Wat is Dashdoc WAM?
Dashdoc Wam is ontwikkeld voor afvalstoffeninzamelaars, -handelaars, -makelaars of -producenten die hun eigen regelingen hebben voor het transport van afval. Het stelt hen in staat om hun digitale afvalidentificatieformulieren (e-IDF) aan te maken en te volgen.
Dashdoc Wam is gecertificeerd door OVAM voor Vlaanderen. Wallonië heeft officieel aangekondigd dat documenten die zijn gegenereerd door een software die is gecertificeerd voor Vlaanderen, worden geaccepteerd zonder specifieke certificering voor Wallonië.
Waarom Dashdoc Wam gebruiken?
✅ Voldoe aan de OVAM-regelgeving en maak gebruik van een collaboratief TMS
⏱️ Win tijd en vermijd overtypen: creëer een afvalstoffen identificatieformulier en een transportopdracht met één klik
🚀 Volg de volledige cyclus van aanmaak tot facturatie
Dashdoc Wam stappen:
Dashdoc Wam maakt het mogelijk om identificatieformulieren aan te maken en moet worden gebruikt in combinatie met Dashdoc TMS en de mobiele applicatie, zodat het identificatieformulier kan worden aangevuld met alle verplichte informatie.
De belangrijkste stappen zijn:
Een identificatieformulier aanmaken in Dashdoc Wam.
Het formulier ondertekenen in Dashdoc Wam, als organisator of producent met eigen vervoer.
Automatisch een transport aanmaken in het TMS op basis van de gegevens van het identificatieformulier.
Het transport toewijzen aan een chauffeur.
De chauffeur het transport laten uitvoeren.
Informatie controleren op het afvalformulier in Dashdoc Wam.
☝️ alleen A→ B transporten kunnen worden afgehandeld: geen rondjes, geen A → B, C, D etc.
☝️ Voor transportorganisatoren die werken met gecharterde vervoerder, is het verplicht dat hun chauffeurs de Dashdoc mobiele applicatie gebruiken om de opdrachten uit te voeren.
1. 📄 Maak een identificatieformulier aan en vul het in
Klik op de blauwe knop “Nieuw identificatieformulier”
Vul alle onderstaande gegevens in (alle vetgedrukte velden zijn verplicht)
(Meer informatie over de bedrijven die je moet selecteren, vind je verderop in dit artikel)Producent van het afval: dit is het bedrijf dat het afval produceert
Selecteer het bedrijf
Kies een contactpersoon in dat bedrijf die een kopie van het document zal ontvangen nadat het laden heeft plaatsgevonden en een kopie van de definitieve versie nadat de afvalverwerker het document heeft ondertekend.
Organisator: het bedrijf dat het transport organiseert
Dit veld kan niet bewerkt worden. Als gebruiker van Dashdoc Wam zal uw bedrijf hier altijd verschijnen
☝️ In het geval dat u een producent bent die zijn eigen regelingen heeft voor het transport van zijn afval, dan zal uw naam dubbel verschijnen als producent en organisator in dit scherm, maar het pdf-document zal de informatie weergeven dat u uw eigen regelingen heeft, en zal uw naam niet weergeven als organisator
Vervoerder: het bedrijf dat de ladingen afval zal vervoeren
Selecteer het bedrijf
Afvalverwerker: het bedrijf dat het afval zal verwerken
Selecteer het bedrijf
Kies de contactpersoon die een kopie van de definitieve versie van het document zal ontvangen
Kies de ondertekenaar van het verwerkende bedrijf die het document zal ondertekenen nadat de lading afval is afgeleverd. ☝️ Als deze persoon dezelfde is als de contactpersoon, kun je dit veld overslaan.
Transportdatum
Instructies
Laden: dit is het exacte laadadres
Lossen: dit is het exacte losadres
Goederen
Beschrijving
Totaal gewicht
Behandelingscode: R-code en D-code van de behandeling die de verwerker op het afval zal toepassen.
Soort behandeling: aanvullende informatie over de behandeling
EURAL-code: code van de afvalstof volgens de EURAL-classificatie. Als de EURAL betrekking heeft op een gevaarlijk goed uit die classificatie (code gevolgd door *), dan moet je 4 extra verplichte gegevens toevoegen:
Fysische eigenschappen
Chemische samenstelling
Hoeveelheid: hoeveelheid verpakkingen, verschillend van het totale gewicht
Verpakkingstype
Als alle vereiste informatie is ingevuld en u klaar bent, kunt u het document ondertekenen, zoals hieronder wordt uitgelegd
2. ✍️ Een afvalformulier ondertekenen (als organisator of producent met eigen regelingen)
Als het afvalstoffenidentificatieformulier compleet is:
Klik dan op de blauwe knop "Ondertekenen" rechtsboven in het scherm
U ontvangt vervolgens een bevestiging
Na bevestiging wordt de status van het formulier automatisch bijgewerkt naar "Ondertekend"
Bij validatiefouten worden foutmeldingen weergegeven onder de velden die niet zijn ingevuld of fouten bevatten.
Nadat het afvalformulier is ondertekend, dient u een transport aan te maken in het TMS om de volgende stappen in de cyclus van het afvalstoffenidentificatieformulier te doorlopen.
3. 🚚 Een transportopdracht aanmaken in het TMS vanuit het afvalstoffenidentificatieformulier
Zodra het afvalstoffenidentificatieformulier ondertekend is:
Bovenaan rechts op de pagina zie je dat de vroegere blauwe knop "Ondertekenen" vervangen is door een blauwe knop "Transport aanmaken".
Je hoeft enkel op die knop te klikken.
Er opent zich een nieuw tabblad met het resulterende transport in het TMS.
🔗 Je zult merken dat de transportpagina een banner bevat met een link naar het afvalstoffenidentificatieformulier, en dat het formulier nu een banner bevat met een link naar het transport.
4. Status "onderweg" en "aangekomen"
Nu je de transportopdracht met het afvalstoffenidentificatieformulier hebt aangemaakt, dien je dit transport toe te wijzen aan een chauffeur.
De chauffeur ontvangt dan de transportopdracht op zijn mobiele telefoon.
☝️ Het is verplicht dat chauffeurs de mobiele applicatie van Dashdoc gebruiken, zodat het afvalstoffenidentificatieformulier kan worden bijgewerkt met de benodigde gegevens.
De chauffeur actualiseert de transportopdracht met behulp van de mobiele applicatie:
Wanneer de lading is gevalideerd:
Wordt de validatie toegepast op de eCMR van het transport.
De status van het afvalformulier wordt gewijzigd naar "onderweg".
De naam van de chauffeur, de datum en tijd van de validatie, en de geolocatie van de chauffeur op dat moment worden opgeslagen en weergegeven op het afvalstoffenidentificatieformulier.
Wanneer het lossen is gevalideerd:
Wordt de validatie toegepast op de eCMR van het transport.
De status van het afvalformulier wordt gewijzigd naar "aangekomen".
De naam van de chauffeur, de datum en tijd van de validatie, en de geolocatie van de chauffeur op dat moment worden opgeslagen en weergegeven op het afvalstoffenidentificatieformulier.
☝️ Het is verplicht dat chauffeurs akkoord gaan met het delen van hun locatie via de mobiele applicatie, omdat de exacte geolocatie op het moment van de laden of lossen op het afvalstoffenidentificatieformulier moet worden weergegeven voor controle door de autoriteiten.
5. Status "voltooid"
De overgang tussen de status "aangekomen" en "voltooid" vindt plaats met de definitieve ondertekening van het document door de verwerker.
Er zijn twee manieren om de handtekening van de verwerker te verkrijgen. Wanneer de vrachtwagenchauffeur het lossen van de afvallading op de afleverlocatie valideert, kan hij op de mobiele applicatie kiezen hoe de persoon op de locatie de ontvangst van de lading valideert (voornamelijk voor de noodzaak van de eCMR): sign-on-glass, contactloos, papieren CMR, niemand op de locatie.
Optie "sign-on-glass":
De bestuurder selecteert een bestaand contact of maakt een nieuw contact aan voor dat bedrijf en overhandigt de telefoon aan die persoon.
De persoon tekent op het scherm van de telefoon.
Opties "contactloos", "papieren CMR" of "niemand ter plaatse":
Er wordt automatisch een e-mail naar de verwerker gestuurd met een link om het afvalstoffenidentificatieformulier elektronisch te ondertekenen. Deze e-mail wordt verstuurd naar de ondertekenaar die u hebt geselecteerd voor de verwerker tijdens het aanmaken van het afvalstoffenidentificatieformulier, of (als het dezelfde persoon is) naar de contactpersoon die u hebt geselecteerd voor het verwerkingsbedrijf.
Deze personen kunnen het document later op elk gewenst moment openen, op de link klikken en het document online ondertekenen.
In beide gevallen wordt de handtekening van de verwerker op het document gezet en geeft het afvalstoffenidentificatieformulier de naam van de ondertekenaar en de datum en tijd van ondertekening weer.
Wat zijn de statussen van een identificatieformulier?
Zodra je een document aanmaakt, volgt het deze statussen:
Voorbereiding: zodra het document is aangemaakt, heeft het de status "voorbereiding"
Ondertekend: zodra alle informatie is ingevuld, kunt u het document ondertekenen om het transport te laten uitvoeren. Het heeft dan de status "ondertekend".
Vertrokken: zodra de chauffeur heeft bevestigd dat het laden is voltooid.
Aangekomen: zodra de chauffeur heeft bevestigd dat het lossen heeft plaatsgevonden.
Finaal: zodra de afvalverwerker het document heeft ondertekend.
Geannuleerd: formulieren kunnen alleen worden geannuleerd voordat het laden is gevalideerd, en alleen wanneer de status "voorbereiding" of "ondertekend" is.
Stopgezet : een formulier kan de status "stopgezet" hebben als om een of andere reden de lossing niet kan worden uitgevoerd. In dit geval kun je de status van een formulier veranderen van "vertrokken" naar "beëindigd".
Je kunt de status van het document zien naast het documentnummer bovenaan de pagina.
🗑️ Kan ik een afvalstoffenidentificatieformulier verwijderen?
☝️ Het is niet mogelijk om identificatieformulieren te verwijderen, omdat het wettelijk verplicht is dat elk document dat in de software wordt aangemaakt, moet blijven waar het werd aangemaakt.
Hoe bedrijven aanmaken of wijzigen in Dashdoc Wam?
Tijdens het aanmaken van een identificatieformulier in Dashdoc Wam moet u 3 bedrijven selecteren: producent, vervoerder en verwerker.
Alle bedrijven die u in de lijst ziet, zijn ook zichtbaar in het "adresboek" in Dashdoc TMS. Ze hebben echter aanvullende eigenschappen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van identificatieformulieren. Deze extra informatie is alleen zichtbaar in Wam.
De lijst met extra informatie die beschikbaar is in Wam is:
Type actor:
Opties zoals "afvalproducent", "organisator" en "afvalverwerker" zijn beschikbaar in deze lijst in Wam.
Administratieve nummers:
Elk bedrijf dat u selecteert, moet minstens één geldig administratief nummer hebben. Dit wordt gecontroleerd wanneer u het formulier als organisator ondertekent.
Er zijn verschillende soorten administratieve nummers die kunnen worden gebruikt, zoals "BTW-nummer", "ondernemingsnummer", "EORI-nummer" en meer. De lijst met mogelijke nummers hangt af van de rollen van het bedrijf die zijn geselecteerd met tags in de "Lijst met actoren".
Als u deze extra details voor bedrijven moet instellen, selecteert u het bedrijf en gebruikt u de link "Wijzigen" onder de selectielijst.
Als een bedrijf ontbreekt in de lijst wanneer je het afvalformulier aanmaakt, kun je de link "+ Bedrijf toevoegen" onder de keuzelijst gebruiken om een nieuw bedrijf toe te voegen.
✉️ Wie ontvangt e-mails en wanneer?
Wanneer ? | Wat bevat de e-mail? | Wie ontvangt de e-mail? | Wettelijke verplichting? |
Na laadvalidatie | Kopie van het identificatie-formulier op dat moment | Contactpersoon van de producent | Ja |
Na losvalidatie (als de bestuurder een andere handtekeningmethode heeft geselecteerd dan "tekenen op glas") | Een link om het identificatieformulier online te ondertekenen | Contactpersoon van de verwerker of ondertekenaar van de verwerker als u er een hebt geselecteerd | Nee |
Na definitieve ondertekening door afvalverwerker | Kopie van de definitieve versie van het identificatie-formulier | Contactpersoon van de producent en contactpersoon van de verwerker | Ja |
Welke informatie wordt doorgegeven van Dashdoc Wam naar Dashdoc TMS?
Wanneer het transport wordt aangemaakt of wanneer het identificatieformulier wordt bijgewerkt in Wam, worden sommige gegevens gekopieerd van het formulier naar het transport. Dit zijn de details.
Informatie in WAM | Informatie in TMS | Kan bijgewerkt worden van Wam naar TMS tot... |
Organisator | Opdrachtgever | ❌ nooit |
Vervoerder | Vervoerder | Laadvalidatie |
Transportdatum | Laaddatum | Laadvalidatie |
Laden | Laadadres | Laadvalidatie |
Lossen | Losadres | Losvalidatie |
Goederen (voor niet-gevaarlijke EURAL-code)
| Goederen (wordt veranderd naar "Bulk")
| Laadvalidatie |
Goederen (voor gevaarlijke EURAL-code)
| Goederen (wordt verander naar "Ander")
| Laadvalidatie |
Welke informatie wordt bijgewerkt op het Dashdoc Wam-formulier tijdens het transport?
(Opmerking Dashdoc: Voorlopig adviseren we om niets te wijzigen in de transportopdracht, maar dat te doen via het identificatieformulier)
Het ondertekenen van laad- en losactiviteit werkt de status van het identificatieformulier bij.
Kan ik een MATIS rapport maken van mijn identificatieformulieren?
Filter de identificatieformulieren die je in je rapport wilt.
Klik vervolgens op de knop "Matis export" die bovenaan de lijst verschijnt
❓FAQ
Het transport is klaar, maar het afvalidentificatieformulier heeft de status "ondertekend" of "onderweg", wat moet ik doen?
Het ondertekenen van het laden en lossen moet worden uitgevoerd via de Dashdoc mobiele applicatie.
In sommige gevallen kan de ondertekening echter mislukken of niet mogelijk zijn als een TMS-gebruiker het laden of lossen als voltooid heeft gemarkeerd (in het TMS).
Hierdoor wordt het afvalformulier gekoppeld aan een transport dat klaar is, maar de status en informatie van het afvalformulier komen niet overeen met de transportstatus. De chauffeur zit vast en kan de activiteiten op de mobiel niet meer valideren.
Als dit gebeurt, zie je op de detailpagina van het afvalformulier, bovenaan, een knop om een validatielink naar de transporteur te sturen.
De persoon die de e-mail ontvangt, kan deze doorsturen naar de chauffeur, zodat hij de link kan gebruiken om de vereiste informatie in te vullen en de laad- of losactiviteit te valideren. Hierdoor wordt het afvalformulier bijgewerkt met de juiste informatie.
De geolocatie van de persoon die valideert moet op het afvalformulier worden vermeld. De geolocatie wordt opgehaald van het apparaat, tenzij de validatie mislukt. De persoon die valideert moet dus op de echte laad- of losplaats zijn tijdens het valideren. Beschouw dit als een manier om het proces in bepaalde gevallen te ontgrendelen en herinner de transporteur eraan dat hij verantwoordelijk is voor de juistheid van de laad- en losinformatie. Daarom moet dit worden gedaan met onze mobiele applicatie.
Het transport is beëindigd, maar het afvalidentificatieformulier heeft de status "aangekomen", wat moet ik doen?
Op de detailpagina van het afvalformulier kunt u bovenaan zien wanneer de e-mail naar de contactpersoon voor ondertekening is gestuurd en of deze correct is ontvangen. Als de ondertekenaar er te lang over doet om te ondertekenen, kunt u hem een nieuwe melding sturen met de knop "Opnieuw verzenden voor ondertekening".
