🇫🇷 Recevoir vos factures d’achat électroniques dans Dashdoc

ℹ️ En bref
Si Pennylane est votre plateforme de réception, vos factures d’achat électroniques et leurs statuts arrivent automatiquement dans Dashdoc. Dashdoc crée les factures, les rattache à vos fournisseurs et les rapproche de vos affrètements.

Avant de commencer

Votre compte Pennylane doit être créé ou connecté depuis Dashdoc.
👉 Voir Créer ou connecter un compte Pennylane depuis Dashdoc.
Vous devez avoir choisi Pennylane pour la réception, avec l’option « Réception » ou « Émission et réception ».
Vous devez être administrateur.

Étape 1 : Activer l’import automatique

Paramètres > Facturation > Configuration de la facturation > Facturation électronique

Activez l’option « Importer automatiquement les factures d’achat PA Pennylane dans Dashdoc ».
Vos factures arrivent à la prochaine synchronisation.

⚠️ L’import concerne toutes les factures d’achat reçues sur Pennylane : celles liées au transport (affrètement, sous-traitance), mais aussi les autres (carburant, télécom, électricité…).
Les factures reçues avant l’activation sont aussi importées.

Étape 2 : Comprendre la synchronisation

Dashdoc se synchronise avec Pennylane une fois par jour, pendant la nuit.
Pour synchroniser tout de suite, allez dans Facturation d’achat > Factures et cliquez sur « Rafraîchir les factures ».

À chaque synchronisation, Dashdoc :

Crée les nouvelles factures comme factures d’achat ;
Les rattache au fournisseur s’il existe dans votre carnet d’adresses, ou crée un nouveau partenaire fournisseur ;
Met à jour leur statut ;
Les rapproche des affrètements correspondants (disponible pour les plans Avancé et Expert uniquement).

ℹ️ La réception ne se fait pas en temps réel. Une facture arrivée sur Pennylane apparaît dans Dashdoc à la prochaine synchronisation, qu’elle soit automatique ou manuelle.

Étape 3 : Suivre vos factures électroniques

Facturation d’achat > Factures

Repérez les factures électroniques avec la colonne Facture électronique (Oui / Non). « Oui » signifie que la facture a été reçue via votre PA Pennylane. Vous pouvez aussi utiliser le filtre Type de facture.
Consultez leur statut :

Type	Statuts
Statut de facturation	En attente de validation, Approuvée, Refusée (motif obligatoire), En litige
Statut de paiement	Payée, Partiellement payée

Ces statuts se synchronisent automatiquement entre Pennylane et Dashdoc.

Étape 4 : Changer le statut d’une facture

Ouvrez la facture.
Cliquez sur « Plus d’actions ».
Choisissez « Marquer approuvée », « Marquer refusée », « Marquer en litige » ou « Marquer payée ».
Pour un refus, indiquez le motif. Il est obligatoire.

💡 Pour modifier plusieurs factures à la fois, sélectionnez-les dans la liste. Une barre d’actions groupées s’affiche.
👉 Voir Suivre et payer ses factures d’achat.

⛔ Ce qui n’est pas possible

Supprimer une facture électronique.
Alternative : marquez-la refusée avec un motif.
Recevoir dans Dashdoc les factures d’une autre PA.
Alternative : créez la facture à la main ou avec l’IA.
Recevoir les factures en temps réel.
Alternative : cliquez sur « Rafraîchir les factures ».

Ça ne marche pas ?

Une facture reçue sur Pennylane n’apparaît pas dans Dashdoc

Causes probables :
- la synchronisation n’a pas encore eu lieu,
- l’import n’est pas activé,
- Pennylane n’est pas votre plateforme de réception.

Solution : cliquez sur « Rafraîchir les factures ». Si la facture n’apparaît toujours pas, vérifiez l’étape 1 et votre choix de plateforme.

Des factures sans lien avec le transport apparaissent (carburant, télécom…)

Cause : l’import récupère toutes les factures reçues sur Pennylane.

Solution : c’est normal. Utilisez les libellés ou les filtres pour les distinguer.

Vous ne recevez pas vos factures d'achat sur Dashdoc et avez une autre PA que Pennylane.

Cause : C'est normal. Elles n’arrivent pas dans Dashdoc.

Solution : Continuez à les créer comme avant,
avec 👉 Créer vos factures d’achat
ou 👉 Créer une facture d’achat avec l’IA.