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📊 Comment accĂ©der et personnaliser vos rapports dans Dashdoc

Dans cet article, découvrez comment filtrer et personnaliser vos rapports pour optimiser votre gestion.

📈 Pilotez votre activitĂ© en un coup d'Ɠil avec les rapports Dashdoc.
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🎯 Vos chiffres clĂ©s sont mis en Ă©vidence et actualisĂ©s plusieurs fois par jour.

👀 Analysez votre activitĂ© par client, par libellĂ©, par vĂ©hicule ou par conducteur, et comparez vos pĂ©riodes pour prendre les bonnes dĂ©cisions au bon moment.

1. OĂč trouver vos rapports ?

Pour accéder à vos rapports, rendez-vous dans la barre latérale gauche et sélectionnez : Outils et gestion > Rapports

Vous y trouverez un sous-menu avec différents types de rapports que vous pouvez créer et consulter selon les informations dont vous avez besoin.

2. Types de rapports disponibles

Dashdoc propose plusieurs rapports, chacun axé sur un aspect spécifique de votre activité :

  • Rapport gĂ©nĂ©ral : affiche des informations globales sur votre chiffre d’affaires, basĂ©es sur les donnĂ©es de transport. Un onglet DĂ©tail par produit vous permet aussi de consulter votre chiffre d’affaires par produit de facturation (nombre de transports, CA avec ou sans surcharge carburant, surcharge carburant).

  • Sous-traitance : Ce rapport met en avant une donnĂ©e clĂ© : la rĂ©partition entre les transports rĂ©alisĂ©s en propre (avec vos propres camions et conducteurs) et ceux confiĂ©s Ă  des transporteurs sous-traitants.

    Exemple :

    70 % réalisés avec votre flotte interne, 30 % en sous-traitance.

  • Conducteurs : prĂ©sente des donnĂ©es individuelles par conducteur.

  • VĂ©hicules : Ce rapport est basĂ© principalement sur les kilomĂštres parcourus, mais inclut Ă©galement des donnĂ©es relatives au chiffre d'affaires par vĂ©hicule.

  • Facturation : Affiche le chiffre d’affaires facturĂ©, basĂ© sur les factures (brouillons et finalisĂ©es) et avoirs Ă©mis. Vous pouvez par ailleurs y consulter le chiffre d’affaires par produit de facturation, ainsi que les paiements en retard.

3. Mise Ă  jour des rapports

Les rapports ne sont plus mis à jour une seule fois par nuit : les données sont rafraßchies plusieurs fois par jour, à un rythme qui dépend du rapport.

  • Facturation : toutes les 30 minutes

  • GĂ©nĂ©ral, sous-traitance, conducteurs, vĂ©hicules : toutes les 4 heures

  • RentabilitĂ© : toutes les 3 heures (jusqu’à 4 h)

  • Empreinte carbone et Ă©changes de supports : toutes les 12 heures

3. Vos chiffres clĂ©s en un coup d’Ɠil

En haut de chaque rapport, vos indicateurs principaux sont mis en évidence pour la période filtrée. Par exemple, dans le rapport général :

  • le nombre de transports

  • le chiffre d’affaires, surcharge carburant incluse

  • le chiffre d’affaires, surcharge carburant non incluse

  • le montant de la surcharge carburant

4. Utilisation des filtres pour personnaliser vos rapports

Les filtres vous permettent d’adapter les informations affichĂ©es selon vos besoins. Par dĂ©faut, certains filtres gĂ©nĂ©raux sont appliquĂ©s, mais vous pouvez les modifier ou en ajouter d’autres pour obtenir une vue plus dĂ©taillĂ©e.

Filtres dans le rapport général

  • La pĂ©riode est basĂ©e sur la date effective, que vous choisissez dans ParamĂštres > Rapports > Date effective dans les rapports :
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    • Date de la premiĂšre activitĂ© : chargement ou reprise

    • Date de la derniĂšre activitĂ© : dĂ©chargement ou rupture
      ​

  • La date effective retenue est rappelĂ©e en haut de chaque rapport (ex. « Date effective : derniĂšre activitĂ© »).

  • Par dĂ©faut, le mois prĂ©cĂ©dent est sĂ©lectionnĂ© ainsi que les statuts commandĂ©, acceptĂ©, en cours et terminĂ©.

  • Vous pouvez ajuster les filtres pour inclure ou exclure les statuts de transport, le type de produit, entre autres.

Filtres dans les rapports de facturation

  • La pĂ©riode est basĂ©e sur la date de facturation et, par dĂ©faut, le mois prĂ©cĂ©dent est filtrĂ©.

Vous pouvez filtrer par client Ă  facturer, Ă©tat de facturation, type de produit et d'autres critĂšres pertinents.

Filtres dans les autres rapports

Dans les rapports sur les conducteurs, les vĂ©hicules ou la sous-traitance, les filtres s’adaptent en fonction du type d’information.

5. Enregistrer des vues personnalisées

Pour accéder rapidement à vos rapports personnalisés, vous pouvez enregistrer des vues avec les filtres que vous avez appliqués :

  1. Une fois vos filtres ajustĂ©s et les informations souhaitĂ©es affichĂ©es, cliquez sur l’icĂŽne de disquette (enregistrer la vue).

  2. Donnez un nom clair et descriptif Ă  cette vue.

  3. La prochaine fois que vous souhaiterez consulter ce rapport spécifique, il vous suffira de sélectionner le nom enregistré pour retrouver toute la configuration avec les filtres appliqués.

Cela vous permet de gagner du temps et de garder un suivi organisé des rapports les plus importants pour votre gestion.

6. Analyser vos chiffres par période

Dans les graphiques, cliquez sur le critÚre de temps (ex. « Semaine (date effective) ») pour regrouper vos chiffres par jour, semaine, mois, trimestre ou année.

Le graphique Comparaison par annĂ©e vous permet de comparer un mĂȘme mois d’une annĂ©e sur l’autre.

7. Croiser vos données dans les tableaux

Dans les tableaux, cliquez sur RangĂ©es pour combiner plusieurs critĂšres : donneur d’ordre, client Ă  facturer, libellĂ©s des transports


Exemple : en cochant « Client Ă  facturer » puis « LibellĂ©s des transports », vous voyez pour chaque client le chiffre d’affaires par libellĂ©. Par exemple, pour le client A : 2 000 € sur « Grue » et 1 400 € sur « Plateau ».

Ces tableaux restent filtrables par période.

8. Informations clés sur les revenus et les coûts

  • Les revenus affichĂ©s sont hors taxes (HT).

  • Vous pouvez choisir d’afficher les revenus avec ou sans surcharge carburant ou n'afficher que la surcharge carburant. Pour cela, cliquez en haut Ă  gauche des tableaux de suivi du rapport et sĂ©lectionnez les donnĂ©es :


    ​

  • Par dĂ©faut, les transports annulĂ©s ou refusĂ©s ne sont pas inclus afin d’éviter de fausser les revenus facturables.

  • Les coĂ»ts d’achat ne sont pas dĂ©duits dans les tableaux par client ou par Ă©tiquette.

9. Exporter et enregistrer vos rapports

Chaque rapport peut ĂȘtre exportĂ© dans diffĂ©rents formats :

  • CSV

  • XLSX (Excel)

  • PNG (image)

Pour exporter :

  1. Sélectionnez les indicateurs que vous souhaitez afficher (revenus, surcoût carburant, nombre de transports, etc.).

  2. Cliquez sur l’icîne d’exportation en haut à droite du tableau.

Vous pouvez enregistrer vos filtres pour accéder rapidement à vos vues personnalisées lors de prochaines consultations.

DiffĂ©rences entre les types d’exportation

  • L’exportation classique respecte les modifications apportĂ©es au tableau (comme le fait d’avoir Ă©largi ou rĂ©duit des colonnes).

  • L’exportation de donnĂ©es brutes affiche le tableau dans son Ă©tat initial, sans les modifications visibles.

Programmer un envoi automatique par e-mail

Vous pouvez recevoir automatiquement un tableau ou un graphique par e-mail, à la fréquence de votre choix.

  1. Sur le tableau ou le graphique souhaitĂ©, cliquez sur [icĂŽne Ă  prĂ©ciser] puis sur Planifier l’export rĂ©current.

  2. Choisissez le format : CSV, PNG ou PDF.

  3. Saisissez les adresses des destinataires (appuyez sur Entrée aprÚs chaque adresse).

  4. Si besoin, cochez Utiliser un objet et un message e-mail personnalisés.

  5. Indiquez la date et l’heure de dĂ©but, puis la frĂ©quence d’envoi (ex. tous les 7 jours).

  6. Cliquez sur CrĂ©er un planning d’export.
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