¿Tu cliente quiere recibir los documentos relacionados con los transportes facturados? Puedes enviárselo todo directamente desde Dashdoc.
Crear contactos de facturación
☝️ Crear contactos de facturación por cliente te permitirá enviar la factura a los interlocutores adecuados. En el momento del envío, solo tendrás disponibles estos contactos específicos.
Ve a la libreta de direcciones, en la ficha del cliente.
Haz clic en "nuevo contacto" en la parte superior derecha de la pantalla
Rellena los datos de tu contacto de facturación asegurándote de añadir un correo electrónico y de elegir el rol "facturación"
Añadir documentos adjuntos a mi factura
Ahora puedes añadir documentos adjuntos a tu factura.
Para ello, haz clic en la factura correspondiente y añade tus documentos en este apartado:
Una vez añadidos, tienes la posibilidad de agregar más o de eliminarlos:
Compartir la factura y sus documentos por correo electrónico
Desde el menú "mis facturas", elige la factura que quieres compartir.
Para saber más sobre la búsqueda de facturas, es por aquí.
Una vez abierta tu factura (borrador, finalizada o pagada), haz clic en el botón "compartir" en la parte superior de la página.
En la ventana que se abre, tienes las siguientes opciones:
enlace a la página web de la factura
envío por correo electrónico desde Dashdoc a tu contacto de facturación
Para el enlace a la página web de la factura, al compartir este enlace con tus contactos, podrán consultar una página web con el resumen de la factura y los documentos de transporte que se pueden descargar.
Para el envío por correo electrónico, una lista desplegable te da acceso a los contactos de facturación creados en la ficha del cliente.
También puedes añadir en el momento un nuevo correo de destinatario escribiéndolo directamente en esta lista desplegable. Haz clic en "añadir "correo"" para guardarlo.
Para incluir los documentos relacionados con la factura, marca la casilla debajo de la selección de correos de facturación. A continuación, elige qué documentos compartir marcando o desmarcando los tipos de documentos.
Si el tamaño de los documentos se mantiene por debajo de los 5 MB, se añadirán como archivo adjunto al correo.
En cambio, si lo supera, los documentos podrán descargarse en un archivo zip mediante un enlace de descarga.
Termina el envío haciendo clic en "compartir".
Ejemplo de correo de envío de borrador de factura:
Compartir o enviar recordatorio de varias facturas a la vez
Seleccione varias facturas en la vista general y haga clic en «Más acciones > Compartir o Recordatorio».
Controlar los envíos desde Dashdoc
Al compartir tus facturas y tus documentos por correo electrónico desde Dashdoc, se muestra el estado de envío del correo.
Los diferentes estados de envío posibles son:
envío en curso
recibido con fecha y hora: al pasar el ratón por encima de la marca verde, se muestran los detalles del destinatario y el estado de la factura enviada
error de envío: el correo no se ha podido entregar (correo incorrecto, filtro antispam automático...)
Ten en cuenta que además puedes ver los estados con su detalle desde el menú mis facturas, en la lista general de facturas emitidas.
¿Has recibido el pago de tu factura? Es hora de marcarla como "pagada"; ve aquí para descubrir cómo hacerlo.
¿Aún no eres cliente? Si quieres acceder a una demo y probar el TMS conectado de Dashdoc, dínoslo aquí: