Wil je je capaciteit uitbreiden door orders aan een partner te charteren?
U zou graag :
Uw marges controleren
Gemakkelijk communiceren met uw vervoerders
De gegevens van uw uitbestede transporten in realtime gerapporteerd krijgen
Uw opdrachtgever wil dezelfde kwaliteit van informatie terugkoppelen, terwijl u discreet blijft over het inschakelen van een externe dienstverlener
Het is allemaal mogelijk met Dashdoc's functie om uit te besteden!
Met chartering hebt u traceerbaarheid en controle over uw gecharterde transport van A tot Z, evenals gecentraliseerde communicatie om u echte tijd te besparen! ⏱️
Een transport uitbesteden in Dashdoc
Wanneer u uw transport plant, kunt u besluiten om het toe te vertrouwen aan een van uw vervoerders. Vanuit uw Dashdoc TMS kunt u een eenvoudig of complex transport of een trip uitbesteden.
Zodra het transport is aangemaakt op Dashdoc, plan je het en wijs je het een "middel" toe: dit kan je eigen middel zijn (bestuurder en voertuigen van je bedrijf), of uitbesteed aan een partner (bestuurder en voertuig van zijn bedrijf).
▶︎ Eeneen eenvoudig transport uitbesteden :
Op je transportpagina in de categorie “Te plannen” of bij de "Planning" in je ongeplande pool.
In “Middelen”: Klik op “Plannen of uitbesteden”.
Selecteer “Uitbesteden”.
▶︎ Een trip uitbesteden :
Ga naar het menu “Planning” zodra uw reis is aangemaakt:
Klik in “Hulpmiddelen” op “Plannen of uitbesteden”.
Selecteer “Uitbesteden”.
Handmatige toewijzing
Selecteer de vervoerder uit de lijst en voer je prijs handmatig in bij Kosten.
💡 Je hebt ook toegang tot de toewijzingsgeschiedenis: een vervoerder en tarief kunnen opnieuw worden geselecteerd om hetzelfde middel aan een transport toe te wijzen.
Als er een tarieftabel is ingesteld voor een transporteur in onderaanneming, is dit automatisch van toepassing op het transport. Klik hier voor meer informatie over tarieftabellen 👈
Automatisch toewijzing
U kunt de tarieven van uw vervoerders importeren in Dashdoc, zodat wij u de vervoerders met hun prijzen kunnen aanbieden.
De geschiedenis van de laatste vijf orders wordt weergegeven, samen met de kosten per order. Zo krijg je snel een overzicht van recente tarieven.
Charterbevestiging verzonden
Selecteer de vervoerder die u wilt charteren en kies de beste tijd om de charterbevestiging te versturen:
Als je het vakje “Charterbevestiging naar vervoerder verzenden” aanvinkt: worden de bestelling en de charterbevestiging automatisch verzonden. Je vindt je transport terug in het menu “Opdrachten / Te bevestigen”.
Als je het vakje “Charterbevestiging naar vervoerder verzenden” uitvinkt: wordt de charterbevestiging nog niet verzonden en staat de order in: “Opdrachten / Te verzenden naar vervoerder”.
💡 De charterbevestiging wordt verstuurd in de taal van uw contactpersoon.
Belangrijk: de mails worden gestuurd naar het mailadres aangeduid in contact voor het transport. Als er geen contact staat vermeld voor een transport wordt de mail gestuurd aan de eerste manager geregistreerd in het account van de vervoerder (de vervoerder heeft hiertoe toegang op zijn account).
1. Als er geen contact is ingevoerd, is automatische herinnering niet mogelijk en krijg je bericht.
2. Als de opdracht niet binnen 12 uur na het geplande einde is voltooid, treedt een automatische herinnering in werking. Elke ochtend ontvangt de vervoerder een e-mail met een overzicht van de bij te werken transporten. Hij kan de orders vanuit de e-mail bijwerken door op een van de voorgestelde statussen te klikken.
De transportpagina wordt geopend, de vervoerder in onderaanneming vult de informatie in en deze wordt automatisch bijgewerkt in de Dashdoc omgeving van de opdrachtgever.
3. Elke maandagochtend ontvangt de vervoerder in onderaanneming een overzicht van de zendingen die zijn gemarkeerd als voltooid, maar geen vrachtbrief hebben.
Hij/zij vult de transportdossiers aan door de bijbehorende documenten bij te voegen. De transporten worden bijgewerkt in het portaal van de opdrachtgever.
4. Door op een van de knoppen te klikken wordt de vervoerder naar een pagina geleid waar hij de onvoltooide zendingen kan aanvullen:
Als je onderaanneming in je bedrijf wilt gebruiken, aarzel dan niet om je projectmanager of sales manager te contacteren.
Ook beschikbaar in API:
Je kan ook een zending uitbesteden vanuit je TMS, via API.
Raadpleeg hiervoor onze API-documentatie.
De mail verzonden met de vraag om het transport te behandelen
De mail verzonden met de vraag om het transport te behandelen
Wanneer je vervoerder akkoord gaat met het transport, ontvang je een e-mail om je op de hoogte te stellen.
Mail wanneer vervoerder akkoord is
Mail wanneer vervoerder akkoord is
Als je vervoerder weigert het transport op zich te nemen, ontvang je een e-mail om je hierover te informeren.
Mail wanneer vervoerder weigert
Mail wanneer vervoerder weigert
Als je je vervoerder een 'gastenportaal' hebt gegeven, kan je vervoerder het transport naar de mobiele applicatie van zijn chauffeur sturen. Op deze manier heb je realtime zicht op het transport alsof het een vrachtwagen uit jouw vloot betreft.
☝️Twee transporten zijn dan beschikbaar en gesynchroniseerd. Zo ziet iedereen enkel de informatie die voor hem relevant is:
een "moeder"-transport waarop jouw bedrijf als vervoerder staat vermeld. Deze zending is zichtbaar voor je klant op het gastenportaal.
een "kind"-transport waarbij je partner in onderaanneming als vervoerder staat vermeld. Jouw bedrijf verschijnt als opdrachtgever.
Zo kan je klant alle informatie over zijn transport opvolgen: je partner in onderaanneming werkt het transport bij, en alle informatie en documenten worden gesynchroniseerd met het oorspronkelijke "moeder"-transport (gewicht, werkelijke tijden, reserves, documenten, enz.).
De onderaannemingsverbinding is dankzij deze vermeldingen zichtbaar op de transporten:
Door op de link te klikken kan je rechtstreeks van het ene naar het andere transport gaan:
Wat moet de onderaannemer doen?
De vervoerder in onderaanneming heeft de keuze:
De Dashdoc App gebruiken en het transport aan zijn bestuurder zenden
De Info over het transport invullen via de mail voor onderaanneming
(Is uw onderaannemer nieuw op Dashdoc? Dit artikel kan hen interesseren)
In beide gevallen worden de vervoerders in onderaanneming per e-mail op de hoogte gebracht wanneer een transportopdracht wordt geplaatst. Zij kunnen de transportopdracht per e-mail aanvaarden of weigeren.
Zodra de geplande datum is verstreken worden zij er automatisch aan herinnerd om hun transporten te voltooien en de bewijsstukken bij te voegen via een link die zij per e-mail ontvangen.
De automatische e-mailherinnering instellen voor de vervoerders in onderaanneming:
De functie is standaard ingeschakeld op je account.
Zodra de functionaliteit is geactiveerd, worden de e-mails verzonden naar het e-mailadres dat in het contact voor het volgen van de zending is aangegeven:
Als voor een zending geen contactpersoon voor het volgen is opgegeven wordt de e-mail naar het contactadres van de vervoerder gestuurd.
Als de vervoerder de uitnodiging heeft aanvaard kan hij deze in zijn instellingen wijzigen. Zo niet, dan kan je dit zelf wijzigen in het bestand van het bedrijf.
Je kan de e-mails die automatisch naar een vervoerder worden gestuurd direct terugvinden in de transportgebeurtenissen:
Als er geen contact is ingevoerd, is automatische aanmaning niet mogelijk en krijg je bericht:
Om een volgcontact toe te voegen, kan je er één selecteren voor elk transport afzonderlijk, of een contactpersoon in het bedrijf van de vervoerder uitnodigen en hen vragen een account aan te maken door de per e-mail ontvangen uitnodiging te accepteren.
N.B: Herinneringen per e-mail worden geactiveerd op het niveau van een opdrachtgever. Het is geactiveerd voor alle vervoerders of voor geen enkele, maar het is niet mogelijk vervoerders of transporten te selecteren die moeten worden opgestart.
✏️ Een charter wijzigen of annuleren
Als de informatie die u hebt ingevoerd onjuist is, kunt u deze wijzigen in uw charter. Er zal onmiddellijk een e-mail naar uw klant worden gestuurd met de nieuwe informatie.
Klik op het kruisje in het vakje “middelen” om je charter te annuleren:
🔎 Waar kan ik mijn gecharterde transport vinden?
Je kunt de orders die je hebt uitbesteed gemakkelijk identificeren, omdat ze worden vermeld in de categorie “Opdrachten”.
Je kunt ook filteren op vervoerder om alleen klantorders of alleen gecharterde orders te selecteren:
Je kunt overschakelen van de “dochter”-volgorde (chartered) naar de “moeder”-volgorde (initiële volgorde tussen jou en je opdrachtgever) door te klikken op de link bovenaan je scherm.
🗂 Dupliceren van een charter
Dupliceer je moeder/dochter koppeling met één klik om tijd te besparen bij het maken van je transportorders. Open hiervoor de details van het moeder- of dochtertransport en klik vervolgens op “Dupliceren” :
Selecteer vervolgens bij elementen om te dupliceren de sectie 'Transport en Chartering'. Vul de informatie die moet worden gedupliceerd en de datum van de eerste activiteit in.
☝️ Merk op dat deze actie twee transportorders dupliceert: een 'moeder'-transport voor je eindklant en een 'dochter'-transport voor je gecharterde vervoerder.
⚠️ Deze functie is alleen beschikbaar voor eenvoudige duplicaties.
💰 Hoe kun je de marges op uitbesteed transport controleren?
Met Dashdoc kun je :
Zorgen voor een positieve marge bij uitbesteding
Bekijk uw winstgevendheid op een lijst van uitbestede transportactiviteiten
Bekijk je marge per order, te beginnen met de “moeder” order:
⚠️ Wanneer je een rit uitbesteedt, wordt de marge berekend op elk transport van de rit, in verhouding tot de afgelegde kilometers exclusief optimalisatie:
Voorbeeld:
▶︎ TO A = 117km, 250€ (Zie hieronder)
▶︎ TO B = 213 km, 450€
Deze 2 transportorders worden gegroepeerd in een trip:
▶︎rit 1 : zonder optimalisatie = 330km, onderaanneming 600€
• Totale marge van de trip = 100€
• Marge TO A = 250€ - (600€ x 117km/330km) = 250€ - 212,97€ = 37,03€
• Mage TO B = 450€ - (600€ x 213km/330km) = 450€ - 387,03€ = 62,97€
Krijg inzicht in je winstgevendheid met een lijst van uitbestede transportactiviteiten:
▶︎ Direct vanuit je “Opdrachten” menu, wanneer je meerdere orders selecteert:
▶︎ Via kolommen op maat :
1. Stel je kolommen in om transportprijzen en marges weer te geven
2. Selecteer de prijs, de verkoopprijs van het initiële transport, de marge
3. Selecteer de transportdiensten waarin je geïnteresseerd bent en bekijk je marge
Belangrijk: Deze informatie is niet beschikbaar voor export.
Nog geen klant? Als je graag een demonstratie krijgt, laat het ons dan hier weten: