Um Abrechnungsinformationen in die Buchhaltung einzubringen, müssen Sie Ihre Rechnungen oder Exportdateien an Ihren Buchhalter senden.
Um die notwendigen Informationen zu erhalten, befolgen Sie diese Schritte:
⚙️ Konfigurieren Sie Ihren Export
Unter Einstellungen → Abrechnung → Buchhaltungsexport finden Sie die konfigurierbaren Elemente Ihres Exports:
⚠️ Wenn Sie einen Buchhaltungsexport erstellen, bevor Sie ihn konfiguriert haben, handelt es sich um die Standardinformationen, die nicht unbedingt Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Erstellen Sie Ihre Regeln für die analytische Buchhaltung
Auf Dashdoc haben Sie die Möglichkeit, Regeln für die analytische Buchhaltung zu konfigurieren, um Ihre Rechnungszeilen in der Buchhaltung aufzuschlüsseln. Diese Regeln ermöglichen es Ihnen, Ihren Rechnungen automatisch analytische Codes basierend auf benutzerdefinierten Kriterien zuzuweisen.
ℹ️ Warum diese Funktion verwenden?
Sparen Sie Zeit: Automatisieren Sie die Zuweisung von analytischen Codes, anstatt sie manuell einzugeben
Verbessern Sie die Genauigkeit: Verteilen Sie den Umsatz automatisch auf Ihre verschiedenen Transportmittel
Vereinfachen Sie Ihre Verwaltung: Verfolgen Sie die Rentabilität nach Kostenstelle, Fahrzeugtyp oder Subunternehmer direkt aus Ihrer Buchhaltung
⚙️ Konfigurieren Sie Ihre Regeln
Gehen Sie zum Menü Einstellungen > Buchhaltungsexporte > Regeln für die analytische Buchhaltung. Sie können so viele Regeln hinzufügen, wie Sie benötigen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Verfügbare Kriterien:
Zu fakturierender Kunde des Transports
Fahrer
Kennzeichen der Zugmaschine des Transports
Kennzeichen des Anhängers des Transports
Abrechnungsprodukt
Subunternehmer des Transports
Beschreibung des Transports
Labels des Fahrers
Labels des Fahrzeugs
Labels des Anhängers
Verfügbare Bedingungen:
ist
ist nicht
ist unter
ist nicht unter
ist leer
ist nicht leer
Eine einfache Regel erstellen:
Klicken Sie auf + Neue Regel
Wählen Sie Ihr Kriterium aus (z. B.: Zu fakturierender Kunde)
Wählen Sie Ihre Bedingung aus (z. B.: ist, ist nicht, ist unter...)
Geben Sie den anzuwendenden analytischen Code ein
Eine Regel mit mehreren Bedingungen erstellen (UND):
Sie können mehrere Kriterien kombinieren, um Ihre Regeln für die analytische Buchhaltung zu verfeinern.
Beispiel: Weisen Sie den analytischen Code "FLEET-HD" nur Transporten für den Kunden "Transport Dupont" UND durchgeführt mit der Zugmaschine mit dem Kennzeichen "AB-123-CD" zu.
Erstellen Sie Ihre erste Bedingung (z. B.: Zu fakturierender Kunde = Transport Dupont)
Klicken Sie auf Eine Bedingung hinzufügen
Definieren Sie die zweite Bedingung (z. B.: Kennzeichen der Zugmaschine = AB-123-CD)
Geben Sie den analytischen Code "FLEET-HD" ein
💡 Wichtig: Die Regeln werden in der Anzeigereihenfolge ausgewertet. Die erste übereinstimmende Regel wird angewendet. Organisieren Sie Ihre Regeln von der spezifischsten zur allgemeinsten.
🚚 Automatische Aufteilung nach Segment
Wenn ein Transport mehrere Segmente umfasst, wird jedes Segment unabhängig nach Ihren Regeln für die analytische Buchhaltung bewertet.
So funktioniert es:
Jedes Segment wird unabhängig nach Ihren Regeln für die analytische Buchhaltung bewertet
Der Umsatz wird proportional auf die Segmente entsprechend der im Transportauftrag konfigurierten Umsatzverteilung aufgeteilt (automatische Verteilung nach Entfernung oder manuell)
Der Buchhaltungsexport fasst Segmente mit demselben analytischen Code zusammen
Praktisches Beispiel:
Ein Transport von 1.000 € umfasst 2 Segmente:
Segment 1 (60%): Zugmaschine AB-123-CD → Analytischer Code: FLEET-01
Segment 2 (40%): Subunternehmer "Transport Martin" → Analytischer Code: SUBC-01
Ergebnis im Buchhaltungsexport:
Zeile 1: 600 € - Analytischer Code FLEET-01
Zeile 2: 400 € - Analytischer Code SUBC-01
Eine neue Spalte "Analytischer Code" wird in Ihrem Buchhaltungsexport mit den entsprechenden Codes angezeigt.
🖨️ Export generieren
Klicken Sie im Menü „Rechnungen“ auf „Exportieren“.
💡 Bitte beachten Sie, dass kein Filter angewendet wird:
Der Export umfasst alle abgeschlossenen und noch nicht exportierten Rechnungen,
um jegliches Risiko von Doppelerfassungen in der Buchhaltung zu vermeiden.
2. Klicken Sie auf „Buchhaltungsexport“.
3. Ihr Export wird Folgendes umfassen:
Export im CSV-Format
Export im XLS-Format
Export im TXT-Format
Export im ASCII-Format für Cegid Quadra
Rechnungen im PDF-Format
💡 Hinweis: Eine Rechnung kann nur einmal exportiert werden.
Bei Bedarf können Sie frühere Exporte herunterladen.
Der Dashdoc-Export für Buchungseinträge umfasst 14 Spalten.
🔎 Wie importiere ich den Dashdoc- Exportbericht für Buchungseinträge in mein Buchhaltungstool?
Je nach verwendetem Tool müssen Sie die "Übersetzung" der Dashdoc-Datei in Ihrem Buchhaltungsprogramm konfigurieren, damit Ihr Buchhaltungsprogramm die Daten integrieren kann.