L'import standard vous permet de créer plusieurs transports d'un coup à partir d'un fichier "plat" au format Excel ou csv.
Les transports que vous pouvez créer ainsi sont uniquement des transports dits "simples" entre un point de chargement et un point de livraison. En utilisant la fonctionnalité d'import, vous aurez autant de transports créés dans votre portail Dashdoc que de lignes (hors en-tête) dans le fichier importé.
Retrouvez ci-dessous :
les prérequis pour pouvoir l’utiliser
la description du format attendu
comment lancer l’import
les erreurs les plus fréquentes
Prérequis pour importer des transports en masse :
Pour que l'import fonctionne, il faut que :
Votre clé API soit activée : dans votre compte Dashdoc, allez dans Paramètres, Extension, puis vérifiez que vous avez une clé API. Sinon, créez-la en cliquant sur le bouton générer une clé de connexion.
Vos donneurs d'ordre soient déjà créés dans votre carnet d'adresses Dashdoc. Ils ont au moins un nom de société, et éventuellement un identifiant interne (provenant de vos logiciels transports : TMS, outil de facturation...)
Vos conducteurs soient déjà créés dans Dashdoc avec un identifiant interne qui permet de les désigner, si vous souhaitez assigner un conducteur au transport au moment de l'import. Si vous n'avez pas de code conducteur provenant d'un autre outil, vous pouvez définir un code basé sur leur nom par exemple. Ce code est unique pour chaque conducteur.
Que vous soyez transporteur des transports à créer
Le fichier à importer doit être dans le format standard, avec les colonnes dans le bon ordre.
Description du format du fichier
Le fichier doit comporter 26 colonnes, avec chacune leur en-tête.
Voici un modèle de fichier téléchargeable :
☝️ Les colonnes en gras ci-dessous ou en bleu dans le fichier exemples sont à remplir obligatoirement pour que l'import puisse se faire !
Votre fichier .xlsx peut contenir plusieurs onglets, mais l'onglet à importer doit être le premier en partant de la gauche.
Les données à compléter :
Voici le descriptif des données attendues pour chacune des colonnes :
colonne 1 : “numéro OT”
obligatoire, numéro du transport dans votre système. Chaque transport doit avoir un numéro unique, vous ne pourrez pas importer un transport avec un numéro déjà existant dans votre compte Dashdoc.
🤓 Si vous n'avez pas de codification vous pouvez renseigner la date du jour acollé à un numéro unique ex : "13mai2024-1", "13mai2024-2",...
colonne 2 : “code donneur ordre”
recommandé, code interne à votre système renseigné dans la fiche donneur d’ordre Dashdoc, permet de retrouver toutes les informations relatives au DO pour la lettre de voiture
colonne 3 : “nom donneur ordre”
obligatoire si le code donneur d’ordre n’est pas renseigné, nom de société renseigné dans la fiche donneur d’ordre Dashdoc, permet de retrouver toutes les informations relatives au DO pour la lettre de voiture
☝️ Si le donneur d'ordre n'est pas connu de Dashdoc, il sera créé dans votre compte, prenez soin d'écrire le nom des donneurs d'ordre de manière identique pour éviter des doublons dans votre carnet d'adresse.
ex : "Client Louis 44" dans Dashdoc, écrivez "Client Louis 44" dans votre fichier et non "Client Louis Loire Atlantique"
colonne 4 : “nom site chargement”
obligatoire, nom du lieu de chargement
colonne 5 : “adresse chargement”
optionnel, adresse complète hors code postal et ville (n° + voie + lieu dit, BP, etc.). Ne pas inscrire de "," dans cette adresse.
colonne 6 : “code postal chargement”
obligatoire, code postal
colonne 7 : “ville chargement”
obligatoire, ville
colonne 8 : “pays chargement (code ISO)”
optionnel, code pays sur 2 caractères selon classification ISO (ex : “FR” pour France et “BE” pour Belgique), si vide alors le pays appliqué par défaut est “France”. Si le champ est rempli avec une valeur inconnue, les transports ne seront pas importés.
colonne 9 : “date chargement”
obligatoire, date demande pour le chargement, au format “JJ/MM/AAAA”
colonne 10 : “heure chargement”
optionnel, heure demandée pour le chargement, au format “HH:mm”
colonne 11 : “nom site livraison”
obligatoire, nom du lieu de livraison
colonne 12 : “adresse livraison”
optionnel, adresse complète hors code postal et ville (n° + voie + lieu dit, BP, etc.) Ne pas inscrire de "," dans cette adresse.
colonne 13 : “code postal livraison”
obligatoire, code postal
colonne 14 : “ville livraison”
obligatoire, ville
colonne 15 : “pays livraison (code ISO)”
optionnel, code pays sur 2 caractères selon classification ISO (ex : “FR” pour France et “BE” pour Belgique), si vide alors le pays appliqué par défaut est “France”. Si le champ est rempli avec une valeur inconnue, les transports ne seront pas importés.
colonne 16 : “date livraison”
obligatoire, date demande pour la livraison, au format “JJ/MM/AAAA”
colonne 17 : “heure livraison”
optionnel, heure demandée pour la livraison, au format “HH:mm”
colonne 18 : “plaque tracteur”
optionnel, immatriculation du tracteur à assigner au transport
colonne 19 : “plaque remorque”
optionnel, immatriculation de la remorque à assigner au transport
colonne 20 : “code conducteur (code interne dans Dashdoc)”
optionnel, code interne à votre système renseigné dans la fiche conducteur Dashdoc. Si vous n’avez pas de code conducteur, vous pouvez définir un code basé sur leur nom par exemple. Renseignez ce code dans la fiche conducteur et utilisez-le dans le fichier d’import.
colonne 21 : “categorie marchandise”
obligatoire, indique la catégorie de marchandise transportée, ce qui détermine les informations affichées et à remplir par le conducteur
les valeurs “vrac”, “bulk” seront reprises comme “Vrac” dans vos transports Dashdoc
les valeurs “vrac IDTF”, “IDTF”, “bulk_IDTF” seront reprises comme “Vrac IDTF” dans vos transports Dashdoc
toute autre valeur sera reprise en tant que telle, par exemple “Big Bag” affichera “Big Bag” dans vos transports Dashdoc
si vous souhaitez utiliser une catégorie préexistante dans Dashdoc, autre que “Vrac” ou “Vrac IDTF”, rapprochez-vous de votre chef de projet Dashdoc
colonne 22 : “description marchandise”
optionnel, description de la marchandise, par exemple “gravier 10/12”, “gravats”
colonne 23 : “poids”
optionnel, poids exprimé en tonnes qui sera ensuite converti et affiché en kg dans vos transports Dashdoc
colonne 24 : “quantité”
optionnel, quantité prévue si la catégorie est autre que “Vrac” ou “Vrac IDTF”
colonne 25 : “informations complémentaires marchandises”
optionnel, informations complémentaires sur la marchandise
colonne 26 : “instructions conducteur”
optionnel, instructions privées affichées uniquement au conducteur, au chargement et au déchargement
Lancer l’import d’un fichier
Pour importer une liste de transports, cliquez sur la flèche à droite de "Nouveau transport" puis "Import Excel".
La pop-up ci-dessous s’affiche.
Cliquez sur l’encadré en pointillés pour sélectionner sur votre ordinateur le fichier à importer, ou faites-le glisser directement dans l’encadré. Cliquez sur le bouton “Importer”.
La pop-up se referme et un bandeau vert vous indique que le fichier est en cours d’import.
L’import peut prendre quelques minutes. Vous retrouverez ensuite les transports importés dans la vue “Mes transports".
Les erreurs les plus fréquentes
Vous avez lancé l'import. Il est possible que tout ou partie de vos transports n'aient pas été intégrés.
En cas d’erreur lors de l’import, vous recevrez un email indiquant quels transports parmi la liste n’ont pas pu être importés, avec pour chacun une indication sur la cause probable de l’erreur.
Vous pouvez alors modifier le fichier et essayer d’importer à nouveau ces transports en recommençant la procédure.
Les erreurs les plus fréquentes :
votre compte n'a pas de clé API active (voir premier point de cet article)
votre fichier contient plusieurs onglets et celui à importer n'est pas le premier en partant de la gauche
un des champs obligatoire n'est pas rempli
il y a des virgules dans certaines cases (remplacez-les par des points ou des tirets, les virgules ne sont pas compatibles avec le format csv)
un code pays n'est pas reconnu
une date ou une heure n'est pas au bon format
un conducteur ou client n'est pas connu dans votre compte Dashdoc