Votre client souhaite recevoir les documents liés aux transports facturés ? Vous pouvez tout lui envoyer directement depuis Dashdoc.
Créer vos contacts facturation
☝️ Créer des contacts facturation par client vous permet d'envoyer la facture aux bons interlocuteurs. Au moment de l'envoi, seuls ces contacts dédiés vous seront proposés.
Ouvrez la fiche Donneur d'ordre dans votre carnet d'adresses.
Cliquez sur "Nouveau contact" en haut à droite de l'écran.
Renseignez les coordonnées de votre contact en veillant à saisir une adresse email et à choisir le rôle "Facturation".
⚠️ Sans contact au rôle "Facturation", la liste déroulante d'envoi sera vide. Si c'est votre cas, créez le contact, ou saisissez l'adresse directement au moment du partage (voir plus bas).
Vous pouvez également désigner un contact qui sera automatiquement renseigné lors du partage ou de la relance de la facture.
Ajouter des documents annexes à ma facture
Ouvrez la facture concernée.
Ajoutez vos documents à l'emplacement prévu.
Une fois ajoutés, vous pouvez en rajouter ou les supprimer.
Partagez la facture et ses documents par mail
Vous pouvez faire un envoi simple depuis le détail d'une facture, ou un envoi en masse depuis le menu "Mes factures".
1. Partager une facture
Depuis le menu "Mes factures", ouvrez la facture à partager. Elle peut être au statut brouillon, finalisée ou payée.
Pour en savoir plus sur la recherche de factures, c'est par ici.
Cliquez sur "Partager" en haut de la page.
Choisissez votre mode de partage.
Partager le lien : en partageant ce lien, vos contacts accèdent à une page internet contenant le récapitulatif de la facture et les documents de transport à télécharger.
Envoyer par email : une liste déroulante vous donne accès aux contacts facturation créés dans la fiche du donneur d'ordre. Vous pouvez aussi ajouter un destinataire à la volée en tapant son adresse dans cette liste, puis en cliquant sur "Ajouter [adresse]" pour l'enregistrer.
Pour inclure les documents, cochez la case sous le choix des emails de facturation, puis sélectionnez les types de documents à partager.
Sous 5 Mo, les documents sont joints directement au mail.
Au-delà de 5 Mo, ils sont mis à disposition dans un fichier zip via un lien de téléchargement.
Terminez votre envoi en cliquant sur "Envoyer par email" !
Exemple de mail d'envoi de facture :
2. Partager vos factures en masse
Sélectionnez plusieurs factures depuis votre vue globale.
Cliquez sur "Plus d'actions" > "Partager" ou "Relancer".
Maitrisez vos envois depuis Dashdoc
Quand vous partagez une facture par mail depuis Dashdoc, le statut d'envoi s'affiche sur la facture et dans la liste générale du menu "Mes factures".
Statut | Ce qu'il signifie | Image |
Envoi en cours | Le mail a été pris en charge, il est en cours d'envoi | 
|
Envoyé | Le mail a été transmis avec succès au serveur de messagerie du destinataire. Passez la souris sur la coche pour voir le détail du destinataire | 
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Erreur d'envoi | Le mail n'a pas pu être remis : adresse incorrecte, boîte pleine, blocage anti-spam du destinataire | 
|
À noter que les statuts sont par ailleurs visibles avec le détail depuis le menu mes factures avec la liste générale des factures éditées.
⚠️ Ce que Dashdoc peut et ne peut pas vérifier
Dashdoc confirme que le mail a bien été transmis au serveur de votre destinataire. En revanche, ce qui se passe ensuite ne dépend plus de Dashdoc : le mail peut être classé en indésirable, filtré par un antivirus ou une passerelle de sécurité, ou rangé dans un dossier automatique. Un statut vert n'est donc pas une preuve que votre interlocuteur a vu la facture.
C'est pour cette raison que le support ne peut pas confirmer une réception. Nous pouvons uniquement vérifier avec vous que l'envoi est bien parti de Dashdoc.
Et après ?
Vous avez reçu le paiement de votre facture ? Il est temps de la marquer "payée". Découvrez comment faire ici.
❓ Mon client dit ne pas avoir reçu ma facture
Déroulez ces vérifications dans l'ordre.
1. Vérifiez le statut d'envoi dans Dashdoc
Si le statut est "Erreur d'envoi", la cause est identifiée : corrigez l'adresse du contact facturation puis renvoyez la facture.
2. Vérifiez l'adresse du destinataire
Ouvrez le détail de l'envoi en survolant la coche et contrôlez l'adresse réellement utilisée. Une faute de frappe dans un contact facturation, ou un contact obsolète après un changement d'interlocuteur chez le client, est le cas le plus fréquent.
3. Demandez à votre client de regarder ses indésirables
Puis de placer l'adresse d'expédition de Dashdoc dans sa liste d'expéditeurs autorisés. C'est la seule action durable pour éviter que ça se reproduise.
4. Si plusieurs clients différents sont concernés en même temps
Un blocage isolé chez un destinataire n'explique pas une non réception généralisée. Dans ce cas, contactez le support en indiquant :
les numéros des factures concernées,
les adresses email des destinataires,
la date d'envoi,
si ces mêmes destinataires recevaient bien vos factures les mois précédents,
si certains clients les ont reçues et d'autres non.
Ces éléments nous permettent de vérifier l'état des envois côté Dashdoc dès le premier message, sans allers-retours.
5. En attendant, débloquez votre client
Utilisez le lien vers la page web de la facture et transmettez-le par votre propre messagerie. Votre client accède au récapitulatif et aux documents sans dépendre de l'envoi Dashdoc. C'est aussi la solution à privilégier avec les clients dont la messagerie filtre systématiquement les expéditeurs externes.
Pas encore client ? Si vous souhaitez avoir accès à une démo et l’essai du TMS connecté Dashdoc, dites-le-nous ici :