Qu’est-ce que Dashdoc Wam ?
Dashdoc Wam est conçu pour les organisateurs de transport de déchets, ainsi que les producteurs de déchets prenant leurs dispositions pour le transport de leurs déchets.
Cela leur permet d’initialiser et de suivre leur formulaires d’identification de déchets numériques.
Dashdoc Wam est certifié par l’OVAM pour la région des Flandres. La région Wallone a officiellement annoncé que les documents produit par des logiciels certifiés en Flandre sont acceptés, sans certification additionnelle pour la Wallonie.
Pourquoi utiliser Dashdoc Wam ?
✅ Répondre aux exigences de l’OVAM en bénéficiant d’un TMS collaboratif
⏱️ Gagner du temps et éviter la double saisie : créer un formulaire de déchets et un ordre de transport associé d’un coup
🚀 Suivre l’avancement du formulaire depuis sa création jusqu’à la facturation du transport correspondant
Dashdoc Wam pas à pas :
Dashdoc Wam vous permet d’initialiser des formulaires d’identification de déchets numériques et doit être utilisé avec le TMS Dashdoc afin que le document soit renseigné avec les détails d’exécution de la mission de transport correspondante.
Les étapes principales sont les suivantes:
Créer le bordereau de déchets dans Dashdoc Wam
SIgner le formulaire de déchets en tant qu’organisateur du transport, ou producteur de déchets prenant ses propres dispositions
Créer automatiquement l’ordre de transport correspondant dans le TMS, avec les détails issus du bordereau
Assigner la mission à un chauffeur
Laisser le chauffeur dérouler sa mission
Vérifier les informations sur le bordereau dans Dashdoc Wam
☝️Seuls les transports de type A → B sont supportés : pas de tours multiples, pas de transports de type A → B,C,D, etc
☝️Pour les organisateurs de transport faisant appel à des transporteurs affrétés, il est obligatoire que leurs chauffeurs utilisent l’application mobile Dashdoc pour le suivi de mission. Ceci pour garantir l’interaction entre Dashdoc Wam et le TMS.
1. Créer le formulaire de déchets et le compléter
Pour créer un formulaire :
Cliquer sur le bouton "Nouveau formulaire" dans le menu de gauche
2. Renseigner les informations ci-dessous (tous les éléments en gras sont obligatoires).
(Des renseignements complémentaires à propos des sociétés à sélectionner sont disponibles plus loin dans cet article)
Producteur de déchets : c’est la société qui produit le déchet à transporter
sélectionner la société
sélectionner un contact dans cette société qui recevra une copie du document une fois le chargement effectué, et une copie de la version finale après que le transformateur de déchets ait signé le formulaire
Organisateur : la société qui prend en charge l’organisation du transport
Ce champ n’est pas modifiable. En tant qu’utilisateur de Dashdoc Wam, c’est toujours votre société qui apparaîtra ici
☝️ Dans le cas où vous êtes producteur de déchets et que vous prenez vos dispositions pour organiser le transport de vos déchets, le nom de votre société apparaît deux fois, comme producteur et organisateur dans cet écran. Cependant sur le document PDF votre nom n’est mentionné qu’en tant que producteur avec l’indication que vous prenez vos dispositions pour le transport de vos déchets.
Transporteur : la société qui va réaliser le transport des déchets
sélectionner la société
Transformateur de déchets : la société qui s’occupe du traitement des déchets
sélectionner la société
sélectionner le contact qui recevra une copie de la version finale du document
sélectionner le contact chez le transformateur de déchets qui va signer le document après que la livraison ait été effectuée. ☝️Si cette personne est la même que le contact qui reçoit le document final, vous pouvez ignorer ce champ. Le premier contact sera aussi désigné comme signataire.
date du transport
instructions
chargement : c’est l’adresse exacte du lieu de chargement
déchargement : c’est l’adresse exacte du lieu de livraison
marchandises:
description
Poids total
Codes de traitement : Codes R et D correspondant au traitement qui sera appliqué par le transformateur de déchets
type de traitement : information complémentaire sur le traitement
EURAL code : code du déchet dans la classification EURAL. SI le code EURAL correspond à une marchandises dangereuse selon cette classification (code suivi d’une astérisque *), quatre autres informations sont alors obligatoires:
propriétés physiqyes
composition chimique
quantité : quantité d’unités d’emballage, c’est une information différente du poids total
type d’emballage
3. Lorsque toutes les informations requises sont renseignées, et que vous considérez qu’elles sont correctes, vous pouvez signer le document, comme expliqué à l’étape 2.
Quel est le cycle de vie d’un formulaire d’identification de déchets numérique ?
Une fois le document créé, il suit ce cycle de vie:
Brouillon : dès que le document est créé, il a le statut de brouillon
Signé : lorsque toutes les informations sont renseignées, vous pouvez signer le document pour permettre le début du transport. Le document est alors au statut “signé”
En Transit : une fois que le chauffeur a confirmé que le chargement a été effectué
Arrivé : une fois que le chauffeur a confirmé que le déchargement a été effectué
Terminé : lorsque le transformateur de déchets a signé le document
Annulé : les formulaires peuvent être annulés uniquement avant que le chargement soit validé, donc uniquement lorsque le statut est “brouillon” ou “signé”
Interrompu : un formulaire peut avoir le statut “interrompu” si pour une raison particulière le déchargement ne peut pas avoir lieu. Dans ce cas vous pouvez modifier le statut du formulaire de “en transit” à “interrompu”
Vous pouvez voir le statut du document à côté de son numéro, en haut de la page.
2. Signer le bordereau de déchets (en tant qu’organisateur ou producteur prenant ses dispositions)
Quand le formulaire est complet:
Vous pouvez cliquer le bouton bleu “Signer”, en haut à droite de l’écran
2. Une confirmation vous est demandée
3. Lorsque vous confirmez, la statut du bordereau devient automatiquement “Signé”.
Si des erreurs sont constatées au moment de la signature, vous serez informés par des messages placés sous les champs en erreur.
Quand le document est signé, vous pouvez alors créer le transport correspondant dans le TMS, qui permettra ensuite de faire évoluer le statut du formulaire de déchets.
3. 🚚 Créer le transport dans le TMS à partir du formulaire de déchets
Lorsque le formulaire est signé:
En haut à droite de l’écran, le bouton “Signer” est remplacé par un bouton bleu “Créer le transport”
Il suffit de cliquer sur ce bouton
Un nouvel onglet s’ouvre automatiquement dans le navigateur internet, avec le détail du transport créé
🔗 Vous pouvez voir que la page de transport contient un bandeau avec le lien vers le bordereau de déchets, et à l’inverse la page du bordereau de déchets contient un lien vers le transport dans le TMS.
4. Avancer aux statuts “En transit” et “Arrivé”
Maintenant que le transport qui correspond au bordereau est créé, il faut l’assigner à un chauffeur.
Le chauffeur recevra ensuite la mission sur son application mobile.
☝️Il est obligatoire que les chauffeurs utilisent l’application mobile Dashdoc pour compléter les informations liées à l’exécution de la mission, qui viendront mettre à jour le formulaire de déchets.
Avec l’application, le chauffeur complète l’exécution de la mission:
pour valider le chargement
la validation est appliquée sur la eCMR du transport,
le statut du bordereau de déchets passe à “En transit”,
le nom du chauffeur, la date et l’heure de chargement, et la géolocalisation du chauffeur à cet instant, sont enregistrées et affichées sur le formulaire de déchets, dans la partie réservée à la validation de chargement
quand le déchargement est validé:
la validation est appliquée sur la eCMR du transport,
le statut du bordereau de déchets passe à “En transit”,
le nom du chauffeur, la date et l’heure de chargement, et la géolocalisation du chauffeur à cet instant, sont enregistrées et affichées sur le formulaire de déchets, dans la partie réservée à la validation de déchargement
☝️Il est indispensable que le chauffeur accepte le partage de sa géolocalisation avec l’application mobile, puisque la géolocalisation exacte au moment de la validation de chargement et de la livraison doit apparaître sur le formulaire de déchets. Ces données sont vérifiées lors des contrôles.
5. Avancer au statut “Terminé”
La transition entre le statut “arrivé” et “compété” se fait lorsque le transformateur de déchets signe le document.
Il y a deux possibilités pour le transformateur de déchets signe le document. Quand le chauffeur valide le déchargement de la marchandise, sur le site de livraison, il peut choisir sur l’application mobile, comment la personne sur site va valider la réception (pour les besoins de la eCMR) : sur téléphone, signature sans contact, CMR papier, personne sur site.
si l’option choisie est "sur téléphone":
le chauffeur sélectionne un contact existant ou crée un nouveau contact au sein de la société transformateur de déchets, et lui tend le téléphone
la personne signe sur l’écran du téléphone
si l’option choisie est l’une des 3 autres, à savoir "signature sans contact", "CMR papier" ou "personne sur site":
un email est automatiquement envoyé au transformateur de déchets. Cet email est plus précisément envoyé au signataire sélectionné à la création dur bordereau de déchets, ou si c’est la même personne, au contact sélectionné pour le transformateur de déchets.
cette personne peut cliquer sur le lien contenu dans le mail, pour signer le document à partir d’une page web
Dans les deux cas, la signature du représentant du transformateur de déchets est appliquée sur le formulaire de déchets. On retrouve sur le document le nom de la personne et la date et heure de la signature.
🗑️ Peut-on supprimer un formulaire de déchets ?
☝️ Il n’est pas possible de supprimer un formulaire de déchets. C’est une contrainte légale qui impose que n’importe quel document créé doit être conservé dans le logiciel où il a été créé.
Comment créer ou modifier une société dans Dashdoc Wam ?
A l’initialisation du document dnas Dashdoc Wam, vous devez sélectionner les 3 sociétés producteur, transporteur et transformateur du déchet.
Toutes les sociétés disponibles dans la liste sont également visibles dans le “carnet d’adresse” dans Dashdoc TMS.
Cependant, elles disposent d’informations complémentaires spécifiquement requises pour les formulaires de suivi des déchets. Ces informations ne sont disponibles que dans Dashdoc Wam.
La liste des ces informations complémentaires est la suivante:
Type d’acteur :
les options "producteur", "organisateur", "transformateur de déchets" sont disponibles dans cette liste dans Wam
Numéros administratifs:
chaque société sélectionnée doit avoir au moins un numéro administratif valide (ceci est vérifié à l’étape de signature du formulaire en tant qu’organisateur)
différents type de numéros administratifs peuvent être utilisés, comme le numéro de TVA, le numéro d’entreprise belge, le numéro EORI. Les possibilités dépendent des rôles affectés à la société, avec les tags dans la liste “Type d’acteur”.
Pour renseigner ces informations complémentaires sur les sociétés, ouvrir la pop up de sélection d’une société, par exemple le producteur, sélectionner une société et cliquer sur le lien “modifier ” en dessous de la liste de sélection.
Si une société n’existe pas au moment d’initialiser un bordereau de déchets, il est possible de créer cette société en cliquant sur le lien “+ Nouvelle société” sous la liste de sélection.
✉️ Qui reçoit des notifications par email et quand ?
Quand ? | Que contient le mail ? | Qui reçoit le mail ? | Est-ce une obligation légale ? |
Après la validation de chargement | copie du bordereau de déchets à cet instant | contact renseigné pour le producteur de déchets | oui |
Après la validation du déchargement, si le chauffeur a sélectionné unz autre méthode de signature que “sur téléphone” pour la eCMR | Un lien pour signer le bordereau de déchets en tant que transformateur de déchets | contact renseigné pour le transformateur de déchets, ou le signataire si vous en avez sélectionné un | non |
Après la signature finale par le transformateur de déchets | copie de la version finale du document | contact renseigné pour le producteur de déchets et contact renseigné pour le transformateur de déchets | oui |
Quelles informations sont transmises depuis Dashdoc Wam vers Dashdoc TMS ?
Au moment où le transport est créé à partir de Dashdoc Wam, ou lorsque le bordereau de déchets est modifié dans Dashdoc Wam, certaines informations sont copiées du bordereau vers le transport correspondant. Voici le détail.
Information du bordereau de déchets | Information du transport | Jusqu’à quel étape l’information peut-elle être mise à jour depuis Wam vers le TMS ? |
Organisateur | Donneur d’ordre | ❌ jamais |
Transporteur | Transporteur | validation de chargement |
Date du transport | Date de chargement | validation de chargement |
Chargement | Adresse d’enlèvement | validation de chargement |
Déchargement | Adresse de livraison | validation de déchargement |
Marchandise (pour les codes EURAL non dangereux): • description • poids total • code de traitement • type de traitement • code EURAL
| Marchandise (catégorie forcée à “vrac”) : • nature de la marchandise • poids total • informations complémentaires • informations complémentaires informations complémentaires
| validation de chargement |
Marchandise (pour les codes EURAL non dangereux) : • description • poids total • code de traitement
• type de traitement
• code EURAL
• propriétés physiques
• composition chimique
• quantité • type d’emballage | Marchandise (catégorie forcée à “autre”) :
• nature de la marchandise • poids total • informations complémentaires • informations complémentaires • informations complémentaires • informations complémentaires • informations complémentaires • quantité • type
| validation de chargement |
Quelles informations sont mises à jour sur le bordereau dans Dashdoc Wam pendant l’exécution du transport ?
(commentaire Dashdoc : il est recommandé de ne modifier aucune information sur le transport, mais de le faire sur le bordereau si besoin)
Les validations de chargement et de déchargement, effectuées par le chauffeur sur le transport, vont compléter le tableau de validation du bordereau de déchets.
La validation de déchargement par le transformateur de déchets, si la méthode de signature “sur téléphone” est utilisée pour la eCMR, va compléter le tableau des signatures du bordereau de déchets.
❓Problèmes rencontrés
Le transport est terminé mais le bordereau de déchets reste au statut “signé” ou “en transit”, que faire ?
Les validations de chargement et de déchargement doivent être réalisées par le chauffeur depuis l’application mobile Dashdoc.
Cependant, dans certains cas, la validation de chargement ou déchargement peut ne pas s’appliquer sur le bordereau de déchets, si l’activité a été marquée comme terminée par un utilisateur directement dans le TMS Dashdoc, dans le navigateur, sans passer par l’application mobile.
Dans ce cas, le bordereau de déchets est lié à un transport terminé, mais son statut et ses informations ne sont pas cohérents avec le statut du transport. Le chauffeur ne peut plus valider les activités depuis l’application mobile.
Lorsque cela se produit, vous êtes notifiés dans la page de détail du bordereau de déchets, en haut, un badge indiquant que le bordereau est désynchronisé, et un bouton pour envoyer un lien de validation au transporteur.
La personne qui reçoit cet email chez le transporteur peut alors le transférer au conducteur pour qu’il complète les informations requises, d’un point de vue formulaire de déchets, pour valider le chargement ou déchargement. Le formulaire de déchets est alors mis à jour avec les informations correctes.
Le géolocalisation de la personne qui valide apparaît sur le bordereau de déchets. Si la géolocalisation de la personne ne peut pas être récupérée, alors la validation ne peut pas être acceptée. Il est important que la personne qui valide se trouve réellement sur le lieu de chargement ou déchargement au moment de la validation.
Merci de tenir compte du fait que cette validation via un lien reçue n’est qu’un moyen de débloquer la situation et que le transporteur est responsable de l’exactitude des données de chargement et déchargement. C’est pourquoi cela doit être effectué depuis l’application mobile.
Le transport est terminé mais le bordereau de déchets reste au statut “arrivé”, que faire ?
Sur la page de détail du formulaire de déchets, vous pouvez voir quand le mail adressé au signataire chez le transformateur de déchets a été envoyé, et s’il a été correctement reçu. Si le signataire met trop de temps à signer, vous pouvez le relancer en renvoyant un mail avec le bouton “Renvoyer pour signature”.
