Desde la libreta de direcciones, puedes:
Crear nuevas empresas asociadas (clientes, cliente a facturar, transportistas, etc.)
Modificar la información relacionada con las empresas asociadas (dirección de facturación, etc.)
Crear e invitar a contactos de seguimiento a seguir los transportes en su portal de invitados
Añadir protocolos de seguridad vinculados a los puntos logísticos
Gestionar tus firmantes
La libreta de direcciones de Dashdoc se divide en cuatro categorías:
los Socios,
los Puntos logísticos,
los Contactos
los Documentos.
🤝 Los Socios
Esta entrada agrupa tus remitentes, tus transportistas y las otras empresas vinculadas únicamente a puntos logísticos.
Un mismo socio puede acumular varios tipos: abre su ficha y ajusta su tipo en la parte Información y Tipo.
Cada socio dispone también de un campo Tercero, que completa el tipo de socio (cliente, transportista, otro) ya elegido. Permite indicar la relación de facturación que tienes con ese socio:
Cliente: le vendes servicios de transporte (facturas de venta).
Proveedor: te factura servicios o mercancías (facturas de compra).
Cliente y proveedor: existen ambas relaciones con esta empresa.
Ninguna de estas opciones: este socio no tiene relación de facturación contigo.
✨ Cada ficha de socio se organiza en tres pestañas: General, Contactos y Documentos, a las que se añade, para los clientes, una pestaña Relación de transporte.
La pestaña General
Reúne la información de la empresa. Su contenido varía según el tipo:
🏦 Para los Remitentes
Para cada Remitente, encontrarás una pestaña general compuesta de 7 bloques:
Un bloque sobre la información administrativa
Un bloque con la dirección de facturación donde puedes elegir:
usar la dirección administrativa como dirección de facturación
usar otra dirección como dirección de facturación
hacer que esta empresa no sea facturable
Un bloque de mapa con la ubicación del cliente
Un bloque Recursos: número de contactos, puntos logísticos, documentos, tablas de tarifas, recargos de combustible
Un bloque con un enlace a los puntos logísticos vinculados a este cliente
Un bloque Notas
Un bloque de etiqueta
🚛 Para los Transportistas
Para cada transportista dispones de una ficha de empresa que contiene 5 bloques:
Un bloque sobre la información administrativa
Un bloque que concierne a los contactos:
Encontrarás allí tus contactos invitados en el portal web y los contactos de seguimiento de tus transportes.
Puedes indicar qué función tiene cada contacto e identificar así claramente quién hace qué en ese transportista.
Un bloque con un enlace a las direcciones de carga y descarga vinculadas a este transportista
Un bloque que presenta las cifras clave y los indicadores de puntualidad del socio transportista, desde el inicio de vuestra relación a través de Dashdoc
Un bloque Notas, cuya información es visible al crear un transporte o una subcontratación
🏢 Para las "Otras empresas"
Son empresas con las que colaboras y que no son ni transportistas ni remitentes. Cada ficha de empresa está compuesta de 3 bloques:
Un bloque sobre la información administrativa
Un bloque contactos:
Encontrarás allí tus contactos invitados en el portal web y los contactos de seguimiento de tus transportes.
☝ NB: Los contactos están vinculados a la ficha de la empresa y esta empresa puede tener varios puntos logísticos asociados. Los contactos invitados de la empresa tendrán acceso a los flujos en los que habéis colaborado, para todas las direcciones vinculadas a esta ficha de empresa.
Un bloque sobre los puntos logísticos vinculados a esta empresa (a través del cual podrás modificar las direcciones en sí mismas, su geolocalización, los contactos firmantes asociados...)
📚 La pestaña Contactos
Lista los contactos vinculados a la empresa: contactos invitados en el portal web y contactos de seguimiento de tus transportes.
Un panel Estado resume los contadores de la ficha (contactos, activados, invitaciones pendientes de aceptación, no invitados).
☝ NB: los contactos están vinculados a la ficha de la empresa. Una misma empresa puede tener varios puntos logísticos (o direcciones) asociados. Los contactos invitados tienen acceso a los flujos en los que habéis colaborado, para todos los puntos logísticos vinculados a esta ficha.
📎 La pestaña Documentos
Reúne los archivos subidos a la ficha (documento de constitución, tabla de tarifas, contrato, certificados, etc.).
La pestaña Relación de transporte
Solo para los remitentes, presenta las relaciones de transporte predefinidas para ese socio.
🏭 Los Puntos logísticos
Esta entrada agrupa todos los puntos logísticos que se han utilizado en tus transportes. Puedes buscar direcciones por el nombre de las empresas a las que están vinculadas.
Desde esta pestaña, puedes:
Crear/eliminar puntos logísticos
Ver los posibles firmantes vinculados a este punto y que intervendrán en la firma del e-CMR
Ver si hay protocolos de seguridad adjuntos mediante un filtro dedicado
Ver si las coordenadas GPS están verificadas mediante un filtro dedicado
Ver si se han añadido instrucciones de sitio mediante un filtro dedicado
Al hacer clic en uno de ellos, accedes a la ficha dedicada.
Desde esta ficha, puedes:
Vincular el punto logístico a un Socio
Añadir los protocolos de seguridad vinculados al sitio en cuestión (que se enviarán a tus conductores)
Añadir instrucciones de sitio
Ver el tiempo medio pasado en el sitio
Añadir el enlace al sitio de reserva de citas Dashdoc Flow
Verificar la geolocalización de tus direcciones
Eliminar esta dirección (a condición de que no esté vinculada a una empresa o que la empresa a la que está vinculada tenga otra dirección de referencia)
👉 Para saber más, haz clic aquí
👨💼 Los Contactos
La pestaña "Contactos" en Dashdoc te permite encontrar:
tus contactos de seguimiento de transportistas, de clientes o vinculados a un sitio de carga y descarga, que reciben las notificaciones por correo, con todas las empresas juntas
tus contactos invitados en el portal Dashdoc
📁 Los Documentos
Esta entrada agrupa todos los documentos vinculados a tus contactos y socios, para encontrarlos en un mismo lugar en vez de ficha por ficha.
⚙️ Funcionalidades disponibles
Crear y gestionar tus socios
Desde la entrada Socios, puedes crear nuevas empresas (clientes, clientes a facturar, transportistas, etc.) y modificar su información.
También puedes filtrar los socios y guardar una vista para encontrar fácilmente tus filtros recurrentes.
Configurar la dirección de facturación
El remitente es la empresa que ha solicitado el transporte; el cliente a facturar es la que recibe la factura.
En la mayoría de los casos, la dirección de facturación es idéntica a la dirección administrativa; de hecho, se completa automáticamente al crear un transporte cuando el cliente es facturable (sección de facturación en la pestaña general).
Para modificarla, haz clic en el bloque Facturación de la pestaña General. Por defecto se utiliza la dirección administrativa; si la modificas, la dirección de facturación no se actualiza automáticamente. Desmarca este parámetro para introducir una dirección personalizada.
💡 Esta dirección aparecerá en el PDF de tu factura.
Desde el mismo bloque, también puedes definir el plazo de pago de tus clientes (30 días por defecto).
Gestionar tus contactos
➕ Añadir un contacto
Desde la pestaña Contactos de una ficha de socio o desde la entrada Contactos, haz clic en «Nuevo contacto» / «Añadir un contacto». Solo el nombre es obligatorio (para una dirección genérica, escribe por ejemplo «Facturación»).
Rellena el correo electrónico si quieres seleccionar el contacto como contacto de seguimiento de los transportes, de envío de facturas o de recordatorio. Por último, define un rol:
Explotación y/o Dirección para que se proponga como contacto de seguimiento de los transportes;
Facturación, y después «Contacto para compartir facturas» y/o «Contacto de recordatorio de facturación».
También puedes precisar la función de cada contacto para identificar claramente quién hace qué (especialmente útil para los transportistas).
✉️ Invitar a un contacto
Desde la pestaña Contactos de una ficha, invita a un contacto a seguir los transportes en su portal de invitados.
☝ Según tus permisos, puede aparecer un mensaje indicando que eres la única persona autorizada a invitar contactos en esa empresa. En ese caso, invita directamente a todos los contactos necesarios: las personas que invites no podrán invitar a su vez.
✏️ Modificar un contacto desde la lista
Puedes modificar la información de un contacto directamente desde esta página. Para ello, haz clic en el detalle de un contacto > Modificar la información > Haz clic en "Guardar".
🔍 Filtrar y buscar contactos
Utiliza los filtros para refinar tu lista:
Por empresa: selecciona una o varias empresas para mostrar solo sus contactos (las empresas suscritas se identifican con un logo azul)
Por estado de invitación: filtra los contactos pendientes de invitación, activos, no invitados, o combina varios estados
Por idioma
Por preferencias de facturación: identifica los contactos para compartir facturas y para los recordatorios
Por información faltante: filtra los contactos sin correo electrónico o sin número de teléfono
📤 Exportar tus contactos
Selecciona todos o parte de tus contactos y expórtalos en formato Excel. Encontrarás tus exportaciones en «Mis exportaciones», arriba a la derecha.
✅ Acciones masivas
Selecciona varios contactos para eliminarlos o actualizar sus preferencias de notificación (envío y recordatorio de facturas).
👉 Para saber más sobre este tema puedes consultar este artículo
Añadir y seguir los documentos
Añadir un documento
Sube tus archivos directamente en la pestaña Documentos de la ficha de un socio (documento de constitución, tabla de tarifas, contrato, hoja de información del cliente, etc.).
Las ventajas:
➡️ una centralización en un solo lugar,
📍 accesibilidad desde la ficha (documentos visibles únicamente por tu empresa)
🗂️ el fin de las búsquedas en los correos o en gestores documentales externos; algo que facilita el onboarding, las auditorías y el seguimiento diario.
Seguimiento de las fechas de vencimiento
Indica una fecha de vencimiento por documento para mantener el control sobre su validez:
En la pestaña Documentos del socio:
Los documentos expirados muestran una etiqueta roja "expirado" en la lista
Puedes ordenar por fecha de vencimiento para identificar los documentos que están a punto de expirar
La columna "Última actualización" indica cuándo se modificó el documento por última vez
En la lista de socios:
Aparece un contador de documentos expirados para cada socio afectado
Pasa el ratón por encima para ver un recordatorio de los documentos a revisar
Haz clic en ese contador para acceder directamente a la pestaña Documentos del socio
Usa el filtro de alertas para mostrar solo los socios con documentos expirados
Ordena tus socios por fecha de expiración
Durante tus operaciones:
Aparece una advertencia al crear una orden de transporte si el socio seleccionado tiene documentos expirados
Aparece una advertencia similar durante la facturación con un socio cuyos documentos están caducados
💡 Esta funcionalidad es especialmente útil para los documentos de conformidad (certificados de seguro, licencias de transporte, certificaciones de subcontratación) en el marco del deber de vigilancia.
❓ FAQ
¿Por qué no encuentro a mi cliente en los clientes a facturar?
Puede ocurrir que tu cliente no aparezca, o que un mensaje indique que la empresa no es facturable. Comprueba que tenga el tipo «cliente» y que el bloque Facturación no muestre ese mensaje. Si es el caso, haz clic en ese bloque para hacer que la empresa sea facturable. Consulta esta parte del artículo
¿Por qué hacer que una dirección no sea facturable?
Si necesitas facturar a otra entidad distinta del cliente, debes hacer que el cliente no sea facturable y crear uno nuevo que sí lo sea.
Cuando un cliente marcado como no facturable se utiliza en un transporte, el cliente a facturar del transporte no se rellena automáticamente.
Por lo tanto, es necesario elegir otro cliente a facturar antes de poder facturar ese transporte.
¿Cómo modificar un Cliente a facturar en una orden de transporte?
💡 Si tienes que realizar un transporte para un particular y facturarle el transporte, debes registrarlo como cliente
¿Aún no eres cliente? Si quieres descubrir nuestra solución de documentos de transporte digitalizados, háznoslo saber aquí: