Para el caso de importación contable en Golden Soft, no utilizaremos la funcionalidad de “Exportación contable” de Dashdoc, si no que utilizaremos la exportación personalizada de facturas, ya que el código contable de los clientes ya está registrado en la Golden asociado a cada cliente, y la cuenta de Golden debería estar correctamente parametrizada antes de realizar la importación.
Por otro lado, en Golden se necesita importar un fichero en el que la “Base imponible” esté separada del “Importe de IVA” y del “Total con IVA”, y este formato no es posible con la exportación contable.
1. Configurar la exportación personalizada de facturas en Dashdoc.
Primero, debemos realizar una exportación personalizada de las facturas que queremos exportar desde Dashdoc.
Esta exportación, normalmente, la haremos a final de mes del total de las facturas del mes vencido.
👣 Paso a paso para realizar la exportación personalizada en Dashdoc: |
Módulo: Facturación de ventas
Exportar
“+ Añadir una exportación personalizada”
General: cambiamos el nombre a la exportación personalizada para futuras ocasiones.
Tipo de exportación: Predeterminado
Artículos a exportar: Facturas y notas de crédito
Columnas a seleccionar para exportar, en este orden. Serán las mismas columnas que configuraremos en Golden.:
Tipo de elemento exportado: indica si es factura o nota de crédito.
Número de factura/abono
Fecha de facturación
Fecha de vencimiento
Total (sin IVA): base imponible
Total IVA: el importe del IVA
Total (IVA incluido): total a facturar
Tipos de IVA utilizados: indica si es al 21%, 0%, etc.
Cliente a facturar
Número de IVA del cliente a facturar: CIF
Dirección cliente (los campos de dirección nos sirven para que cuando no esté el cliente registrado en Golden, se cree su cuenta de cliente).
Código postal cliente
Ciudad cliente
País cliente
Código de cuenta de cliente: cuenta contable (si no existe, se crea).
Exportar y guardar. Al guardar el fichero Excel a importar, conviene que se guarde como “Libro de Excel 97-2003”.
2. Configurar Golden.
Una vez tenemos el fichero exportado desde Dashdoc, toca configurar el entorno de Golden Soft, para que sea adecuado para el fichero que vamos a importar.
💡 Recomendamos realizar esta configuración inicial en una cuenta DEMO de Golden (Adamus, S.L). |
⚙️ La 1ª vez que realicemos la importación, deberemos configurar Golden. |
1) Nuevo diseño de importación.
Pestaña Herramientas → Importación de datos → Diseño de importaciones → Icono “Nuevo”.
2) Parametrizar la “Importación”:
Código (nombre que queramos dar a la tabla)
Descripción (importación Dashdoc)
Aplicación: Contabilidad
Tabla: Facturas contables
Tipo de importación: Excel
3) Configurar la estructura de columnas.
En este paso, debemos replicar la misma estructura de columnas que hemos exportado desde Dashdoc, para que cada campo exportado tenga su relación y genere su asiento contable en Golden.
👉🏼 “Traer columnas ejemplo” para ahorrar tiempo en la creación de columnas. Borraremos (✂️) , añadiremos columnas (➕) y editaremos (click) a partir de esta base.
Si seleccionamos “REPETIR” significa que con que pongamos ese campo en la primera fila, se aplicará a todas las filas de esa columna si no existe otro campo que lo sustituya. Ej.: Si ponemos en la primera fila ”E” para Emitidas o “ES" para España, se aplicará al resto de filas que no tengan datos.
Estructura en Golden:
En “Texto del campo” elegimos el tipo de campo a importar
En “Fórmula”, indicamos a qué número de columna de nuestro fichero Excel corresponde.
En “Repetir” significa que con que pongamos ese campo en la primera fila del Excel, se aplica a todas las filas si no existe otro campo. Ej.: Si ponemos una ”E” para tipo de facturas, indicamos que todas las facturas son Emitidas, “ES” para España, etc.
En “Características” encontramos la descripción y restricciones de cada campo.
Con el Excel exportado abierto, vamos replicando la estructura de columnas del Excel.
Debería quedar así la estructura de columnas ✅
Especificaciones al importar el Excel en Golden:
Relación columnas entre Excel y Golden - hay que indicar el número de posición de la columna en el fichero Excel (3), no la Letra de la columna (C).
Tipo de IVA: Golden coge el valor ya esté como % (21%) o como número (21).
País - te da aviso de máximo 2 caracteres (ES) pero SÍ reconoce el nombre (España).
Generar asientos: debemos añadir una columna adicional al final de nuestro Excel llamada “Generar asientos” y únicamente indicar “S” (SÍ) en la primera fila, e indicaremos “Repetir” en esa columna para que se cree un asiento contable por factura.
En la pestaña “Parámetros”, debemos hacer Tick en que el “Fichero con cabeceras” ✅ y quitar el Tick en “Ignorar columnas vacías”.
3. Importación en Golden.
1) Buscar y elegir fichero a importar.
Seleccionando el fichero correspondiente en el icono de carpeta "📁 Hoja"
Se genera una vista previa del fichero que vamos a importar. Revisamos datos.
2) Ejecutar
Seleccionamos "▶️ Ejecutar" y validamos la información:
3) Revisar errores:
En este caso, nos está diciendo que el código país está incorrecto porque Golden indica que hay que indicar el “Código País” (ES) y nosotros hemos introducido el nombre del país (ESPAÑA). Pero, como hemos comentado, no pasa nada y Golden reconoce el campo igualmente 👇🏼
4) Revisar la importación realizada en la pestaña “Asientos”.
Si la importación ha sido exitosa, visualizaremos que todas las facturas importadas han generado su asiento correspondiente correctamente ✅
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