El libro de direcciones de Dashdoc se divide en tres categorías: los Socios, los Puntos logísticos y los Contactos.
Desde el libro de direcciones, podrás:
Crear nuevas compañías socias (donantes, cliente a facturar, transportistas,...)Modificar información relacionada con las compañías socias (dirección de facturación,...)Crear e invitar a contactos de seguimiento a seguir los transportes en su portal invitadoAgregar protocolos de seguridad relacionados con los puntos logísticosGestionar tus firmantes
🤝 Los Socios
Bajo esta categoría, vas a encontrar tus Clientes, tus Transportistas así como las compañías adjuntas únicamente a puntos logísticos.
Puedes filtrar y crear una vista para encontrar fácilmente tus filtros recurrentes:
Puedes añadir un Socio Cliente como Transportista haciendo clic en su ficha cliente y en la parte de Información y Tipo.
📎 Añadir documentos a un socio
Ahora puedes cargar documentos directamente en la ficha de un socio.
➡️ centralización en un solo lugar de documentos esenciales como un Kbis, una tabla de tarifas, un contrato o una hoja de información del cliente.
📍accesibilidad desde la pestaña Documentos en la ficha del socio, y visibles únicamente por los usuarios de tu empresa.
🗂️ Olvídate de buscar en correos electrónicos o sistemas de gestión documental externos: enriquece fácilmente la ficha del socio para facilitar el onboarding, las auditorías o el seguimiento diario.
📅 Seguimiento de las fechas de vencimiento
Para cada documento subido, puedes indicar una fecha de vencimiento. Dashdoc te ayuda así a mantener el control sobre la validez de tus documentos de socios:
En la pestaña Documentos del socio:
Los documentos expirados muestran una etiqueta roja "expirado" en la lista
Puedes ordenar por fecha de vencimiento para identificar los documentos que están a punto de expirar
La columna "Última actualización" indica cuándo se modificó el documento por última vez
En la lista de socios :
Un contador de documentos expirados aparece para cada socio afectado
Pasa el ratón sobre él para ver un recordatorio de los documentos a revisar
Haz clic en este contador para acceder directamente a la pestaña Documentos del socio
Usa el filtro de alertas para mostrar solo los socios con documentos expirados
Ordena tus socios por fecha de expiración
Durante tus operaciones:
Aparece una advertencia al crear una orden de transporte si el socio seleccionado tiene documentos vencidos
Aparece una advertencia similar durante la facturación con un socio cuyos documentos están caducados
💡 Esta funcionalidad es especialmente útil para gestionar los documentos de conformidad como las certificaciones de seguro, los carnés de conducir de transporte o las certificaciones de subcontratación en el marco del deber de vigilancia.
🏦 Los clients & direcciones de facturación
En las páginas "Clientes", encontrarás las fichas de las empresas:
los remitentes con los que colaboras
las direcciones de facturación asociadas a estos remitentes
Cada ficha de remitente agrupa 2 pestañas:
Una pestaña general con 7 bloques:
Un bloque sobre las informaciones administrativas
Un bloque con la dirección de facturación donde puedes elegir:
usar la dirección fiscal como dirección de facturación
usar otra dirección como dirección de facturación
hacer que esta compañía no sea facturable
Un bloque contactos:
Aquí encontrarás tus contactos invitados en el portal web y los contactos de seguimiento de tus transportes.
☝ NB: Los contactos están asociados con la ficha de la compañía y esta empresa puede tener varios puntos logísticos que le están asociados. Los contactos invitados de la empresa tendrán acceso a los flujos para los cuales has colaborado para todos los puntos logísticos asociados a esta ficha de la empresa.
Un bloque tarjeta con la ubicación del remitente
Un bloque con un enlace a los puntos logísticos relacionados con este remitente
Un bloque Notas
Un bloque etiqueta
Una pestaña plantilla de transporte: donde figuran todas las plantillas de transporte que has predefinido para este socio.
¿Qué es una dirección de facturación?
Mientras que el cliente es la compañía que solicitó el transporte, el cliente a facturar es la compañía que va a recibir la factura.
En la mayoría de los casos, esta dirección será la misma que la dirección fiscal, pero a veces, necesitarás una dirección diferente.
Para ahorrarte tiempo, este campo se completa automáticamente al crear un transporte si el cliente es facturable.
¿Cómo se modifica la dirección de facturación?
Haciendo clic en el bloque de facturación, accedes a una interfaz que te permite modificar la dirección:
Por defecto, la dirección fiscal se utiliza como dirección de facturación.
Si la dirección fiscal se modifica, la dirección de facturación no se modificará automáticamente.
Puedes desmarcar este parámetro y proporcionar una dirección de facturación personalizada como se muestra a continuación:
💡 Esta dirección aparecerá posteriormente en el PDF de tu factura.
También puedes definir el plazo de pago de tus clientes. Por defecto, Dashdoc indica 30 días.
¿Por qué hacer que una dirección no sea facturable?
Si necesitas facturar a otra entidad que no sea el "shipper", debes hacer que el "shipper" no sea facturable y crear uno nuevo que sea facturable.
Cuando un "shipper" marcado como no facturable se utiliza en un transporte, el cliente a facturar del transporte no se llena automáticamente.
Por lo tanto, es necesario elegir otro cliente a facturar antes de poder facturar este transporte.
¿Cómo modificar un Cliente a facturar en una orden de transporte?
🚛 Los Transportistas
Para cada transportista, tienes una ficha de empresa que contiene 5 bloques:
Un bloque sobre las informaciones administrativas
Un bloque que concierne a los contactos:
Encontrarás allí tus contactos invitados en el portal web y los contactos de seguimiento de tus transportes.
Puedes indicar qué función tiene cada contacto y así identificar claramente quién hace qué en este transportista.
Un bloque con un enlace a las direcciones de carga y descarga relacionadas con este transportista.
Un bloque que presenta las cifras clave y los indicadores de puntualidad del socio transportista, desde el inicio de tus relaciones a través de Dashdoc.
Un bloque de Notas donde la información es visible al crear un transporte o una subcontratación.
🏢 Las "Otras compañías"
Estas son compañías que no son transportistas ni compradores con las que colaboras. Cada ficha de compañía está compuesta de 3 bloques:
Un bloque sobre las informaciones administrativas
Un bloque de contactos:
Aquí encontrarás tus contactos invitados en el portal web y los contactos de seguimiento de tus transportes.
☝ NB : Los contactos están vinculados al registro de la compañía y esta empresa puede tener varios puntos logísticos asociados. Los contactos invitados de la empresa tendrán acceso a los flujos para los que has colaborado para todas las direcciones vinculadas a este registro de empresa.
Un bloque sobre los puntos logísticos asociados a esta empresa (a través del cual podrás modificar las direcciones en sí mismas, su geolocalización, los contactos firmantes asociados...)
🏭 Los puntos logísticos
Esta entrada agrupa todos los puntos logísticos que se han utilizado durante tus transportes. Puedes buscar direcciones por el nombre de las compañías a las que están asociadas.
Desde esta pestaña, puedes:
Crear/eliminar puntos logísticos
Ver los posibles signatarios que están vinculados a este punto y que intervendrán durante la firma de la e-CMR
Ver si protocolos de seguridad están adjuntos mediante un filtro dedicado
Ver si las coordenadas GPS están verificadas mediante un filtro dedicado
Ver si se han añadido instrucciones de sitio mediante un filtro dedicado
Al hacer clic en uno de ellos, accederás a la ficha dedicada.
Desde esta ficha, puedes:
Vincular el punto logístico a un Socio
Añadir los protocolos de seguridad relacionados con el sitio en cuestión (que serán enviados a tus conductores)
Añadir instrucciones de sitios
Ver el tiempo medio pasado en sitios
Añadir el enlace al sitio de toma de cita Dashdoc Flow
Verificar la geolocalización de tus direcciones
Eliminar esta dirección (a condición de que no esté vinculada a una compañía o que la empresa a la que está vinculada tenga otra dirección de referencia)
Para saber más, haz clic aquí
👨💼La pestaña "Contactos"
La pestaña "Contactos" en Dashdoc te permite encontrar:
tus contactos de seguimiento transportistas, clientes o asociados a un sitio de carga y descarga que reciben notificaciones de correo
tus contactos invitados en el portal Dashdoc
🔍 Filtrar y buscar contactos
Utiliza los filtros para refinar tu lista:
Por empresa: Selecciona una o varias empresas para mostrar solo sus contactos (las empresas suscritas están identificadas por un logo azul)
Por estado de invitación: Filtra los contactos en espera de invitación, activos, no invitados, o combina varios estados
Por idioma
Por preferencias de facturación: Identifica los contactos de compartir facturas y de recordatorios
Por información faltante: Filtra los contactos sin correo electrónico o sin número de teléfono
📤 Exportar contactos
Seleccionando todos o parte de tus contactos, tienes la posibilidad de exportarlos en formato Excel. Encontrarás todos tus exportaciones en la parte superior derecha de tu página "Contactos":
✏️ Modificar un contacto desde la lista
Puedes modificar la información de un contacto directamente desde esta página. Para ello, haz clic en el detalle de un contacto > Modificar la información > Haz clic en "Guardar".
✅ Acciones masivas
Eliminación de contactos
Actualización de las preferencias de notificación (especialmente para el compartido y seguimiento de facturas). Para saber más sobre esto puedes consultar este artículo
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