ℹ️ Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
Lettrez plus vite : affichez le nom du client ou du fournisseur sur chaque ligne pour rapprocher facilement un paiement de sa facture.
Respectez vos conventions comptables : ajoutez le numéro de facture, la date d'échéance ou un séparateur pour coller aux règles de votre cabinet ou de votre service comptable.
Contrôlez vos écritures sans retraitement : des descriptions claires et homogènes, directement dans le fichier importé, sans retouche manuelle.
⚙️ Configurer les descriptions
Les descriptions se configurent de la même façon pour les ventes et pour les achats. Chaque onglet a ses propres réglages : configurez l'onglet Vente et l'onglet Achat séparément.
Étape 1 : Accéder à la section
Allez dans Paramètres > Exports comptables, puis ouvrez l'onglet Vente ou Achat (1).
Descendez jusqu'à la section Personnalisation des descriptions.
Vous y trouvez :
(2) Un champ par ligne d'écriture
Champ | Onglet Vente | Onglet Achat |
Description d'une ligne de tiers | Ligne du client (compte 411) | Ligne du fournisseur (compte 401) |
Description d'une ligne de produit | Ligne du produit ou service facturé (compte 7XX) | Ligne de la charge (compte 6XX) |
Description d'une ligne de taxe | Ligne de TVA (compte 445) | Ligne de TVA (compte 445) |
(3) Un aperçu : il affiche le résultat avec un exemple de facture.
(4) Un bouton de copie : il reprend la description d'une ligne sur les autres lignes.
Étape 2 : Construire une description
Cliquez dans le champ de la ligne à modifier (1). La liste des variables s'ouvre (2).
Cliquez sur une variable pour l'ajouter. Vous pouvez en ajouter 5 au maximum par ligne.
Pour retirer une variable, placez le curseur juste après et appuyez sur la touche d'effacement de votre clavier (⌫). La variable entière est retirée.
Tapez directement dans le champ le texte à placer entre les variables, par exemple
-ou/.Vérifiez le résultat dans le champ Aperçu.
Recommencez pour les autres lignes, puis cliquez sur Enregistrer en bas de la page.
💡 Astuce : pour appliquer la même description à plusieurs lignes, cliquez sur le bouton de copie (4, capture précédente), cochez les lignes à remplacer puis cliquez sur Dupliquer.
Variables disponibles
Toutes les variables sont proposées sur chacune des trois lignes. Les deux onglets proposent les mêmes variables, à deux différences près : l'onglet Achat affiche Nom du fournisseur au lieu de Nom du client, et ne propose pas Description du produit.
Variable | Vente | Achat |
Type de document (facture ou avoir) | ✓ | ✓ |
Nom du client / Nom du fournisseur | ✓ | ✓ |
Numéro de facture | ✓ | ✓ |
Montant hors taxes | ✓ | ✓ |
Montant avec taxes | ✓ | ✓ |
Date de facture | ✓ | ✓ |
Date d'échéance | ✓ | ✓ |
Mode de paiement | ✓ | ✓ |
Date de paiement | ✓ | ✓ |
Code produit | ✓ | ✓ |
Nom du produit | ✓ | ✓ |
Description du produit | ✓ |
|
Pourcentage de taxe | ✓ | ✓ |
💡 Exemple : pour retrouver une facture par son client et son numéro, configurez la ligne de tiers ainsi : Type de document - Nom du client - Numéro de facture.
✅ Ce qui change dans vos exports
Les nouvelles descriptions s'appliquent aux factures et aux avoirs, pour tous les exports générés après l'enregistrement.
Les descriptions personnalisées sont utilisées dans les fichiers Excel et CSV de l'export.
Si une information n'existe pas au moment de l'export (par exemple, pas de mode de paiement sur une facture d'achat non réglée), la variable reste vide.
Descriptions par défaut
Sans personnalisation de votre part, le nom du client ou du fournisseur apparaît désormais sur chaque ligne :
Ligne | Description par défaut |
Ligne de tiers | Type de document - Nom du client / fournisseur |
Ligne de produit | Type de document - Nom du produit - Nom du client / fournisseur |
Ligne de taxe | Type de document - Pourcentage de taxe - Nom du client / fournisseur |
⚠️ Important : certains logiciels comptables limitent le nombre de caractères d'une description et coupent les textes trop longs. Gardez des descriptions courtes, surtout si vous combinez plusieurs variables. Si un outil lit automatiquement les descriptions de votre export, vérifiez qu'il prend en compte ce nouveau format.
❓ FAQ
Mes anciens exports sont-ils modifiés ? Non. Les nouvelles descriptions s'appliquent uniquement aux exports générés après l'enregistrement de vos paramètres.
Comment revenir à la description par défaut ? Reconstruisez la ligne avec les variables par défaut indiquées ci-dessus, puis cliquez sur Enregistrer.
Pourquoi ma description est-elle coupée dans mon logiciel comptable ? Votre logiciel limite la longueur des descriptions. Réduisez le nombre de variables ou de texte ajouté.
👉 Pour générer votre export, consultez l'article Envoyer mes données de facturation en comptabilité.