Met standaard import kun je meerdere orders in één keer aanmaken vanuit een 'vast' bestand in Excel- of csv-formaat.
De orders die u op deze manier kunt aanmaken zijn alleen 'eenvoudige' orders tussen een laadplaats en een losplaats. Door de importfunctie te gebruiken, kunt u net zoveel orders aanmaken in uw Dashdoc portaal als er regels zijn (exclusief de header) in het geïmporteerde bestand.
Hieronder vindt u :
De voorwaarden om het te gebruiken
Een beschrijving van het verwachte formaat
Hoe de import te starten
De meest voorkomende fouten
Voorwaarden:
Om importeren mogelijk te maken moeten:
Uw opdrachtgevers al in uw Dashdoc adresboek zijn aangemaakt. Zij hebben minstens een bedrijfsnaam, en eventueel een interne identificatie.
Uw bestuurders al in Dashdoc aangemaakt zijn met een interne identificatie om ze aan te duiden, als u een bestuurder aan het transport wilt toewijzen op het moment van import. Als u geen bestuurderscode uit een ander tool hebt kunt u een code definiëren op basis van bijvoorbeeld hun naam. Deze code is uniek voor elke bestuurder.
Uw API-sleutel is geactiveerd: ga in uw Dashdoc account naar Instellingen, Extensies, en controleer of u een API-sleutel hebt. Zo niet, maak er dan een aan door op de knop Verbindingssleutel genereren te klikken.
Het te importeren bestand moet in het standaardformaat zijn, met de kolommen in de juiste volgorde. Hier is een voorbeeld van een downloadbaar bestand:
☝️ De vetgedrukte kolommen hieronder moeten worden ingevuld in het voorbeeldbestand om te kunnen importeren!
Uw .xlsx-bestand kan meerdere tabbladen bevatten, maar het tabblad dat moet worden geïmporteerd moet het eerste van links zijn.
Beschrijving van het formaat van het bestand
Het bestand moet 26 kolommen bevatten, elk met een eigen koptekst.
Hier volgt de beschrijving van de gegevens die voor elke kolom moeten worden vermeld:
kolom 1 : “TO nummer”
verplicht, transportnummer in uw systeem
kolom 2 : “Opdrachtgever ID”
aanbevolen, de interne identificatie van de opdrachtgever in Dashdoc.
kolom 3 : “Naam opdrachtgever”
verplicht, als de code van de opdrachtgever niet ingevuld is wordt de bedrijfsnaam van de opdrachtgever ingevuld, zoals deze bestaat in Dashdoc. Hierdoor kan alle informatie met betrekking tot de OG voor de vrachtbrief gevonden worden.
kolom 4 : “Naam afhaallocatie”
verplicht, naam van de ophaallocatie
kolom 5 : “afhaaladres straat + nr”
optioneel, volledig adres zonder postcode en stad (Nr. + straat + wijk, PB, etc.)
kolom 6 : “Afhaaladres postcode”
verplicht, postcode
kolom 7 : “Afhaaladres stad”
verplicht, stad
kolom 8 : “afhaaladres land (ISO-code)”
optioneel, 2 karakter-landcode volgens ISO classificatie (b.v. "FR" voor Frankrijk en "BE" voor België), indien leeg dan is het standaard land "Frankrijk"
kolom 9 : “Afhaaldatum”
verplicht, gevraagde datum voor ophalen in “DD/MM/JJJJ”-formaat
kolom 10 : “uur afhaling”
optioneel, gevraagd uur voor afhalen in “UU:mm”-formaat
kolom 11 : “naam leverlocatie”
verplicht, naam van het afleverpunt
kolom 12 : “Leverlocatie straat + nr”
optioneel, volledig adres zonder postcode en stad (Nr. + straat + wijk, PB, etc.)
kolom 13 : “leverlocatie postcode”
verplicht, postcode
kolom 14 : “leverlocatie stad”
verplicht, stad
kolom 15 : “Leverlocatie land (ISO-code)”
optioneel, 2 karakter-landcode volgens ISO classificatie (b.v. "FR" voor Frankrijk en "BE" voor België), indien leeg dan is het standaard land "Frankrijk"
kolom 16 : “Leverlocatie datum”
verplicht, gevraagde datum voor de aflevering in “DD/MM/JJJJ”-formaat
kolom 17 : “uur levering”
optioneel, gevraagd uur voor aflevering in “UU:mm”-formaat
kolom 18 : “Nummerplaat trekker”
optioneel, nummerplaat van de trekker die aan het transport zal worden toegewezen
kolom 19 : “nummerplaat trailer”
optioneel, nummerplaat van de oplegger die aan het transport zal worden toegewezen
kolom 20 : “Bestuurder (interne ID Dashdoc)”
optioneel, interne code zoals deze bestaat in Dashdoc. Als u geen bestuurderscode hebt, kunt u een code definiëren op basis van bijvoorbeeld de naam. Vul deze code in in Dashdoc en gebruik hem in het importbestand.
kolom 21 : “Tupe goederen”
verplicht, geeft de categorie van vervoerde goederen aan, die bepalend is voor de weergegeven en door de bestuurder in te vullen informatie
de term "bulk" waarden zullen in uw Dashdoc transporten als "bulk" vermeld staan
de waarden "bulk IDTF", "IDTF", "bulk_IDTF" zullen genomen worden als "bulk IDTF" in uw Dashdoc transporten
elke andere term wordt als dusdanig opgenomen. bijvoorbeeld "Big Bag" zal in uw Dashdoc transporten als "Big Bag" verschijnen
als u een reeds bestaande categorie in Dashdoc wilt gebruiken, anders dan "bulk" of "bulk IDTF", neem dan contact op met uw project manager bij Dashdoc
kolom 22 : “Beschrijving goederen”
optioneel, beschrijving van de goederen, bijvoorbeeld “grind 10/12” of “steengruis”
kolom 23 : “Gewicht”
optioneel, gewicht uitgedrukt in ton, dat dan omgerekend en weergegeven wordt in kg in uw Dashdoc transporten
kolom 24 : “Hoeveelheid”
optioneel, voorziene hoeveelheid als de categorie een andere is dan “Bulk” of “Bulk IDTF”
kolom 25 : “Aanvullende informatie goederen”
optioneel, bijkomende informatie over de goederen
kolom 26 : “Instructies bestuurder”
optioneel, Privé-instructies die alleen voor de bestuurder zichtbaar zijn, bij het laden en lossen
Een bestand importeren
Om een lijst met orders te importeren, klik je op de pijl rechts van “+ Nieuw transport” en vervolgens op “Excel uploaden”.
Het onderstaande pop-up venster verschijnt.
Klik op het stippen vak om het bestand te selecteren dat je wilt importeren vanaf je computer, of sleep het rechtstreeks naar het vak. Klik op de knop “Importeren”.
Het pop-upvenster wordt gesloten en een groene banner geeft aan dat het bestand wordt geïmporteerd.
Het importeren kan een paar minuten duren. Vervolgens vind je de geïmporteerde transporten in de weergave “Mijn transporten”.
De meest voorkomende fouten
U hebt de import gestart. Het is mogelijk dat sommige of al uw orders niet zijn geïntegreerd.
Als er een fout optreedt tijdens het importeren, ontvang je een e-mail waarin staat welke orders op de lijst niet konden worden geïmporteerd, met voor elke order een indicatie van de waarschijnlijke oorzaak van de fout.
Je kunt dan het bestand aanpassen en proberen deze orders opnieuw te importeren door de procedure te herhalen.
De meest voorkomende fouten :
je account geen actieve API-sleutel heeft (zie het eerste punt van dit artikel)
Uw bestand bevat meerdere tabbladen en het tabblad dat moet worden geïmporteerd is niet het eerste van links
Een van de verplichte velden ontbreekt
Er staan komma's in sommige vakken (vervang ze door punten of streepjes, komma's zijn niet compatibel met het csv-formaat)
Een landcode wordt niet herkend
Een datum of tijd is niet in de juiste notatie
Een chauffeur of klant is niet bekend in uw Dashdoc account