Warum in Dashdoc abrechnen?
Um Ihre Transporte von der Dateneingabe bis zur Abrechnung zu verwalten, ist Dashdoc mit verschiedenen Abrechnungssoftwarepaketen verbunden.
Was haben Sie davon?
Zeit sparen ⏱️
Reibungslose Prozesse 🙌
Sparen Sie bares Geld, indem Sie sofort nach Abschluss des Transports abrechnen 🧾
Kontrolle über die Rentabilität 📊
Fertig mit Ihrem Transport? Dann ist es jetzt Zeit, sie zu überprüfen.
Diese Phase ist entscheidend, wenn Sie Ihre Sendungen zur Abrechnung freigeben möchten. So können Sie eine letzte Überprüfung der Versanddaten durchführen (Dokumente, Gewicht, Preis usw.). Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre Sendungen überprüfen können, lesen Sie diesen Artikel.
Ihre Proforma-Rechnungen vorbereiten
☝️ Was Sie vor der Abrechnung wissen müssen:
Die „Proforma-Rechnung“ wird in Dashdoc erstellt und erst an das Abrechnungsprogramm gesendet, wenn sie den Status „definitiv“ hat.
Sie können eine Rechnung mit dem Status „Entwurf“ in Dashdoc stornieren, ändern oder ergänzen.
Sobald die Rechnung den Status „definitiv“ hat, müssen Sie eine Gutschrift ausstellen, um die Rechnung gemäß Ihren Buchhaltungsverfahren zu stornieren.
☝️ Wat u moet weten voordat u gaat factureren :
De "conceptfactuur" wordt aangemaakt in Dashdoc en wordt niet naar het factureringsprogramma gestuurd zolang deze nog in conceptstatus is.
Je kunt een factuur met de status "concept" annuleren, wijzigen of aanvullen in Dashdoc.
Zodra de factuur de status "definitief" heeft, moet je een creditnota uitschrijven om de factuur te annuleren, in overeenstemming met je boekhoudprocedures.
Wie erstelle ich eine Proforma-Rechnung?
1 - Gehen Sie zum Tab „Meine Rechnungen“.
Wenn Transporte ausgewählt sind, erscheinen sie in der Liste der „zu fakturierenden Transporte“.
2 - Nutzen Sie Filter.
Wählen Sie Transporte nach Kunde, Datum, Abhol- / Lieferort und Beschreibung aus.
Sie können auch direkt die Suchleiste verwenden (z. B. Suche nach Hauptreferenz).
3 - Wählen Sie die Transporte aus, die Sie in den Entwurf aufnehmen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen links anklicken.
Die Gesamtzahl der für denselben Kunden ausgewählten Transporte wird unten links angezeigt.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Wählen Sie aus den folgenden Optionen:
Eine Rechnung pro Transport
Alle Transporte in einer einzigen Rechnung gruppieren
Die ausgewählten Transporte zu einem bestehenden Entwurf hinzufügen
Klicken Sie auf „Proforma-Rechnungen erstellen“.
4 - Die Rechnung wird mit dem Status „Entwurf“ in der Rechnungsliste erstellt.
Wenn Sie eine Proforma-Rechnung erstellen, finden Sie unten auf der Seite eine PDF-Proforma, die Sie herunterladen können.
Sobald Sie Änderungen am Entwurf vornehmen, wie das Hinzufügen von Preisregeln, das Ändern bestehender Beträge oder Daten, das Hinzufügen von Kraftstoffindexierung usw., wird die Proforma automatisch aktualisiert.Personaliseer je facturen
Personalisiere deine Rechnungen
1 - Ändern Sie die Informationen bezüglich der Transportbeschreibung.
Dies sind die Informationen, die standardmäßig auf Ihrer Rechnung für jeden Transport erscheinen.
Für Gütertransport: | Für Miettransport: |
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Um jeden Entwurf einzeln zu bearbeiten, klappen Sie die Transporte aus und klicken Sie auf die Beschreibung. Sie können dann das Beschreibungsfeld nach Belieben anpassen.
2 - Passen Sie Ihre Rechnungsvorlagen an.
Wenn Sie dieselbe Beschreibungsvorlage auf mehrere Rechnungen gleichzeitig anwenden möchten, verwenden Sie Rechnungsvorlagen.
Mit dieser Funktion können Sie Rechnungen für mehrere Kunden gleichzeitig oder für jeden Kunden einzeln standardisieren.
Wenn Sie eine eigene Vorlage auf Ihre Proforma-Rechnung anwenden möchten, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Dropdown-Liste „Rechnungsvorlage“ aus.
3 - Fügen Sie Zeilen oder einen Kraftstoffzuschlag hinzu.
Sobald Sie Ihre Transporte hinzugefügt haben, können Sie auch allgemeine Regeln zu Ihrer Proforma-Rechnung hinzufügen.
Sie haben zwei Möglichkeiten::
Vollständig anpassbare Regeln hinzufügen
Die Funktion „Kraftstoffzuschlag“ verwenden
Durch das Hinzufügen einer anpassbaren Regel können Sie einen neuen Artikelcode aufnehmen.
4 - Rechnungszeilen gruppieren.
Sie können die Transporte auf einer Rechnung in einer Zeile zusammenfassen, indem Sie auf „Organisation der Linien“ > „Zusammenfassen“ > „Einzelne Zeile“ klicken.
Die Tarife für diese Dienstleistungen werden dann in dieser einen Rechnungszeile addiert:
Wenn ein Transport mehrere Preisregeln enthält, werden sie alle in dieser Zeile addiert.
Für Kraftstoffindexierung: Die Indexbeträge in jedem Transport werden ebenfalls in dieser Zeile addiert.
Mit dieser Zusammenführung wird kein Produktcode an Ihre externe Abrechnungssoftware gesendet.
⚠️ Achtung: Die Regeln für alle Ihre Transporte müssen denselben Mehrwertsteuersatz und dasselbe Produkt haben, um gruppiert werden zu können.
(Zur Erinnerung: Der standardmäßige Mehrwertsteuersatz in Dashdoc beträgt 20 %. Wenn Sie einen anderen Satz anwenden möchten, müssen Sie Ihren Produktkatalog über die Einstellungen aktualisieren).
Sobald diese Zeilen gruppiert sind, werden alle Transporte auf der Rechnung in einer Zeile „Transport des Monats“ zusammengefasst. Sie können diese Zeile wieder anpassen, indem Sie die Beschreibung manuell ändern.
Jedes Mal, wenn Sie eine Änderung vornehmen, wird Ihre Proforma-PDF (unten auf der Seite) automatisch aktualisiert. Sie können diese PDF jederzeit herunterladen, um sie zu überprüfen, bevor Sie die Rechnung finalisieren.
5 - Wählen Sie die Sprache Ihrer Rechnung.
Sie können die Sprache Ihrer Rechnung entsprechend den Wünschen Ihres Kunden anpassen.
Wählen Sie oben auf Ihrer Proforma-Rechnung aus der Dropdown-Liste unter „Sprache“ Ihre gewünschte Abrechnungssprache für den jeweiligen „Zu fakturierenden Kunden“.
Wir speichern Ihre Sprachpräferenzen gemäß dem „Zu fakturierenden Kunden“ und wählen diese automatisch für Ihre nächsten Rechnungen aus.
Wenn Sie eine Proforma-Rechnung für einen Kunden erstellen, dem noch nie zuvor eine Rechnung gestellt wurde, ist die Standardsprache die des Dashdoc-Benutzers (des Transportunternehmens).
Die Sprache kann nur auf der Proforma-Rechnung geändert werden.
⚠️ Achtung: Wenn Sie mehrere Sprachen für Ihre Abrechnung verwenden, vergessen Sie nicht, auch Ihre gesetzlichen Angaben in anderen Sprachen einzurichten! (z. B.: Eine Proforma-Rechnung in NL ohne gesetzliche Angaben in dieser Sprache kann nicht abgeschlossen werden).
Finalisieren Sie Ihre Rechnungen
Ist Ihre Rechnung vollständig? Sind die Informationen auf der Proforma korrekt?
Dann ist es Zeit, Ihre Rechnungen zu finalisieren!
Gehen Sie zu Ihrer Proforma-Rechnungsseite.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche „Abschließen“
⚠️ Durch Klicken auf „Abschließen“ wird Ihre Rechnung an die Abrechnungssoftware gesendet; sie ist endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Nur eine Gutschrift kann die Rechnung für Buchhaltungszwecke stornieren.
Durch das Finalisieren Ihrer Rechnung können Sie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum im erscheinenden Fenster auswählen.
Ihre Rechnung wird in der Abrechnungssoftware erstellt, und Sie können die PDF der Rechnung in Dashdoc finden (nur für Verbindungen mit Pennylane und Billit).
Das war's! 👌
Sie können die Rechnung jetzt mit Ihrem Kunden teilen.
Noch kein Dashdoc-Kunde? Wenn Sie Zugang zu einer Demo und Testversion des Dashdoc TMS wünschen, teilen Sie es uns hier mit: