Waarom factureren met Dashdoc?
Wat levert het jou op?
Tijdbesparend ⏱️
Vloeiende processen 🙌
Contant geld besparen door te factureren zodra het transport is voltooid 🧾
Controle over winstgevendheid 📊
Ben je klaar met je transporten? Dan is het nu tijd om ze te controleren.
Deze stap is essentieel voor het verzenden van je transporten voor facturering, omdat je zo een laatste controle kunt uitvoeren van de transportgegevens (documenten, gewicht, prijs...).
Maak je concept facturen op (proforma)
☝️Goed om te weten voor je factureert :
Je kunt een factuur in de status “concept” annuleren, wijzigen of aanvullen in Dashdoc..
Zodra de factuur de status “definitief” heeft, moet je een creditnota maken om de factuur te verwijderen, in overeenstemming met je boekhoudprocedures.
Hoe maak ik een conceptfactuur?
1 - Ga naar "facturen"
Wanneer transporten gecontroleerd zijn, verschijnen ze in de lijst met te factureren transporten.
2 - Gebruik maken van filters
Selecteer transporten op klant, datum, afhaling-/leveringslocatie en omschrijving.
Je kunt ook rechtstreeks de zoekbalk gebruiken (bijvoorbeeld zoeken op hoofdreferentie).
3 - Selecteer de transporten die je in het concept wilt opnemen door het vakje links aan te vinken.
Het totale aantal transporten dat voor dezelfde klant is geselecteerd, wordt linksonder weergegeven.
Klik op Volgend
Kies uit de volgende opties:
een factuur per transport
groepeer alle transporten in één enkele factuur
de geselecteerde transporten toevoegen aan een bestaand ontwerp
Klik op "conceptfacturen maken".
4 - De factuur wordt aangemaakt in de status "Concept" in de lijst met facturen.
Wanneer je een conceptfactuur maakt, vind je onderaan de pagina een pdf-proforma die je kunt downloaden.
Zodra je wijzigingen aanbrengt in het concept, zoals het toevoegen van prijsregels, het wijzigen van bestaande bedragen of gegevens, het toevoegen van brandstofindexatie, etc., wordt de proforma automatisch bijgewerkt.
Personaliseer je facturen
1 - Wijzig de informatie met betrekking tot de transportbeschrijving
Dit is de informatie die standaard op je factuur verschijnt voor elke transport
Voor goederentransport : | Voor huurvervoer : |
|
|
Om elk ontwerp afzonderlijk te bewerken, vouw je de transporten uit en klik je op de beschrijving. Je kunt dan het beschrijvingsveld naar wens aanpassen.
2 - Je factuursjablonen aanpassen
Als je dezelfde beschrijvingssjabloon op meerdere facturen tegelijk wilt toepassen, gebruik je factuursjablonen.
Met deze functie kun je facturen standaardiseren voor meerdere klanten tegelijk of voor elke klant afzonderlijk.
Als je een sjabloon wilt toepassen op je conceptfactuur, gebruik je de vervolgkeuzelijst “Factuur sjabloon” en kies je de gewenste sjabloon.
3 - Voeg lijnen of een brandstoftoeslag toe
Zodra je je transporten hebt toegevoegd, kun je ook algemene regels toevoegen aan je conceptfactuur.
Je hebt twee keuzes:
Volledig aanpasbare regels toevoegen
de functie “brandstoftoeslag” gebruiken : Ontdek hoe je het kunt gebruiken door hier te klikken!
Door een aanpasbare regel toe te voegen kun je een nieuwe artikelcode opnemen
De koolstofvoetafdruk van gefactureerd transport weergeven
🌱 Dashdoc toont nu automatisch het volgende onderaan de factuur
☝️ Als er informatie ontbreekt om de transportvoetafdruk te berekenen, geven we aan dat de informatie onvolledig is.
Finaliseer uw facturen
Is je factuur volledig? Is de informatie op de proforma correct?
Het is tijd om je facturen af te ronden!
Ga naar je conceptfactuurpagina
Klik in de rechterbovenhoek op de knop “afwerken"
⚠️ door te klikken op “afwerken” wordt je factuur verzonden naar de factureringssoftware; deze is definitief en kan niet worden gewijzigd. Alleen een creditnota kan de factuur annuleren voor boekhoudkundige doeleinden.
Door je factuur te finaliseren, kun je de factureringsdatum kiezen in het venster dat verschijnt
Je factuur wordt aangemaakt in de factureringssoftware en je kunt de PDF van de factuur vinden op Dashdoc (alleen voor verbinding met Pennylane).
Het is nu allemaal afgerond! 👌
Je kunt de factuur nu delen met je klant. Lees hier hoe je facturen en documenten kunt delen vanuit Dashdoc, klik hier!