👤 Comment créer un conducteur ?
Importer vos conducteurs
1- Complétez un des modeles ci-dessous avec les données de vos conducteurs :
Colonnes obligatoires:
Colonne C, Prénom
Colonne D, Nom
Colonne F, Téléphone : correspond au téléphone sur lequel le conducteur va installer l'application
NB: Les dates doivent être sous un des 2 formats suivants :
AAAA-MM-JJ
MM-JJ-AAAA
2- Une fois le fichier complété , allez dans " Conducteurs et Matériel" -> "Conducteurs"
3- Cliquez sur "Importer"
4- Vous devez faire corresponde les champs de gauche avec les champs proposés à droite :
Une fois que tous les champs ont une correspondance, cliquez sur "Continuer".
NB: En cas d'erreur avant l'import, cliquez sur "Erreur" et corriger les champs indiqués.
5- Cliquez sur "Import complet" puis "import row"
Vos conducteurs sont intégrés dans votre compte.
Créer manuellement vos conducteurs
Aller dans "Conducteurs et Matériel" puis "Conducteurs" puis cliquer sur "Inviter un nouveau conducteur".
Vous pouvez créer 3 types de conducteurs :
Conducteur en propre : le conducteur fait partie de votre flotte en propre et la eCMR sera en votre nom.
Conducteur dédié : le conducteur, employé par un autre transporteur exécute en direct les transports que vous lui confiez. Une confirmation d'affrètement sera générée et la eCMR sera au nom du transporteur
Conducteur en location : le conducteur, employé par un autre transporteur, effectue les transports en votre nom, généralement dans le cadre d'un contrat de location entre vous et la société de transport.
👆 Une fois créé, le type du conducteur peut être modifié à tout moment sur le détail de sa fiche (cliquer sur "Mettre à jour" puis sélectionner le "type de ressource souhaitée")
Indiquer les informations concernant le nouveau conducteur.
Vous pouvez compléter les champs concernant :
la formation
les obligations réglementaires
les absences du conducteur (Pour en savoir plus à ce sujet, c'est ici 👈)
Cliquer sur "Enregistrer".
Cliquer sur "Envoyer par SMS " pour lui envoyer le lien pour télécharger l'application et son code conducteur
📅 Échéances conducteurs
Après avoir complété les échéances de vos conducteurs (permis de conduire, carte conducteur, visite médicale, carte de qualification...), Dashdoc envoie un rappel automatique par e-mail le 1er de chaque mois avec tout ce qui est déjà expiré et tout ce qui arrive à échéance dans les 3 mois à venir. Si aucune échéance n'est à signaler, aucun email n'est envoyé ce mois-là.
Choisir qui reçoit les rappels
Vous choisissez désormais qui reçoit chaque rappel, avec une liste de destinataires indépendante pour les Conducteurs, les Tracteurs et les Remorques. Ça permet par exemple d'envoyer les échéances conducteurs aux RH, et les contrôles techniques véhicules au responsable d'atelier, sans avoir à rendre tout le monde administrateur du compte.
Rendez-vous dans Paramètres > E-mails > Échéances conducteurs et matériels.
Cliquez sur le champ "E-mails des destinataires" d'une catégorie pour l'éditer, ajoutez ou retirez des adresses, puis "Enregistrer". N'importe quelle adresse email valide fonctionne : elle n'a pas besoin d'appartenir à un utilisateur Dashdoc (le champ vous suggère simplement les emails des utilisateurs de votre société au fil de la saisie).
Bon à savoir
Si la liste d'une catégorie est laissée vide, les rappels partent automatiquement aux administrateurs de la société.
Les administrateurs de groupe ne reçoivent plus les rappels d'échéances conducteurs par défaut : les destinataires sont gérés par société transporteur. Pour qu'une personne au niveau groupe soit notifiée, ajoutez son adresse dans la liste "Conducteurs" de chaque société concernée.
Vous pouvez renvoyer l'e-mail immédiatement via "Renvoyer l'email", sans attendre le 1er du mois.
La fréquence d'envoi automatique (1er de chaque mois) n'est pas configurable.
Suivre les échéances directement dans la liste des conducteurs
Au-dessus du tableau "Conducteurs", des filtres rapides s'affichent en rouge pour ce qui est expiré (et en orange pour ce qui expire sous 30 jours), et le compteur du menu "Conducteurs et matériel" (dans le menu de gauche) reflète le total à traiter.
Exporter la liste des échéances expirées
Le bouton "Exporter la liste des conducteurs et matériels expirés", en haut de la page de réglages, génère un fichier CSV avec une ligne par échéance (catégorie, libellé, date, expiré ou non) — pratique pour trier chaque mois sans attendre l'email.
💡 Exemples d'usage
Envoyer les échéances permis / visite médicale des conducteurs aux RH, et laisser les contrôles techniques des véhicules au responsable d'atelier.
Ne plus solliciter un compte administrateur (comptabilité, par exemple) qui doit avoir ce rôle mais ne se sent pas concerné par les échéances.
Notifier un responsable de flotte qui n'est pas administrateur du compte.
Exporter mes conducteurs vers Excel
Vous pouvez exporter votre liste complète de conducteurs au format Excel pour analyser vos données, créer des rapports ou conserver des archives.
Procédure d'export
Rendez-vous dans "Conducteurs et véhicules " puis cliquez sur "Conducteurs"
Sélectionnez les conducteurs à exporter en cochant les cases à gauche de chaque ligne 💡 Astuce : Pour sélectionner tous les éléments, cochez la case en haut à gauche du tableau
Cliquez sur le bouton "Exporter" qui apparaît dans la barre d'outils
Choisissez vos options d'export et confirmez
Récupérez votre fichier par téléchargement ou par email
💡 Les associations véhicules - conducteurs seront également exportées.
Mon conducteur n'a pas reçu son code :
Vous pourrez vous-même lui fournir.
👉 Récupérez-le dans l'onglet "Mes conducteurs", sur la même ligne que ses coordonnées, dans la colonne "Code d'invitation".
Je souhaite désactiver un conducteur qui ne travaille plus pour mon entreprise :
Rendez-vous dans "Conducteurs et matériel" > "Conducteurs"
Cliquez sur le conducteur que vous souhaitez désactiver
Cliquez sur "Plus d'actions"
Désactivez le conducteur (et non supprimer)
✔️ Le conducteur est automatiquement déconnecté de son application mobile
✔️ Vous continuez à voir l'historique des transports réalisés avec le conducteur si vous le cherchez à travers les filtres
Pour ré-activer le conducteur il vous suffira de faire la même démarche :
Rendez-vous dans "Conducteur et matériel" > "Conducteurs"
Cliquez sur le conducteur que vous souhaitez réactiver
Cliquez sur "Plus d'actions"
Activez le conducteur
⚠️ Supprimer le conducteur le déconnectera également de son application mobile, mais vous ne pourrez pas retrouver l'historique du conducteur grâce aux filtres Dashdoc, privilégiez la désactivation.
Supprimer un conducteur ne supprime pas les transports qu'il a effectués. Ceux-ci resteront toujours présents sur votre interface.
Vous avez plus de conducteurs que de véhicules ?
Vos conducteurs peuvent désormais se connecter avec un mot de passe fixe sur n'importe quelle application Dashdoc. Nous avons mis en place une fonctionnalité permettant aux conducteurs de se connecter avec un mot de passe perpétuel.
Les conducteurs se connectent sur l'application Dashdoc sur n'importe quel terminal. Toutes les deux heures d'inactivité, ils doivent confirmer qu'ils veulent rester connectés sur le même profil conducteur.
Pour activer cette option, n'hésitez pas à contacter le support de Dashdoc.
Pas encore client ? Vous souhaitez bénéficier d'une démonstration et essayer notre solution, dites-le-nous ici :