Dankzij Dashdoc kunt u uw partners op de hoogte brengen van de vooruitgang van het transport waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Automatische opvolgmails worden verzonden naar de "E-mail notificatie contacten" die u hebt opgegeven bij het aanmaken van het transport/order, of achteraf.
U kunt ook uw partners toegang geven tot de opvolging van uw transporten door hen uit te nodigen op hun Dashdoc gastenportaal, klik voor meer informatie hier
Contactpersonen toevoegen vanuit het aanmaken van de order
Maak een opdracht aan.
Voeg contactpersonen toe voor de:
Opdrachtgever
Vervoerder
Andere bedrijven
Laad-en losadressen
3- Bewaar de opdracht.
Contactpersonen toevoegen nadat de opdracht is aangemaakt
Ga naar de opdracht en klik op "E-mail notificaties" en "wijzigen".
Voeg contacten toe.
Uw bestemmeling ontvangt een e-mail met de vrachtbrief. Hij kan klikken op "Zie details van het transport" om alle informatie over de opdracht te zien.
In de tabel onderaan het artikel kunt u zien welke e-mails zijn verzonden.
Contactpersonen van een bedrijf wijzigen of verwijderen
Optie 1 : in het tabblad "Contacten" van het blauwe menu kunt u zoeken op de naam van een contact en rechtstreeks naar de bedrijven gaan waaraan dat contact verbonden is.
Optie 2 : in het adresboek kunt u het bedrijf opzoeken waaraan het contact is gekoppeld (via het tabblad opdrachtgevers en vervoerders of via de afhaal- of afleveradressen)
Naast de contactpersoon kunt u deze met het pennetje bewerken, mits u hem nog niet heeft uitgenodigd voor toegang tot zijn Dashdoc gastenportaal.
Als u al een contactpersoon hebt uitgenodigd en deze alsnog wilt bewerken moet u hem eerst verwijderen, dan opnieuw aanmaken en uitnodigen zodat hij opnieuw toegang heeft.
Welke e-mails ontvangen de contactpersonen?
Zodra de contactpersonen zijn ingevuld ontvangen zij automatische e-mails in verschillende fases van het transport:
De opdrachtgever krijgt een mail:
Bij het aanmaken van de transportopdracht door de vervoerder
Aan het begin van de opdracht
Aan het einde van de opdracht
De vervoerder krijgt een mail:
Bij het aanmaken van de opdracht door opdrachtgever om ze te aanvaarden of te weigeren
Als de opdrachtgever de opdracht annuleert
Als de opdrachtgever de opdracht wijzigt
Wanneer een transport niet is voltooid (herinnering om ontbrekende informatie aan te vullen)
De afhaal- en afleversite krijgen een mail:
Als de afhaling en de aflevering beëindigd zijn
Voor meer details kan u op onderstaande tabel terecht:
Fase van het transport | Gesprekspartner die een bericht ontvangt | Ontvangen e-mail |
Aanmaken van het transport | Opvolgcontact vervoerder | Nieuwe aanvraag transport |
Opdracht geannuleerd | Opvolgcontact vervoerder | Opdracht geannuleerd |
Opdracht geweigerd | Opvolgcontact opdrachtgever | Opdracht geweigerd |
Opdracht aanvaard | Opvolgcontact opdrachtgever | Opdracht aanvaard |
Opdracht bijgewerkt | Opvolgcontact vervoerder | Opdracht gewijzigd |
Laden op afhaalsite | Opvolgcontact opdrachtgever | Opdracht begonnen |
Einde laden | Tekenaar | Transportdocument getekend |
Einde transportopdracht | Opvolgcontact: opdrachtgever, laad- en lossites | Aflevering beëindigd |
Opdracht niet afgewerkt* | Opvolgcontact vervoerder | Dagelijkse herinneringsmail Vraag informatie over transport |
Ontbrekende documenten* | Opvolgcontact vervoerder | Wekelijkse herinneringsmail aanvraag documenten |
Opmerkingen:
In het geval van groupage wordt het hoofdcontact even vaak gekopieerd als er leveringen zijn.
E-mails over de voltooiing van de levering worden pas verzonden als de hele zending is voltooid.
Contactpersonen ontvangen evenveel e-mails over de voltooiing van de levering als er leveringen in het transport zijn.
*Voor meer informatie over herinneringsmails van vervoerders zie dit specifieke artikel.
Bent u nog geen klant? Als u graag een demonstratie krijgt, laat het ons dan hier weten: