Afin de planifier au mieux ses tournées de transports, il est nécessaire d'avoir une visibilité sur la disponibilité de ses ressources.
Bonne nouvelle ! À présent sur Dashdoc, vous pouvez indiquer les absences de vos conducteurs et les indisponibilités de vos véhicules.
Déclarer les absences de mes conducteurs sur Dashdoc
Depuis l'onglet "Ma flotte" > "Mes conducteurs", cliquer sur le conducteur concerné par l'absence puis créer une nouvelle absence en indiquant :
Le type d'absence : congés payés, RTT, maladie, formation, repos ou autre
Les dates de début et de fin d'absences
Journée entière ou demi-journée (facultatif)
Commentaires qui apparaîtront sur le planning (facultatif)
Dans la section "absences" de chaque fiche conducteur, on retrouve la liste des absences renseignées dans Dashdoc.
💡 Il est aussi possible d'ajouter une absence directement depuis le planning, en réalisant un clic droit sur la ligne d'un conducteur :
Comment suis-je alerté dans Dashdoc de l'absence d'un conducteur ?
Il y a différents moyens d'être alerté par l'absence d'un conducteur :
Depuis le planning : Les absences sont clairement indiquées sur le planning :
Depuis le dossier transport : Lorsqu'on souhaite assigner un transport à un conducteur absent, sur les dates/horaires demandés, nous avons un message d'alerte :
⚠️ L'assignation d'une mission de transport à un conducteur absent n'est pas interdite par l'outil Dashdoc.
Depuis la fenêtre d'ajout d'une nouvelle absence : Lorsqu'il y a des missions préalablement affectées à un conducteur, on a une alerte lors d'un ajout d'une absence sur les créneaux concernés.
⚠️ L'ajout d'une absence pour un conducteur ayant des missions de transports affectées n'est pas interdit par Dashdoc.
Depuis le formulaire de création de transport : en fonction des dates d'enlèvement et de livraison renseignées, une alerte est affichée lors de la sélection du conducteur dans les moyens :
Déclarer les indisponibilités de mes véhicules sur Dashdoc
La déclaration d'une indisponibilité d'un véhicule est similaire à la déclaration d'une absence d'un conducteur.
Depuis "Ma flotte" > "Mes véhicules", cliquer sur le véhicule en question puis créer une nouvelle indisponibilité en indiquant :
Le type d'indisponibilité : maintenance, location ou autre
Les dates de début et de fin de l'indisponibilité
Journée entière ou demi-journée (facultatif)
Commentaires (facultatif)
💡 De même, il est aussi possible d'ajouter une indisponibilité directement depuis le planning, en réalisant un clic droit sur la ligne d'un véhicule :
Comment suis-je alerté dans Dashdoc de l'indisponibilité d'un véhicule ?
Tout comme l'absence d'un conducteur, voici les différents moyens d'être alerté par l'indisponibilité d'un véhicule :
Depuis le planning par véhicules : Les indisponibilités sont clairement indiquées.
Depuis le dossier transport : Lorsqu'on souhaite assigner un transport à un véhicule indisponible, sur les dates/horaires demandés, nous avons un message d'alerte.
Depuis la fenêtre d'ajout d'une nouvelle indisponibilité : Lorsqu'il y a des missions déjà affectées à un véhicule, on a une alerte lors d'un ajout d'une indisponibilité sur les créneaux concernés.
⚠️ L'ajout d'une indisponibilité pour un véhicule ayant des missions de transports préalablement affectées n'est pas interdit par Dashdoc.
Depuis le formulaire de création de transport : en fonction des dates d'enlèvement et de livraison renseignées, une alerte est affichée lors de la sélection des plaques dans les moyens.
Remarques générales
Certains cas d'alertes ne sont pas encore disponibles sur Dashdoc :
Alerte lors de l'affectation d'un conducteur/véhicule indisponible pour de multiples transports (Onglet Transports en cours > Sélectionner plusieurs transports > Planifier > assigner un conducteur).
Alerte lors de la duplication en masse d'un transport comprenant un conducteur/plaque avec une absence/indisponibilité.
Cas particulier du multi-entité pour le planning en vue étendue, il n'est pas possible d'ajouter une absence à un conducteur qui n'appartient pas à l'entité sur laquelle vous êtes connecté :
Exporter les indisponibilités conducteurs / véhicules
Rendez-vous dans Ma Flotte > Mes conducteurs
Selectionner le/ les conducteurs concernés en cliquant sur la case carrée en début de ligne
Cliquez sur Exporter les absences
Choisissez le mode et la période :
5. Récupérez votre export .
💡 Vous le retrouverez dans l'historique des exports en cliquant sur Mes exports |
À noter :
L'export est disponible pour vos conducteurs en propre et ne l'est pas pour les conducteurs en location.
Il est également possible de faire l'export des indisponibilités des véhicules
Lorsque qu'un conducteur est absent sur plusieurs mois :
Ex: Marc est absent du 15 janvier au 20 Avril .
Dans l'export sur la période de janvier, vous aurez Marc début d'absence le 15/01 et fin de l'absence le 31/01 . En Février il sera absent tout le mois de février pareil pour mars . Sur Avril vous aurez 1/04 au 20/04.
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