ℹ️ En bref
Avec « Assisté par IA », vous importez la facture PDF d’un transporteur. Dashdoc crée la facture d’achat, remplit une partie des informations et rapproche les affrètements. Il vous reste à contrôler.
Avant de commencer
Option disponible pour les offres Avancé et Expert
Vos produits d’achat doivent être paramétrés.
⚠️ À savoir avant d’importer une facture
Vous pouvez pointer un affrètement ou l’ajouter à une facture d’achat uniquement si vous êtes donneur d’ordre sur ce transport.
Si votre transporteur facture via Dashdoc (ou via un outil connecté comme Pennylane ou Billit), c’est lui qui renseigne le numéro de facture. Il s’affiche alors automatiquement sur votre plateforme et vous ne pouvez pas le modifier.
Tant que ce numéro n’est pas renseigné, l’IA ne peut pas rattacher l’affrètement à votre facture d’achat.
Étape 1 : Importer le PDF
Dans Facturation d’achat
Cliquez sur « Assisté par IA ».
Sélectionnez le PDF de la facture du transporteur.
Attendez la fin de la lecture du fichier.
Étape 2 : Vérifier les informations détectées
Quand il les trouve, Dashdoc remplit :
le numéro de facture,
la société émettrice (à partir du numéro de TVA ou du SIRET),
la date d’échéance.
Contrôlez chaque champ.
Saisissez le montant total. Il n’est pas rempli automatiquement, car l’IA ne peut pas deviner le taux de TVA.
Étape 3 : Contrôler les affrètements rapprochés
Dashdoc retrouve les affrètements grâce au numéro de transport indiqué sur la facture. S’il n’y en a pas, il utilise le prix, les dates et les lieux.
Vérifiez la liste.
Ajoutez manuellement un affrètement manquant. La liste est déjà filtrée sur le transporteur émetteur.
Étape 4 : Traiter les alertes
Une alerte s’affiche si :
Le numéro de facture, l’émetteur, le montant total, la date de facturation ou la date d’échéance manque,
Le montant total de la facture diffère du total HT des affrètements,
La facture mentionne plus d’affrètements que la liste.
⛔ Ce qui n’est pas possible
Rapprocher automatiquement un affrètement de plus de 3 mois. Alternative : ajoutez-le manuellement.
Remplir automatiquement le montant total. Alternative : saisissez-le à partir du PDF.
Ça ne marche pas ?
« Aucun affrètement n’est trouvé »
« Aucun affrètement n’est trouvé »
Cause : l’émetteur n’a pas été détecté ou l’a été mal, ou les affrètements ont plus de 3 mois.
Solution : corrigez la société émettrice, puis relancez le rapprochement. Pour un affrètement ancien, ajoutez-le manuellement.
« Un affrètement n’apparaît pas dans le rapprochement »
« Un affrètement n’apparaît pas dans le rapprochement »
Cause : l’une de ces situations.
Votre transporteur facture via Dashdoc et n’a pas encore renseigné son numéro de facture.
Il a renseigné un numéro différent de celui de la facture importée.
Solution : attendez que le transporteur renseigne son numéro de facture, ou vérifiez avec lui le numéro de la facture.