Facturatie gegevens exporteren voor boekhoudkundige doeleinden
Om factureringsinformatie aan je boekhouding toe te voegen, moet je je facturen of exportbestanden naar je boekhouder sturen.
Volg de onderstaande stappen om de benodigde informatie te verkrijgen:
⚙️ Uw export instellen
In Instellingen → Facturatie → Boekhoudkundige Export vind je de instellingen van je export:
⚠️ Als je een boekhoudkundige export genereert voordat je deze configureert, zal de informatie standaard zijn en niet noodzakelijk overeenkomen met je behoeften.
Maak uw regels voor analytische boekhouding
Op Dashdoc heeft u de mogelijkheid om regels voor analytische boekhouding in te stellen om uw factuurregels in de boekhouding uit te splitsen. Deze regels maken het mogelijk om automatisch analytische codes aan uw facturen toe te wijzen op basis van gepersonaliseerde criteria.
ℹ️ Waarom deze functionaliteit gebruiken?
Bespaar tijd: Automatiseer de toewijzing van analytische codes in plaats van deze handmatig in te voeren
Verbeter de nauwkeurigheid: Verdeel de omzet automatisch over uw verschillende transportmiddelen
Vereenvoudig uw beheer: Volg de rentabiliteit per kostenplaats, voertuigtype of onderaannemer rechtstreeks vanuit uw boekhouding
⚙️ Configureer uw regels
Ga naar het menu Instellingen > Boekhoudkundige exports > Regels voor analytische boekhouding. U kunt zoveel regels toevoegen als nodig is om aan uw specifieke behoeften te voldoen.
Beschikbare criteria:
Te factureren klant van het transport
Chauffeur
Kenteken trekker van het transport
Kenteken aanhangwagen van het transport
Facturatieproduct
Onderaannemer van het transport
Omschrijving van het transport
Tags chauffeur
Tags voertuig
Tags aanhangwagen
Beschikbare voorwaarden:
is
is niet
is één van
is niet één van
is leeg
is niet leeg
Een eenvoudige regel maken:
Klik op + Nieuwe regel
Selecteer uw criterium (bijv.: Te factureren klant)
Kies uw voorwaarde (bijv.: is, is niet, is één van...)
Voer de toe te passen analytische code in
Een regel met meerdere voorwaarden maken (EN):
U kunt meerdere criteria combineren om uw regels voor analytische boekhouding te verfijnen.
Voorbeeld: Wijs de analytische code "FLEET-HD" alleen toe aan transporten voor de klant "Transport Dupont" EN uitgevoerd met de trekker met kenteken "AB-123-CD".
Maak uw eerste voorwaarde (bijv.: Te factureren klant = Transport Dupont)
Klik op Een voorwaarde toevoegen
Definieer de tweede voorwaarde (bijv.: Kenteken trekker = AB-123-CD)
Voer de analytische code "FLEET-HD" in
💡 Belangrijk: De regels worden geëvalueerd in volgorde van weergave. De eerste overeenkomende regel wordt toegepast. Organiseer uw regels van het meest specifiek naar het meest algemeen.
🚚 Automatische verdeling per segment
Wanneer een transport meerdere segmenten omvat, wordt elk segment onafhankelijk geëvalueerd volgens uw regels voor analytische boekhouding.
Hoe het werkt:
Elk segment wordt onafhankelijk geëvalueerd volgens uw regels voor analytische boekhouding
De omzet wordt proportioneel verdeeld over de segmenten volgens de omzetverdeling die is geconfigureerd in de transportopdracht (automatische verdeling op basis van afstand of handmatig)
De boekhoudkundige export groepeert de segmenten met dezelfde analytische code
Praktisch voorbeeld:
Een transport van € 1.000 omvat 2 segmenten:
Segment 1 (60%): Trekker AB-123-CD → Analytische code: FLEET-01
Segment 2 (40%): Onderaannemer "Transport Martin" → Analytische code: SUBC-01
Resultaat in de boekhoudkundige export:
Regel 1: € 600 - Analytische code FLEET-01
Regel 2: € 400 - Analytische code SUBC-01
Een nieuwe kolom "Analytische code" verschijnt in uw boekhoudkundige export met de bijbehorende codes.
🖨️ Een export maken
Klik op “Export” in het menu “Facturen”.
2. Klik op “Een boekhoudkundige export genereren”.
3. Dashdoc exporteert facturen die nog niet zijn geëxporteerd.
Uw export omvat:
Exportrapport voor boekingen in CSV-indeling
Exportrapport voor boekingen in XLS-formaat
Factuur in PDF-formaat
💡 Een factuur kan maar één keer worden geëxporteerd (zodat je geen dubbele facturen naar je boekhouding stuurt). Indien nodig kun je eerdere exports downloaden.
Het Dashdoc boekhoudrapport bevat 12 kolommen: Voorbeeld export facturatie Excel DASHDOC
🎥 Video boekhoudkundig export :
Komt binnenkort!
🔎 Hoe importeer je het Dashdoc exportrapport in je boekhoudsysteem?
Afhankelijk van je boekhoudprogramma moet je de 'vertaling' van het dashdoc-bestand instellen in je boekhoudprogramma, zodat je boekhoudprogramma de gegevens kan integreren.
Hieronder vindt u de boekhoudformaten/software die compatibel zijn met Dashdoc. Als uw boekhoudprogramma niet op de lijst staat, neem dan contact op met uw projectmanager om de kwestie te bespreken.
Sage 100/100C
Sage 50
EBP
Cegid/Quadratus
Autres logiciels