Pourquoi envoyer des mails de suivi ?
Les mails de suivi Dashdoc permettent d'informer des contacts de suivi donneurs d'ordres, transporteur ou site d'enlèvement / Livraison de l'évolution du statut d'un transport.
Vos partenaires sont notifiés en temps réel de l'avancée du transport
Une fois le transport terminé, vos partenaires peuvent récupérer les documents en un clic
Vous gagnez du temps et gagnez en qualité de service ! 🚀
☝️ Pour offrir une vue globale à vos partenaires, vous pouvez également les inviter sur leur portail invité Dashdoc, pour en savoir plus : cliquez ici
Comment ajouter un contact de suivi sur un transport ?
Ajout à la création de la commande depuis le portail web
Créer une commande.
Ajouter des contacts de suivi pour le :
Donneur d'ordre
Transporteur
Site d'enlèvement
Site de livraison
Enregistrer la commande.
Ajout après la création de la commande :
Rentrer dans la commande et cliquer sur contact de suivi et modifier.
Ajouter vos contacts.
Votre destinataire reçoit un mail avec la lettre de voiture.
Il peut cliquer sur "Voir les détails du transport" pour consulter l'ensemble des informations de la commande.
Pour connaître les emails envoyés, vous pouvez vous référer au tableau en bas de l'article.
Modifier ou supprimer un contact de suivi d'une entreprise
Option 1 : depuis l'onglet "Contacts" de votre menu, vous pouvez rechercher le nom d'un contact et retomber directement aux entreprises auquel ce contact est rattaché
Option 2 : depuis le carnet d'adresse en allant cherche la fiche entreprise à laquelle le contact est rattaché via l'onglet donneurs d'ordre, transporteurs ou via les adresses d'enlèvement ou de livraison
À côté du contact, vous pouvez le modifier avec le petit stylo à condition que vous ne l'ayez pas encore invité à accéder à son portail invité Dashdoc.
☝️Si vous avez déjà invité un contact, mais que vous souhaitez le modifier, vous devez d'abord le supprimer, puis le recréer et l'inviter afin qu'il dispose de nouveaux accès.
Quels mails reçoivent les contacts de suivi ?
Une fois les contacts de suivi renseignés, ils recevront des mails automatiques à différentes étapes du transport :
Le donneur d'ordre recevra un mail :
Au début de la mission
À la fin de la mission
Le transporteur recevra un mail :
À la création de la commande par le donneur d'ordre pour l'accepter ou la refuser
Si le donneur d'ordre annule la commande
Si le donneur d'ordre modifie la commande
Lorsqu'un transport est non terminé (relance pour compléter les informations manquantes)
Le site d'enlèvement et de livraison recevront un mail :
Lorsque la livraison est terminée
Pour plus de détail, vous pouvez vous référer au tableau ci-dessous :
Étape du transport | Interlocuteur qui reçoit une notification | Email reçu |
Création du transport | Contact de suivi transporteur | Nouvelle demande de transport
Visualiser le mail envoyé  |
Commande annulée | Contact de suivi transporteur | Commande annulée
Visualiser le mail envoyé  |
Commande refusée | Contact de suivi donneur d'ordre | Commande refusée
Visualiser le mail envoyé  |
Commande acceptée | Contact de suivi donneur d'ordre | Commande acceptée
Visualiser le mail envoyé  |
Commande mise à jour | Contact de suivi transporteur | Commande modifiée
Visualiser le mail envoyé  |
Chargement site d'enlèvement | Contact de suivi donneur d'ordre | Commande initiée
Visualiser le mail envoyé  |
Fin de l'enlèvement | Signataire | Document de transport signé
Visualiser le mail envoyé  |
Fin de la commande de transport | Contacts de suivi : donneur d'ordre, sites d'enlèvement et de livraison | Livraison terminée
Visualiser le mail envoyé  |
Commande non terminée* | Contacts de suivi transporteur | Mail de relance quotidien Demande d'informations de transport |
Documents manquants* | Contacts de suivi transporteur | Mail de relance hebdomadaire Demande de documents |
Remarques :
Lors d'un groupage/ dégroupage, le contact donneur d'ordre est dupliqué autant de fois qu'il y a de livraisons.
Les mails indiquant que la livraison est terminée ne sont envoyés qu'une fois la totalité du transport terminé.
Les contacts de suivi reçoivent autant de mails indiquant que la livraison est terminée qu'il y a de livraisons dans le transport.
*Pour en savoir plus sur les mails de relance des transporteurs, consultez l'article détaillé
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