etc.).
L'intérêt :
➡️ une centralisation en un seul endroit,
📍 une accessibilité depuis la fiche (documents visibles uniquement par votre entreprise)
🗂️ la fin des recherches dans les e-mails ou GED externes ; de quoi faciliter l'onboarding, les audits et le suivi quotidien.
Suivre les dates d'échéance
Renseignez une date d'échéance par document pour garder le contrôle sur leur validité :
Dans l'onglet Documents du partenaire :
Les documents expirés affichent un badge rouge "expiré" dans la liste
Vous pouvez trier par date d'échéance pour repérer les documents arrivant bientôt à expiration
La colonne "Dernière mise à jour" indique quand le document a été modifié pour la dernière fois
Dans la liste des partenaires :
Un compteur de documents expirés apparaît pour chaque partenaire concerné
Passez la souris dessus pour voir un rappel des documents à réviser
Cliquez sur ce compteur pour accéder directement à l'onglet Documents du partenaire
Utilisez le filtre d'alertes pour n'afficher que les partenaires ayant des documents expirés
Triez vos partenaires par date d'expiration
Lors de vos opérations :
Un avertissement s'affiche à la création d'un ordre de transport si le partenaire sélectionné possède des documents expirés
Un avertissement similaire apparaît lors de la facturation avec un partenaire dont les documents sont périmés
💡 Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les documents de conformité (attestations d'assurance, licences de transport, certifications de sous-traitance) dans le cadre du devoir de vigilance.
❓ FAQ
Pourquoi je ne trouve pas mon client dans les clients à facturer ?
Il peut arriver que votre client n'apparaisse pas, ou qu'un message indique que la société n'est pas facturable. Vérifiez qu'il a bien le type « donneur d'ordre » et que le bloc Facturation n'affiche pas ce message. Si c'est le cas, cliquez sur ce bloc pour rendre la société facturable. Voir cette partie de l'article
Pourquoi rendre une adresse non facturable ?
Si vous avez besoin de facturer une autre entité que le donneur d'ordre, vous devez rendre le donneur d'ordre non facturable et en créer un nouveau qui lui sera facturable.
Lorsqu’un donneur d’ordre marqué comme non facturable est utilisé dans un transport, le client à facturer du transport n’est pas rempli automatiquement.
Il est donc nécessaire de choisir un autre client à facturer avant de pouvoir facturer ce transport.
Comment modifier un Client à facturer sur un ordre de transport ?
💡 Si vous devez exécuter un transport pour un particulier, et lui facturer le transport, vous devez l'enregistrer en tant que donneur d'ordre
Pas encore client ? Si vous souhaitez découvrir notre solution de documents de transport dématérialisés, dites-le-nous ici :