👤 Hoe maak ik een Bestuurder aan?
Ga naar "Mijn vloot", dan naar "Mijn bestuurders" en klik op " + Een nieuwe bestuurder toevoegen".
Je kunt 3 soorten chauffeurs aanmaken:
a. Eigen vloot: de bestuurder maakt deel uit van je eigen vloot en de eCMR zal op jouw naam staan.
b. Gecharterde bestuurder: de bestuurder, in dienst van een andere vervoerder, voert het transportwerk uit dat je rechtstreeks aan hem toevertrouwt. Er wordt een charterbevestiging gegenereerd en de eCMR zal op naam van de vervoerder staan.
c. Regie: de bestuurder, in dienst van een andere vervoerder, voert het transport uit namens jou, meestal onder een huurovereenkomst tussen jou en de vervoerder.
Voer de gegevens van de nieuwe chauffeur in.
a.Je kunt de velden invullen met betrekking tot:
i. opleiding
ii. regelgevende verplichtingen
iii. afwezigheden van bestuurders
Klik op 'Opslaan'.
Klik op 'Versturen via SMS' om hem de link te sturen om de applicatie te downloaden en zijn uitnodigingscode te ontvangen.
📅 Bestuurder deadlines
Nadat je de vervaldata van je bestuurders hebt ingevuld (rijbewijs, bestuurderskaart, medische keuring, vakbekwaamheidskaart...), stuurt Dashdoc op de 1e van elke maand automatisch een herinneringsmail met alles wat al verlopen is en alles wat binnen de komende 3 maanden verloopt. Als er niets te melden is, wordt er die maand geen e-mail verstuurd.
Kiezen wie de herinneringen ontvangt
Je bepaalt nu zelf wie elke herinnering ontvangt, met een aparte ontvangerslijst voor Bestuurders, Trekkers en Opleggers. Zo kun je bijvoorbeeld de vervaldata van de bestuurders naar HR sturen en de technische keuringen van de voertuigen naar de werkplaatsverantwoordelijke, zonder iedereen beheerder van het account te moeten maken.
Ga naar Instellingen > E-mails > Vervaldata bestuurders en materieel.
Klik op het veld "E-mails van de ontvangers" van een categorie om het te bewerken, voeg adressen toe of verwijder ze en klik daarna op "Opslaan". Elk geldig e-mailadres werkt: het hoeft niet van een Dashdoc-gebruiker te zijn (het veld stelt tijdens het typen enkel de e-mailadressen van de gebruikers van je bedrijf voor).
Goed om te weten
Als de lijst van een categorie leeg blijft, gaan de herinneringen automatisch naar de beheerders van het bedrijf.
Groepsbeheerders ontvangen standaard niet langer de herinneringen voor vervaldata van bestuurders: de ontvangers worden per vervoerdersbedrijf beheerd. Wil je dat iemand op groepsniveau een melding krijgt, voeg dan zijn adres toe aan de lijst "Bestuurders" van elk betrokken bedrijf.
Je kunt de e-mail onmiddellijk opnieuw versturen via "E-mail opnieuw versturen", zonder te wachten tot de 1e van de maand.
De frequentie van de automatische verzending (de 1e van elke maand) kan niet worden aangepast.
Vervaldata rechtstreeks opvolgen in de bestuurderslijst
Boven de tabel "Bestuurders" verschijnen snelfilters in het rood voor wat verlopen is (en in het oranje voor wat binnen 30 dagen verloopt), en de teller van het menu "Bestuurders en materieel" (in het linkermenu) geeft het totaal weer dat nog moet worden opgevolgd.
De lijst met verlopen vervaldata exporteren
Met de knop "De lijst met verlopen bestuurders en materieel exporteren" bovenaan de instellingenpagina genereer je een CSV-bestand met één regel per vervaldatum (categorie, label, datum, verlopen of niet) — handig om elke maand alles uit te zoeken zonder op de e-mail te wachten.
💡 Voorbeelden van gebruik
De vervaldata van rijbewijs / medische keuring van de bestuurders naar HR sturen, en de technische keuringen van de voertuigen bij de werkplaatsverantwoordelijke laten.
Een beheerdersaccount (bijvoorbeeld de boekhouding) niet langer lastigvallen dat die rol nodig heeft maar zich niet met vervaldata bezighoudt.
Een vlootverantwoordelijke verwittigen die geen beheerder van het account is.
Mijn chauffeur heeft zijn code niet ontvangen:
Deze kan je hem zelf geven.
👉 Haal het op van het tabblad "Mijn chauffeurs", op dezelfde regel als hun gegevens, in de kolom "Uitnodigingscode".
Vergeet niet je bestuurders te verwijderen wanneer ze geen deel meer uitmaken van je personeelsbestand. Selecteer hiervoor de bestuurder met behulp van het vierkante vakje aan het einde van de regel en klik vervolgens op de "Verwijderen" knop rechtsboven.
Heb je meer bestuurders dan voertuigen? Je bestuurders kunnen nu inloggen met een vast wachtwoord op elke Dashdoc-applicatie. We hebben een functie geïmplementeerd waarmee bestuurders kunnen inloggen met een permanent wachtwoord.
Bestuurders loggen in op de Dashdoc-app met telkens een verschillend toestel. Om de twee uur dat ze niet actief zijn, moeten ze bevestigen dat ze op hetzelfde bestuurdersprofiel ingelogd willen blijven.
Om deze optie te activeren, neem contact op met je Dashdoc projectmanager.
🚮 Ik wil een chauffeur deactiveren die niet langer voor mijn bedrijf werkt:
Ga naar Mijn vloot > Mijn bestuurders
Klik op de bestuurder die u wilt deactiveren
Klik op "Meer acties
Deactiveer de chauffeur (niet verwijderen)
✔️ De verbinding van de chauffeur met zijn mobiele applicatie wordt automatisch verbroken.
✔️ Je kunt nog steeds de geschiedenis van de ritten met de chauffeur zien als je hem zoekt met behulp van de filters.
Volg dezelfde stappen om de bestuurder opnieuw te activeren:
Ga naar Mijn vloot > Mijn stuurprogramma's
Klik op het stuurprogramma dat u opnieuw wilt activeren
Klik op "Meer acties".
Activeer de chauffeur
⚠️ Als je een chauffeur verwijdert, wordt hij ook losgekoppeld van zijn mobiele applicatie, maar je kunt de geschiedenis van de chauffeur niet meer opvragen met behulp van Dashdoc filters, dus je kunt hem het beste deactiveren.
Het verwijderen van een chauffeur verwijdert niet de ritten die hij heeft gemaakt. Ze blijven altijd op uw interface staan.
Nog geen klant? Als je een demonstratie wilt ontvangen en onze oplossing wilt uitproberen, laat het ons dan hier weten: