Wat is verplicht in België?
eFacturatie (vanaf 2026)
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven facturen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. U kunt controleren of u aan deze verplichting onderworpen ben via deze tool van de overheid.
eReporting (vanaf 2028)
eReporting wordt verplicht in 2028. De details hierover zijn nog niet volledig bekend en moeten nog in de Belgische wetgeving worden opgenomen.
Wat betekent deze verplichting?
Bedrijven moeten:
Facturen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk
Zich registreren op het Peppol-netwerk
Een Peppol-toegangspunt gebruiken om elektronische facturen te versturen en ontvangen
Wat zijn de risico's bij niet-naleving?
Boetes en niet-aftrekbaarheid van btw:
1e boete: €1.500
2e boete: €3.000
3e boete: €5.000
Bij een btw-controle: risico op weigering van btw-aftrekbaarheid
Bij een fiscale controle: mogelijk alle aankopen geweigerd als deze niet in elektronisch formaat ontvangen zijn
Papieren en PDF-facturen
Vanaf 1 januari 2026 zijn papieren en PDF-facturen niet meer wettelijk geldig voor transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
Ze blijven wel geldig voor:
Particulieren (zonder btw-nummer)
Buitenlandse klanten
📑 U kunt vrijwillig nog steeds een PDF- of papieren versie meesturen, maar alleen de gestructureerde elektronische factuur is wettelijk conform.
Stap-voor-stap: eFacturatie instellen in Dashdoc
Stap 1: Activeer eFacturatie in uw account
Ga naar "instellingen" -> "Instellingen facturering" en klik op tabje "E-facturatie"
Wanneer u deze stap voor het eerst uitvoert, verschijnt onderstaande configuratie wizzard
Klik op de blauwe knop "Volgende" en vul onderstaande verplichte velden aan:
E-mailadres van het bedrijf: Uw officiële bedrijfs e-mailadres
BTW-nummer: Uw Belgisch btw-nummer
eFacturatie-adres van uw bedrijf: Uw Peppol ID (meestal
0208:gevolgd door uw KBO-nummer).
👉 Voorbeeld van een eFacturatie-adres: 0208:0123456789
Klik als laatste op de blauwe knop "Elektronische facturatie activeren" om de instellingen te bevestigen
🥳 Gefeliciteerd u hebt eFacturatie geactiveerd op uw Dashdoc account!!!
Stap 2: Voeg het eFacturatie-adres toe aan uw Partners
Voor elke Belgische klant moet u het eFacturatie-adres (Peppol ID) toevoegen aan hun bedrijfsgegevens.
☝️ Let op voor onderstaande 2 uitzonderingen:
Particulieren (zonder btw-nummer)
Buitenlandse klanten
Voor deze partner types moet u nog steeds PDF- of papieren facturen sturen.
Ga naar uw adresboek in het hoofdmenu links:
Ga naar "Partners"
Zoek de klant waarvoor u het eFacturatie-adres wilt toevoegen
Bewerk de klantgegevens:
Klik op de naam van het bedrijf om de partner kaart te openen
Klik op "wijzigen" in de blokje van "Facturatie"
Vul het eFacturatie-adres in:
Klik op het veld "Elektronisch factuuradres"
Vul het Peppol ID in met de volgende structuur:
Identifier:
0208(voor KBO-nummer)Dubbele punt:
:KBO-nummer: Het KBO-nummer van uw klant
👉 Voorbeeld:0208:0987654321Klik op "Opslaan"
Hulp bij het zoeken van een Peppol ID:
Klik op de link
onder het "Elektronisch factuuradres" veld
Dit opent de Peppol Directory waar u het volledige Peppol ID kunt opzoeken adhv de naam of KBO-nummer van uw klant
☝️Tip: U vindt het KBO-nummer van uw klant via KBO Publieke Opzoeking.
Stap 3: Verstuur een elektronische factuur
Zodra de eFacturatie-adressen zijn ingevuld, kunt u elektronische facturen versturen.
Maak een conceptfactuur aan:
Ga naar "Facturatie" → "Verkoop" of "Creditnota's"
Maak een nieuwe factuur aan zoals gebruikelijk
De factuur wordt automatisch als concept opgeslagen
Controleer of de factuur geschikt is voor eFacturatie:
Open de conceptfactuur
Dashdoc toont een banner die aangeeft of de factuur verzonden kan worden als eFactuur:
Facturen zijn geschikt als:
De klant een Belgisch btw-plichtig bedrijf is
Het eFacturatie-adres van de klant is ingevuld
Facturen zijn NIET geschikt als:
De klant geen btw-nummer heeft (particulier)
De klant een buitenlands bedrijf is
👉 In dit geval moet u, zoals gebruikelijk, de factuur per e-mail versturen vanuit Dashdoc
Finaliseer de factuur:
Klik op factuur "Afwerken"
Een popup verschijnt met de bevestiging dat de factuur als eInvoice wordt verzonden
Bevestig door op "Factuur finaliseren" te klikken
Factuur wordt automatisch verzonden:
De eFactuur wordt automatisch via het Peppol-netwerk verzonden naar uw klant
U ontvangt geen extra bevestiging, maar kunt de status volgen (zie Stap 4)
Stap 4: Volg de status van uw elektronische facturen
Dashdoc toont de status van elke verzonden eFacuur in de facturenlijst.
De eFacuur doorloopt verschillende statussen op het Peppol-netwerk, die u in realtime kunt volgen.
Bekijk de eFacturatie-statuskolom:
Ga naar "Facturatie" → "Verkoop" of "Creditnota's"
De kolom "Status E-factuur" wordt automatisch weergegeven als u eFacturatie geactiveerd heeft
U kunt deze kolom verbergen, weergeven of verplaatsen zoals andere kolommen via het tandwieltje
2. Mogelijke statussen:
Verwerkingsstatussen
In verwerking: De factuur wordt momenteel verwerkt voor finalisatie.
Finalisatie mislukt ⚠️: Het finalisatieproces is mislukt. Controleer de factuurdetails voor meer informatie en probeer het opnieuw.
Verzendstatussen
Wacht op verzending: De factuur is gefinaliseerd en wacht om verzonden te worden via het Peppol-netwerk.
Bezig met verzenden ⏳: De factuur wordt momenteel verzonden via het Peppol-netwerk.
Ontvangst- en verwerkingsstatussen bij klant
Afgeleverd ✅: Uw elektronische factuur is ontvangen door uw klant. Deze wordt momenteel verwerkt in hun boekhoudsysteem.
In behandeling ⏳: Uw klant is begonnen met het verwerken van uw factuur in hun boekhoudsysteem.
Wacht op informatie ℹ️: De verwerking van uw factuur is opgeschort: uw klant wacht op verduidelijking van u voordat de verwerking kan worden voortgezet.
Acceptatie- en betalingsstatussen
Voorwaardelijk geaccepteerd ✅: Uw klant heeft uw factuur gevalideerd met wijzigingen. Controleer de toegepaste voorwaarden voor betaling.
Geaccepteerd ✅: Uw klant heeft uw factuur definitief gevalideerd. De betaling zal binnenkort worden geïnitieerd.
Betaald ✅: Uw klant heeft de ontvangst van uw elektronische factuur bevestigd en deze geaccepteerd in hun systeem. Deze kan nu worden gevalideerd voor betaling.
Afwijzings- en foutstatussen
Geweigerd ❌: Uw factuur is geweigerd door uw klant. Maak een annuleringscreditnota aan en maak indien nodig een nieuwe factuur aan.
Niet geschikt ℹ️:
Deze factuur is bestemd voor een bedrijf in het buitenland of een particulier. Er is geen elektronische facturatie geactiveerd, aangezien dit alleen geldt voor binnenlandse transacties en klanten met een btw-nummer.
U kunt de factuur per e-mail met uw klant delen.
Of Het eFacturatie-adres van deze klant is niet ingevuld: er is geen elektronische facturatie geactiveerd.
Fout ⚠️: Het verzenden van uw elektronische factuur is na verschillende pogingen mislukt. Open de factuurdetails en klik op "Opnieuw verzenden" om het opnieuw te proberen.
☝️ Let op:
Uw klant heeft geen verplichting om verdere statusupdates na status "Afgeleverd" terug te sturen naar het Peppol-netwerk (zoals "Geaccepteerd" of "Betaald"). Als uw eFactuur status "Afgeleverd" heeft dan is dit voldoende.
De eFacturatie-status en de Dashdoc-status (bijv. "Betaald") zijn onafhankelijk van elkaar en worden niet gesynchroniseerd.
Creditnota's versturen
Het is mogelijk om creditnota's te versturen wanneer eFacturatie geactiveerd is. Deze worden op dezelfde manier verzonden als gewone facturen via het Peppol-netwerk.
👉 Let op: Losse creditnota's (zonder gekoppelde factuur) worden momenteel nog niet ondersteund in Dashdoc.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn klant niet klaar is tegen 1 januari 2026?
U mag als verzender uw factuur op een andere manier leveren (PDF-factuur delen via mail vanuit Dashdoc). U kunt een clausule op de factuur opnemen waarin u de ontvanger oproept om te voldoen aan de verplichting. Uw klant loopt het risico om beboet te worden.
Kan ik facturen ook ontvangen via Dashdoc?
Nee, Dashdoc ondersteunt momenteel alleen het verzenden van eFacturen. Voor het ontvangen van eFacturen moet u contact opnemen met uw accountant of uw boekhoudprogramma. Zij kunnen u de beste oplossing voorstellen en u helpen met de registratie op het Peppol-netwerk.
Kan een bedrijf meerdere eFacturatie-adressen hebben?
Ja, dat is mogelijk. Bedrijven kunnen zich registreren op basis van verschillende identifiers. Grote bedrijven kunnen bijvoorbeeld meerdere GLN-nummers gebruiken voor verschillende afdelingen.
Wat is een eFacturatie-adres (Peppol ID)?
Een Peppol ID is een unieke code waarmee bedrijven zichzelf identificeren op het Peppol-netwerk, vergelijkbaar met een telefoonnummer of e-mailadres.
Formaat: Het bestaat uit twee delen gescheiden door een dubbele punt.
Voorbeeld: 0208:0123456789
Deze twee delen zijn:
Scheme ID (identifier): Een viercijferige prefix die het type identifier aangeeft
Participant ID: De eigenlijke identifier, de unieke code die het bedrijf identificeert
Veelgebruikte identifiers in België:
0208: Belgisch KBO-nummer (meest gebruikt en verplicht)
9925: Btw-nummer
0088: GLN (Global Location Number) voor bedrijven met meerdere locaties
Waar kan ik een Peppol ID opzoeken?
In België moet een bedrijf minimaal geregistreerd zijn met zijn KBO-nummer (identifier 0208). U kunt elk volledig Peppol ID opzoeken in de Peppol Directory.
Wat als ik een factuur naar het verkeerde eFacturatie-adres stuur?
Uw factuur wordt naar de verkeerde klant gestuurd (vergelijkbaar met een e-mail naar het verkeerde adres). U kunt de factuur niet meer intrekken, maar u kunt wel:
Een creditnota aanmaken en verzenden (ook via Peppol)
Het eFacturatie-adres van uw klant corrigeren
Een nieuwe, correcte factuur aanmaken en versturen
Kan mijn klant beweren dat hij de factuur niet ontvangen heeft?
Nee, zolang de eFactuur verzonden is via het Peppol-netwerk, is er een bewijs dat de factuur is uitgegeven. Uw klant kan niet beweren dat hij deze niet ontvangen heeft.
Wat moet ik doen als mijn klant de eFactuur weigert?
Handel dit af zoals u zou doen met een PDF-factuur:
Neem contact op met uw klant om het probleem te bespreken
Indien nodig, maak een creditnota aan (ook verzonden via Peppol)
Verstuur een nieuwe, aangepaste eFactuur
Hulp nodig?
Voor technische vragen over Dashdoc: Neem contact op met ons supportteam via de helpdesk.
Voor vragen over ontvangst van eFacturen en registratie op Peppol: Vraag advies aan uw accountant. Zij zijn het beste geplaatst om u te helpen met het ontvangen van elektronische facturen en het registreren op het Peppol-netwerk.