Depuis votre compte Dashdoc, vous pouvez créer vos véhicules : moteurs et remorques.
Gérer ma flotte
1- Comment créer votre flotte de véhicules ?
Importer vos véhicules
1- Complétez un des modeles ci-dessous avec les données de vos véhicules ( tracteurs - remorques):
Colonnes obligatoires:
Colonne A, Immatriculation
Colonne I, Type d'équipement : vous devez choisir entre "Véhicule" ou "Remorque"
Colonne D, uniquement si vous faites du transport de marchandise IDTF: vous devez qualifier les véhicules utilisés en indiquant "oui ou non". Il faut au préalable avoir activé la fonctionnalité . Pour en savoir plus à ce sujet vous pouvez consulter
NB:
- Les dates doivent être sous un des 2 formats suivants :
AAAA-MM-JJ
MM-JJ-AAAA
2- Une fois le fichier complété , allez dans " Conducteurs et Matériel" -> "Matériel"
3- Cliquez sur "Importer"
4- Vous devez faire corresponde les champs de gauche avec les champs proposés à droite
5- Une fois que tous les champs ont une correspondance, cliquez sur "Continuer".
6- Cliquez sur "Import complet" puis "import row"
Vos véhicules sont intégrés dans votre compte.
Créer manuellement vos conducteurs
Pour cela, cliquez sur "Conducteur et matériel" puis "Matériel" et cliquez sur Nouveau.
Choisissez entre véhicule et remorque, complétez au minimum l'immatriculation.
2. Supprimer un véhicule
Pour supprimer un véhicule, ouvrez la fiche du véhicule concerné, et cliquer sur la corbeille :
Supprimer un véhicule ne supprime pas les transports qu'il a effectués. Ceux-ci resteront toujours présents sur votre interface.
3. Puis-je désactiver un véhicule ?
À l'inverse des conducteurs, il n'est pas possible de désactiver un véhicule. Pour signifier une indisponibilité d'un véhicule plus ou moins longue, il suffit d'aller sur la page du véhicule en question et cliquer sur "Ajouter une indisponibilité". Vous pourrez alors remplir de quel type d'indisponibilité il s'agit ainsi que la période.
Pour aller plus loin sur la gestion de vos indisponibilités, vous pouvez suivre ce lien cet article
3- Gérer les échéances des véhicules
Après avoir complété vos échéances sur vos véhicules, l'administrateur du compte Dashdoc recevra un mail le premier jour de chaque mois avec les échéances à venir sur les 2 mois à suivre.
Ainsi, vous pourrez prévoir vos passages aux garages et les indisponibilités de vos véhicules.
Comment afficher les contrôles techniques et entretiens véhicules sur le planning ?
Pour afficher des événements liés aux véhicules (contrôle technique, passage aux mines, entretien) sur le planning sans créer un transport complet, vous pouvez utiliser la fonctionnalité "Notes".
Comment procéder :
1. Faites un clic droit sur le planning puis "Ajouter une note"
2. Saisissez les détails (ex : "Passages aux mines")
3. Définissez la date et l'heure
4. La note apparaîtra sur le planning.
Important à retenir :
Les notes sont visibles uniquement pour les exploitants sur le planning web
Elles ne sont pas envoyées aux chauffeurs sur l'application mobile
Ce ne sont pas des missions à proprement parler
Idéal pour les rappels d'entretien, contrôles techniques ou autres événements liés aux véhicules
4- Créer des associations conducteurs & plaques :
Gagnez du temps sur l'assignation de vos transports en créant des associations conducteurs & plaques.
Vous pouvez créer des associations conducteur & plaque à partir de " Conducteur et matériel":
soit depuis "Conducteurs"
ou soit depuis "Matériel".
Cliquez sur le véhicule ou le conducteur concerné puis sur Moyen Associé et créer votre association.
L'association apparaît dans la colonne Moyens associés.
L'association fonctionne à partir :
du formulaire de création d'un transport, lorsque vous assignez un conducteur ou un véhicule, l'information est complétée automatiquement et est symbolisée par un éclair.
ou du planning :
Sur le planning, les associations apparaissent en dessous du nom du conducteur.
Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement des associations, sur le planning, consulter notre article dédié ici 👈
Les associations fonctionnent également avec la vue étendue du planning
À noter :
Les associations sont disponibles pour votre flotte en propre uniquement.
Elles ne vous seront pas proposées sur les transports avec des ruptures de charge.
Si vous planifiez sans utiliser le glisser-déposer et que vous planifiez un camion faisant partie d'une association, mais que vous changez ensuite d'avis et placez un autre camion, les plaques provenant de la première association restent et vous devez les changer manuellement.
5- Exporter ma flotte (véhicules et remorques) vers Excel
Vous pouvez exporter votre liste complète de véhicules et remorques au format Excel pour analyser vos données de flotte, créer des rapports ou conserver des archives.
Procédure d'export
Rendez-vous dans "Conducteurs et matériel" puis cliquez sur "Matériel"
Sélectionnez les véhicules/remorques à exporter en cochant les cases à gauche de chaque ligne 💡 Astuce : Pour sélectionner tous les éléments, cochez la case en haut à gauche du tableau
Cliquez sur le bouton "Exporter" qui apparaît dans la barre d'outils
Choisissez vos options d'export et confirmez
Récupérez votre fichier par téléchargement ou par email
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